Como implantar um Escritório de Projetos

Resumo: Com a necessidade das organizações serem cada vez mais competitivas e organizadas, a execução e planejamento de seus projetos ocorrem de forma mais profissional e assertiva em um ambiente global. Surge no mercado a crescente demanda das empresas por adquirir conhecimentos a respeito da disciplina de gerência de projetos, dessa maneira, os PMOs – Project Management Office, ou Escritório de Projetos, aparecem como uma estrutura de grande importância dentro de uma organização.

O PMO é responsável pela condução integrada dos projetos da empresa e busca a melhoria e o aumento da produtividade dos processos de planejamento e gerenciamento dos projetos, para garantir a qualidade dos produtos e serviços.

Este artigo tem o intuito de apresentar a funcionalidade de um PMO e mostrar como é feita sua implantação.

1. Introdução

O cenário global exige cada vez mais agilidade das empresas para que sejam garantidos níveis de competitividade. Sendo assim, “o gerenciamento bem-sucedido de um projeto pode fazer com que novos produtos cheguem mais rápido ao mercado, ultrapassando, deste modo, os concorrentes e conquistando fatias de mercado”, (CARVALHO, Hélio Gomes de; HINÇA, Ariane apude FITZSINNONS,2000).

Figura 1: Dúvida sobre o PMO

Na concepção de Cleland (2002) e Ireland (2002), “o escritório de projeto é um conjunto de funções de projeto que está a serviço dos gerentes de projeto no desempenho de suas obrigações”. O PMO libera esses gerentes da rotina ao estabelecendo práticas consistentes e constantes das funções desempenhadas, podendo servir também como um repositório central que “contrata fora” para alinhar organizações.

A implantação do escritório de projetos pode ser inserida em qualquer estrutura organizacional, funcional, matricial ou projetizada, pois sua função apoiará qualquer nível ou hierarquia tendo em vista a cultura organizacional que determinará o ambiente e as características próprias dessa unidade de trabalho chamada PMO (Project Management Institute) ou EGP (Escritório de Gerenciamento de Projetos).

Muitos são os benefícios ocasionados pela implementação do PMO, porém em tempos de crise alguns fatores se tornam de suma importância como a diminuição dos custos dos empreendimentos, produtos e serviços diferenciados e cumprimento dos prazos e requisitos de negócios.

2. DESENVOLVIMENTO

2.1  Escritório de Projetos

Um escritório de projetos (PMO – Project Management Office) é uma unidade organizacional que centraliza, coordena, planeja, controla, monitora e finaliza todas as atividades de um projeto sobre seu domínio. Um PMO também pode ser chamado de escritório de gerenciamento de programas, tendo como principal objetivo supervisionar o gerenciamento de projetos.

Figura 2: Escritório de Projetos

O PMO é capaz de dar suporte para uma nova visão, onde as empresas passam a trabalhar orientadas a projetos visando a melhoria da eficiência no planejamento e condução desses, podendo fornecer informações rápidas sobre cada um dos projetos existentes e, conseqüentemente, auxiliar nas decisões a serem tomadas.

O escritório de projetos pode estar vinculado a uma associação como um todo ou somente a um único projeto dentro da organização. O PMO também pode ser aplicado em vários setores de uma empresa com objetivos distintos.

2.2 Objetivos do Escritório de Projetos

O PMO tem como objetivo fornecer padrões metodológicos aos projetos, ter responsabilidade nos processos de gerenciamento e possuir registros dos projetos mantendo a rastreabilidade entre eles. Garantir que projetos similares sejam executados seguindo caminhos semelhantes, além de possuir informações necessárias para adiantar ou atrasar um processo. (Cicerelli, Simone L. apude Santosus, 2008).

O escritório de projetos necessita conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos, além de orientar e dar apoio à organização, permitindo o desenvolvimento dos projetos da forma mais eficiente e eficaz possível. Isso somente acontece diante ao controle do uso dos processos de gerenciamento de projetos, definidos pelo escritório de projetos, bem como a descentralização de algumas atividades, por ser uma unidade geralmente multidisciplinar.

Portanto, é de extrema importância o alinhamento dos objetivos do escritório de projetos com os objetivos estratégicos traçados pelas organizações.

Conforme Kendall (2003) e Rollins (2003), destacam-se os seguintes objetivos de um PMO:

1. Possibilitar a condução dos projetos de forma alinhada com os interesses da alta direção, ou seja, facilitar o alinhamento dos objetivos dos projetos com os objetivos da organização, assim como a disseminação das informações desses projetos com a alta direção.

