Existem os riscos associados aos custos de um projeto?

Existem os riscos associados aos custos de um projeto?

A resposta é sim, e são muitos os riscos. Controlar os custos em um projeto não é uma tarefa muito fácil. Se o monitoramento e o controle não for feito bem de perto, a perda do controle e como consequência o aumento dos custos será uma certeza. Portanto, o risco existe, é real e temos que domar a fera!

Primeiramente vamos definir riscos e custos. De acordo com o Houaiss, RISCO é a probabilidade de insucesso, de malogro de determinada coisa, em função de acontecimento eventual, incerto, cuja ocorrência não depende exclusivamente da vontade dos interessados; CUSTO é o valor de mercado de alguma coisa, calculado monetariamente, a partir do capital e do tempo gastos na sua produção e a margem de lucro de seu produtor; preço.

Portanto, RISCOS e CUSTOS são dois pilares muito importantes em um empreendimento e devem ser interligados além de ter toda a atenção para que um empreendimento não se inviabilize ou não ocorra conforme planejado.

O Gerenciamento de Riscos, de acordo com a metodologia do COSO – Commitee of Sponsoring of Tradeway Commission, é composto por 4 níveis de objetivos, 4 níveis de organização e por 8 componentes:

Cubo COSO – 8 componentes do Gerenciamento de Riscos:

1. Ambiente Interno;
2. Fixação de Objetivos;
3. Identificação de Eventos;
4. Avaliação de Riscos;
5. Resposta a Risco;
6. Atividades de Controle;
7. Informações e Comunicações;
8. Monitoramento.

Cubo COSO – 4 níveis de organização do Gerenciamento de Riscos:

1. Nível da Organização;
2. Divisão;
3. Unidade de Negócios;
4. Subsidiária;.

Cubo COSO – 4 níveis de objetivos do Gerenciamento de Riscos:

1. Estratégicos;
2. Operações;
3. Comunicação;
4. Conformidade.

Podemos considerar para o Gerenciamento de Custos, 4 etapas

1. Planejar o Gerenciamento de Custos;
2. Estimar os Custos;
3. Determinar o Orçamento;
4. Controlar os Custos.

O ambiente interno abrange a cultura de uma organização, a influência sobre a consciência de RISCO da sua equipe, sendo este componente o alicerce para todos os demais componentes do Gerenciamento de Riscos. Os fatores do ambiente interno compreendem desde a filosofia administrativa da organização no que diz respeito ao seu apetite para o RISCO; a supervisão do conselho administrativo; valores éticos; organização estrutural; compromisso com a competência; recursos humanos; políticas de papéis e responsabilidades.

Este ambiente influência o modo pelo qual as estratégias e os objetivos são estabelecidos, os negócios são estruturados, os RISCOS são identificados, avaliados e geridos. Este ambiente influencia também, o desenho e o funcionamento das atividades de controle, dos sistemas de informação e comunicação, bem como das atividades de monitoramento.

Em cada uma das etapas do Gerenciamento de Custos, o Risco está presente direta e indiretamente por meio de incógnitas conhecidas e incógnitas desconhecidas. Incógnitas estas que são controladas e mitigadas com reservas financeiras para a tomadas de decisão e execução de ações que irão mitigar um determinado risco.

Estas reservas financeiras devem fazer parte do custo do projeto no momento de ESTIMAR OS CUSTOS, de modo que ao se DETERMINAR O ORÇAMENTO as reservas de contingência, que trata as incógnitas conhecidas, e as reservas gerenciais, que tratam as incógnitas desconhecidas, estejam inseridas no valor total do investimento. Vale lembrar, que se tratarmos todos os riscos e prever todos os valores necessários para se ter um projeto com risco próximo a zero, o projeto será inviabilizado devido ao alto CUSTO, desta maneira, quando do GERENCIAMENTO DOS RISCOS, assumimos partes dos RISCOS de modo a viabilizar o projeto. Estes RISCOS assumidos devem ser identificados, analisados e as RESPOSTAS AOS RISCOS devem prever ações para mitigar caso os mesmos ocorram.

O RISCO tende a aumentar quando as estimativas de custos são realizadas sem a devida precisão ou sem o processo previamente definido e estruturado para o levantamento de preços que permite uma análise do preço mais adequado, sendo sub ou super dimensionados, com isso o orçamento do projeto será afetado e o escopo ou o prazo do projeto acabam por ser afetados, com isso o projeto tendem a ter um RISCO maior. O registro das lições aprendidas nos diversos projetos de uma empresa é uma das ferramentas importantes e que deve ser utilizada durante a estimativa dos custos do projeto, pois o orçamento tende a ser mais preciso e com isso o RISCO é menor.

