O dimensionamento de equipes de trabalho

Resumo

Para que as empresas possam ser competitivas nos dias atuais, é fundamental que conheçam os processos de gestão de pessoas. De nada adiantam elevados investimentos em tecnologia, se os gerentes não possuem domínio de como funcionam suas organizações. Este artigo propõe abordar esse processo, e como, a partir de seu mapeamento, obter como subprodutos a determinação do quantitativo de colaboradores necessários à execução das funções.

Introdução

Para alguns setores de atividades, em algumas épocas e economias, o dimensionamento do pessoal produtivo recebeu a máxima atenção. Desde a Revolução Industrial até o meio do século XX, durante quase 200 anos, o elemento humano – sua produtividade, seus custos, sua quantificação – centralizava a atenção da literatura técnica e do ensino da administração de empresas. A ciência do trabalho humano objetivava o emprego eficiente do recurso da mão de obra. A análise e a incessante procura do melhor processo de produção foram inspiradas pela necessidade, de quantificar o número de trabalhadores.

A mecanização e a automação dos processos produtivos redirecionaram o interesse da eficiência, passando a máquina, o equipamento e a informática, a ter significado de destaque, exigindo assim, maior qualificação do ser humano, para fazer funcionar esse novo sistema.

Algumas atividades são mais difíceis de dimensionar do que outras. As atividades que empregam pessoal de apoio, de assessoria, ligadas de forma indireta a produção, tanto na indústria, quanto nos serviços, apresentam maior dificuldade de dimensionamento do que as atividades diretas, entre as quais se cita o chão de fábrica na indústria, e/ou o balcão da loja.

O bom dimensionamento de equipes contribui para o aumento do nível dos serviços prestados pelas empresas, com o menor custo possível. O dimensionamento de equipes é um condicionante, para se obter bons resultados no planejamento de um projeto ou de uma empresa, e por sua vez, tornou-se fator fundamental para a viabilidade do projeto e para a competitividade da empresa.

Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas é encontrar o ponto de equilíbrio, entre a demanda de atividades/serviços e o número de colaboradores, em um ambiente dinâmico. A formação de uma equipe passa por diversas fases, entre as quais podem ser citados o recrutamento e o treinamento (que demandam tempo e custo para o patrocinador/empresa) para o desenvolvimento adequado das atividades. A Figura 1 ilustra o acima exposto:

Figura 1 – Determinação dos parâmetros e dimensionamento de equipes
Fonte: http://www.simpoi.fgvsp.br- acessado em 18/03/2014.

Para algumas empresas e/ou projetos, que possuem métodos empíricos de dimensionamento de equipes esse processo é feito com base na experiência de gestores. A necessidade de saber quantificar a equipe de trabalho é fundamental e auxilia nas tomadas de decisão do gestor.

Um quadro de pessoal incompatível com o volume de produção é considerado como um problema, no processo de gestão de um projeto e/ou no ambiente operacional de uma empresa, impactando nas respectivas metas e objetivos inicialmente delineados.

Dois pontos a serem observados

O primeiro aspecto a ser observado está voltado para fora da empresa, e reflete as características e as necessidades da organização, no tocante a seus relacionamentos com o mercado e o mundo exterior. Enquanto relacionamento entenda-se que esses são aqueles com os clientes, com os fornecedores, com os competidores, com os órgãos reguladores do meio ambiente, com os governos e outros.

O segundo ponto estaria focado nos componentes internos da empresa, e reflete seu modus operandi. A abordagem dos elementos que compõem seu ambiente operacional é o foco da busca da evolução. Deve-se observar a empresa como um organismo, como um conjunto de partes inseparáveis e interdependentes.

Embora a maioria dos projetos realizados nas empresas não objetive de forma consciente, a transformação operacional integral, é fato que, o processo de transformação operacional, para ser considerado completo, deve atingir como resultado final, a transformação dos dois elementos concretos do ambiente empresarial: a tecnologia da informação e os recursos humanos.

Um enfoque específico

Para fazer o planejamento adequado de uma obra, o profissional deve saber definir a duração de cada um dos serviços, e dimensionar a equipe necessária para executá-los. Assim, pode elaborar um cronograma mais realista para a obra e, consequentemente, programar o desembolso das despesas por períodos. Em algumas empresas, o primeiro desafio é descobrir, quantos profissionais são necessários para executar um serviço, e em quanto tempo isso é feito.

O dimensionamento de equipes está diretamente vinculado à etapa de planejamento de um projeto, e cada projeto deve ser estudado individualmente. Cada projeto apresenta uma particularidade específica, mesmo o escopo sendo similar, pois a localidade pode ser diferente, assim como as durações das tarefas, como as restrições físicas e os recursos que por sua vez, podem implicar, na falha do dimensionamento das equipes definidas para a execução de um projeto.