2. Construir conhecimento e habilidades para melhorar a capacidade e qualidade das entregas. Com a implantação de um PMO é possível obter uma maior efetividade no planejamento e execução dos projetos, através da manutenção e controle de bases de informação contendo os dados dos projetos executados e auxiliar na estimativa e decisões de novos projetos.

3. Coletar, analisar e disseminar informações sobre o desempenho dos projetos, possibilitando identificar deficiências e melhores práticas para se buscar a solução das deficiências e a disseminação das melhores práticas.

4. Detectar e aprimorar processos de gerenciamento de projetos ineficientes nos projetos da organização e buscar o aprimoramento destes.

5. Valorizar o treinamento e desenvolvimento de habilidades em gerenciamento de projetos, criando programas de capacitação e disseminando os conhecimentos adquiridos.

6. Implementação de serviços de apoio para gerenciamento de projetos para que os usuários dos serviços do escritório de projetos possam ter um suporte na busca da melhor utilização desses serviços.

7. Zelar para que a qualidade e eficiência dos produtos entregues e serviços prestados a seus clientes internos (gerentes de projetos, entre outros) sejam as maiores possíveis.

2.3 Como Implantar um PMO

A implantação de um escritório de gerenciamentos em uma organização deve ser adotada pela alta administração, tarefa que não é difícil pelo fato das vantagens de um PMO serem enormes para uma empresa que tem forte dependência em seus projetos para sua sobrevivência e progresso. A partir de um levantamento de dados será possível efetuar um estudo de viabilidade da existência de um PMO, estudo este que definirá seu porte e áreas de atuação. Um documento chamado de termo de abertura deve consolidar este estudo. A seguir é montada a equipe que desempenhará o papel de gerenciar os projetos. O PMO deve começar exercendo suas funções em projetos pilotos, até atingir um nível de maturidade adequado para, então, se expandir a todos os projetos.

São vários os benefícios conseguidos ao se implantar um PMO. Um dos fatores principais que fazem com que as empresas busquem cada vez mais a excelência no gerenciamento de seus projetos é obter informações precisas e úteis para uma boa tomada de decisão, assim como a queda pela metade nos atrasos, cancelamentos e estouros nos custos dos projetos.

O escopo para a implantação de um PMO deve ser bem definido, onde serão relatados a definição dos objetivos, o tempo de duração do cumprimento do escopo, estimativa e controle dos custos do projeto, definição das normas de qualidade para o projeto,formação da equipe para atuação e alocação dos recursos, definição dos públicos e canais de comunicação para distribuição das informações,tipos de riscos que poderão ocorrer no projeto,aquisição de recursos externos para organização do projeto,unificação de todas as áreas envolvidas no projeto com objetivando a entrega do projeto as partes interessadas conforme suas prioridades.

É de extrema responsabilidade do escritório de projetos unificar os processos utilizando ferramentas e técnicas padronizados, alinhados à estratégia organizacional, trabalhar no desenvolvimento de pessoas e garantir o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis e aumento da produtividade.

Para se implantar um escritório de projetos são seguidos 5 passos:

• Iniciação: Criação de termo de abertura para  formalizar a existência de um projeto, onde é definido o gerente de projetos e se  viabiliza a elaboração de uma declaração de escopo preliminar;
• Planejamento: Definição de como será gerenciada cada área do projeto;
• Execução: executar tudo  que foi planejado para o projeto e garantir que seus objetivos sejam alcançados.
• Controle: Verificar o desenvolvimento do projeto em relação ao plano de gerenciamento de projetos.
• Encerramento: Fase onde todas as atividades do projeto são finalizadas e entregues às partes interessadas.

2.4 – Tipos de Escritório de Projeto

O tipo ideal de escritório de projetos depende de vários critérios, tais como o tipo de empresa, sua cultura, histórico do que funciona e do que não funciona, existência de competências em gerenciamento de projetos, porte, etc.

2.4.1 Suporte

O PMO de suporte fornecer suporte na forma de melhores práticas, treinamento, acesso à informação sobre outros projetos, etc. É indicado em empresas onde projetos já são executados com sucesso, mas onde maior controle não é visto como necessário. Além disso, caso o objetivo seja ter um repositório de informações sobre gerenciamento de projetos que possa ser utilizado livremente pelos gerentes de projeto da empresa, o PMO de suporte certamente é a melhor opção.