Durante a estimativa dos custos é muito importante que todas as atividades do empreendimento já tenham sido previamente identificadas e definidas uma vez que atividades não planejadas e improvisadas normalmente custam mais caro, consequentemente o RISCO de aumento do CUSTO é maior afetando o ORÇAMENTO aprovado para o empreendimento.

Já na fase de execução do empreendimento, o MONITORAMENTO E CONTROLE, é fundamental e deve ser realizado bem de perto uma vez que a execução de um pacote de trabalho deve ser feita uma única vez atendendo ao escopo definido para o mesmo e atingindo o nível de qualidade previamente definido, caso contrário, os desperdícios afetarão diretamente os CUSTOS, aumentando o RISCO, além disso os retrabalhos dos pacotes de trabalho que não atingiram o nível de qualidade desejado aumentarão mais ainda os CUSTOS, pois temos os custos de desmanchar e o trabalho de fazer de novo, sem falar nas perdas de material, de tempo e encargos da mão de obra, de aluguel de equipamentos, de multas contratuais por atraso, entre outros custos diretos e indiretos.

Por fim, a cada pacote de trabalho entregue, serão realizadas as aceitações e medições, alinhadas ao escopo do empreendimento, às premissas, à qualidade, ao prazo, e caso um dos fatores tenha sido afetado, o RISCO de aumento do CUSTO do projeto tende a aumentar. Neste momento a análise de reservas financeiras deve ser realizada afim de cumprir com os pagamentos programados. Verifica-se então se será necessário mais verbas, e se positivo, de onde será remanejada? O ideal é que o CUSTO do empreendimento seja seguido desde o início, por isso o MONITORAMENTO E CONTROLE bem de perto durante todo o empreendimento, isso irá mitigar os RISCOS do empreendimento em relação as CUSTOS, uma vez que se está acompanhando e tomando as ações de controle previstas nas respostas aos RISCOS a probabilidade do CUSTO aumentar ficar bem reduzida. É importante também que sejam definidas ações que agreguem valor ao empreendimento, bem como, transformar RISCOS em OPORTUNIDADES, ou seja, frente a um RISCO, como posso reduzir e melhorar meus CUSTOS?

É importante também ter a previsão de CUSTOS do empreendimento para término do mesmo, além dos desembolsos financeiros periódicos e conhecer o desempenho em termos de avanço físico versus custos acumulados. Estes levantamentos auxiliam o gerente do empreendimento a manter a “saúde financeira” e servir de base para a tomada de decisão frente aos problemas durante o empreendimento.

Os RISCOS fazem parte de todo e qualquer empreendimento, o importante é identificar os mesmos, analisá-los, verificar a probabilidade e o impacto de cada um, tratar os que mais impactarão no empreendimento e os riscos menores e de menor impacto verificar se serão assumidos, ou seja, caso ocorram, toma-se as medidas e ações definidas no plano de respostas aos RISCOS. É fundamental que a visão de tratamento dos RISCOS seja de agregação de valor ao empreendimento, transformando RISCOS em oportunidades de negócio e de crescimento, pois os CUSTOS estão diretamente ligados aos RISCOS.

Conclusão

Os CUSTOS para mitigar os RISCOS podem inviabilizar o empreendimento caso seja muito alto, para isso, reduzir os valores é fundamental, e isso sem deixar de tratar os RISCOS. Essa é a arte de um gestor, atender o escopo, dentro do prazo, com o CUSTO reduzido, mitigando os RISCOS durante todo o tempo.

É um excelente desafio e é possível! Mais do que nunca as soluções de baixo CUSTO que atendem o escopo e a qualidade estão sendo aplicadas nos mais diversos tipos de empreendimento, para isso, executar um bom PLANEJAMENTO, contar com opiniões especializadas e lições aprendidas é fundamental.

Referências

COSO – Gerenciamento de Riscos Corporativos – Estrutura Integrada – Sumário Executivo – Estrutura, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2007.

Sobre o Colunista: Roberto Márcio Ferreira Diniz é Engenheiro Eletrônico, Engenheiro de Telecomunicações, Especialização em Gerenciamento de Projetos e Engenharia de Segurança do Trabalho, Professor nos cursos de Engenharia de Planejamento, Engenharia de Custos e Orçamentos, e Gestão de Projetos de Construção e Montagem no IETEC, Professor de Gerenciamento de Projetos. Possui experiência em Projetos de Mineração como Gestor e Fiscal de Contratos, Fiscalização de obras de engenharia de grande porte, Implantação de Sistemas de Qualidade ISO 9000, Consultoria em controle de produção de indústria de montagem eletrônica e Capacitação técnica em cursos de formação profissional. Autor de artigos na área de Engenharia.

E-mail de contato: rmfdiniz@uol.com.br

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.