Quanto aos índices de produtividade de determinadas tarefas, para se basear o dimensionamento das equipes, esses são facilmente encontrados em revistas e periódicos de engenharia, e comumente aplicados aos pacotes de serviços de um projeto. Esta utilização deve ser criteriosa, devido à região e a grande escassez de mão de obra qualificada no mercado atual da construção civil.

Uma condição favorável para o dimensionamento das equipes é utilizar-se de índices de produtividade de empresas prestadoras de serviços, com expertise naquele serviço específico, ou então, um índice de produtividade real da mão de obra própria, em que ocorreu um acompanhamento analítico diário da produção de uma determinada função ou colaborador, exigindo um grande esforço operacional.

Os bons prestadores de serviços são sempre referenciados no mercado da construção civil, que por questões de sobrevivência se destacam por uma produção eficiente, e uma boa qualidade de serviço. Utilizando-se destes índices, um engenheiro de planejamento pode vincular os índices de produtividade aos pacotes de serviços, e em seqüência determinar as durações das tarefas, de acordo com o prazo executivo de contrato, aferindo assim o melhor dimensionamento das equipes para atendimento deste prazo.

Colocar em prática esse processo requer uma equipe de planejadores com uma boa experiência, e também, o auxílio dos gestores diretos de execução do projeto, como engenheiros de produção, gerentes de contrato e até mesmo o mestre de obras.

Conclusão

A determinação do número de funcionários necessários para desempenhar uma atividade é importante tarefa. Restrições orçamentárias, pressões para a redução de custos, a possibilidade de utilizar diversos regimes de trabalho, o emprego de horas extras, as melhorias tecnológicas, a terceirização, e a influência de fatores psicológicos impactam no dimensionamento, e exige do gestor, o talento de levar em conta, os múltiplos condicionamentos que influem na montagem do quadro de pessoal. Cada vez mais, faz se necessário uma boa engenharia de planejamento, para assegurar o sucesso de um projeto. Dentre as significantes tarefas na fase inicial de planejamento, foi abordada a importância do dimensionamento da equipe, que irá participar de todas as etapas do projeto, e o seu impacto negativo, caso não seja bem dimensionada.

A especialidade de gestão de pessoas necessita de uma metodologia eficaz para o dimensionamento de equipes, para a descrição de cargos e para a identificação de necessidades de treinamento. Não se deve, porém deixar lacunas, tais como as questões relativas à tecnologia da informação e aos aspectos ergonômicos que envolvem a implantação integral de novas cadeias de atividades de processos, dentro desse processo aqui exposto. Abordá-lo na íntegra requer um investimento, equivalente ou não as demandas tecnológicas em si, sendo que essa análise é de responsabilidade do gestor, e a decisão deve ser considerada com base na permanência e posição da empresa no mercado atual.

Referências

• COELHO, Márcio. Gestão de Pessoas: Metodologia para Dimensionamento de Equipes, Descrições de Cargos e Identificação de Necessidades de Treinamento. Revista Eletrônica Sistemas & Gestão 8 (2013), 106-116.
• HAMMINE, Said. Gerenciamento na Construção Civil: Planejamento e Controle de Obras. Disponível emhttp://www.ebah.com.br/content/ABAAAAzWEAD/gerenciamento-na-construcao-civil-planejamento-controle-obras?part=5 Acessado em 18/03/2014.
• MACHLINE, Claude. PICCHAI, Djair. O dimensionamento dos Recursos Humanos na Área Operacional da Empresa. SIMPOI ANAIS 2009. Disponível emhttp://www.simpoi.fgvsp.br/arquivo/2009/artigos/E2009_T00175_PCN66820.pdf Acessado em 18/03/2014.

INTERNET

• http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/dimensionar-equipe-uma-acao-eficaz-para-a-geracao-de-lucros/76184/ Acessado em 17/03/2014
• http://equipedeobra.kubbix.com/construcao-reforma/43/artigo243500-1.aspx Acessado em 17/03/2014.

Sobre os Autores:

Autor: Bruno Henrique Rocha, Engenheiro Ambiental, pela Faculdade Municipal Professor Franco Montoro. E-mail de contato:brunorochamm@terra.com.br

Autora: Maria Eugênia Soares da Matta, Arquiteta, Mestre em Ambiente Construído e Patrimônio Sustentável pela UFMG. E-mail de contato:mariaesmatta@hotmail.com

Autor: Rodrigo Wagner Barbosa, Engenheiro Civil, pela Universidade FUMEC. E-mail de contato: rodrigowb@hotmail.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 8a Turma de Engenharia de Planejamento do IETEC.

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