2.4.2. Controle

É indicado a empresas onde exista a necessidade de disciplinar as atividades, processos, procedimentos, documentação. Não apenas este tipo de PMO fornece o suporte – como no PMO de suporte – mas também requer que este suporte seja utilizado. Os requerimentos podem incluir a adoção de metodologias, templates e formulários específicos; conformidade com a governança de TI; e a aplicação de quaisquer outros conjuntos de regras sancionados pelo PMO.

Este tipo de escritório de projeto deverá ser responsável por revisões regulares e isto poderá representar um fator de risco para o projeto. Em geral só funcionará se estiver absolutamente claro que a conformidade com os processos e procedimentos de gerência de projeto trarão melhorias para a empresa na forma como ela executa seus projetos, e se o PMO tiver suporte suficiente dos executivos da empresa para enforçar os controles criados.

2.4.3 Diretivo

O PMO Diretivo domina o projeto fornecendo experiência em gerenciamento de projetos e os recursos para efetivamente gerenciar os projetos. Conforme as empresas criam seus projetos, gerentes de projeto profissionais do escritório de projetos são alocados a estes projetos. Assim, injeta-se uma alta dose de profissionalismo nestes projetos e, como cada gerente se originou e se reporta ao PMO diretivo, este garante um alto nível de consistência na prática de gerenciamento entre os diversos projetos. Esta opção é altamente efetiva em grandes empresas que em geral possuem suporte matricial em várias áreas e onde este tipo de escritório se ajustaria à cultura.

3. Conclusão

A implantação do escritório de projetos nas organizações é de grande importância. As empresas que administram muitos projetos de maneira simultânea têm benefícios na adoção de um PMO, pois conseguem simplificar e otimizar a Gestão dos Projetos através de práticas como suporte, treinamento, padronização, implementação e controle à metodologia de gerenciamento de projetos. Para tanto, é necessário que a implantação do escritório de projetos seja bem planejada e que seus objetivos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

4. Referências

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• II. CÂNDIDO, Roberto. Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) Como Estratégia de Customização de Soluções na Indústria Eletroeletrônica. Disponível em: http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/3/3135/tde-31032008-155813/dissertacao.pdf. Acesso em 21/02/2011. .  Acesso em 21/02/2011.
• III. CARVALHO, Hélio Gomes de; HINÇA, Ariane. Escritório de Projeto como Ferramenta de Gestão do Conhecimento. Disponível em: http://pg.utfpr.edu.br/dirppg/ppgep/ebook/2004/19.pdf.  Acesso em 22/02/2011.
• IV.     FILHO. Antonio Arthur Ribeiro da Silva Filho.    Três Tipos Diferentes de Escritórios de Projeto. http://www.projetodiario.com.br/escritorio-de-projetos/671-tres-tipos-diferentes-de-escritorios-de-projeto.html. Acesso em 22/02/2011.
• V.     GIORGINI, Daniel Laper; PMO: A importância do escritório de projetos nas organizações Disponível em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1035.  Acesso em 22/02/2011.
• VI.     MELLO. André Manchester de. Diretrizes Essenciais na Implantação de um PMO. Disponível em: http://www.ogerente.com.br/projetos/dt/proj-dt-am-implantacao_pmo.htm.  Acesso em 16/02/2011.
• VII. PROJECTLAB. Implantando um Escritório de Projetos. Disponível em: http://www.projectlab.com.br/cursos/vips/pmo_project_management_office.asp.  Acesso em 16/02/2011.
• VIII. RIBEIRO, Ana Karina Alves. PMO e seu Papel nas Organizações. Disponível em: http://www.webartigos.com/articles/1205/1/O-Que-e-Um-Pmo-E-Suas-Principais-Contribuicoes/pagina1.html#ixzz1EjQM9uC5.  Acesso em 16/02/2011.
• IX. SICERELLI. Simone L. PMO – Escritório de Projetos. Disponível em: http://simonecicerelli.blogspot.com/2008/04/pmo-escritrio-de-projetos.html. Acesso em 22/02/2011.
• X. VIOTI, Debora. Escritório De Gerenciamento de Projetos. Disponível em: http://www.artigonal.com/ger-de-projetos-artigos/escritorio-de-gerenciamento-de-projetos-837677.html. Acesso em 16/02/2011.

Sobre os Autores:

Edivania Geralda Ribeiro, Felipe de Paula Lima Angelo, Juliana Santos de Oliveira e Valdeci Antônio de Souza

Contexto: O presente artigo foi escrito sob a coordenação do Professor Ítalo Coutinho, durante as aulas de Fundamentos de Gestão de Projetos Industriais, curso da UNILESTE, no ano de 2011.

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