Compartilhamento de recursos e o PMO

O compartilhamento de recurso é uma prática muito comum nas empresas, principalmente em empresas prestadoras de serviços, onde o negócio principal é vender o conhecimento de pessoas, vender projetos. Assim as empresas prestadoras de serviços possuem como objetivo alocar ao máximo as horas de seus recursos humanos em diversos projetos distintos, para que não haja “desperdício” de mão-de-obra.

Outra característica comum que notamos neste tipo de empresa é que para cada projeto que está sendo executado existe uma pessoa responsável, seja ele um Gerente de Projeto (o cenário ideal, pois sabemos quais são os malefícios que temos quando um projeto não é gerido por um Gerente de Projeto) ou um líder técnico, o objetivo deste post não é discutir a importância do Gerente de Projeto e sim o compartilhamento dos recursos em diversos projetos.

Normalmente estas empresas possuem uma estrutura matricial onde os recursos acabam respondendo para dois chefes, primeiramente para o seu chefe funcional, o qual normalmente é responsável pelas promoções, aumentos de salários, benefícios e etc. e obviamente para o Gerente de Projeto, o qual durante a execução das atividades pertinentes ao projeto onde o mesmo está alocado.

Durante a execução dos projetos acontecem situações onde dois projetos acabam conflitando com necessidade de recursos, e normalmente são os mesmos recursos e isto pode prejudicar e muito a execução de um dos projetos.

Neste momento é que entra o escritório do projeto para definir como os recursos devem ser distribuídos e até mesmo sinalizar as outras áreas da empresa que alguns recursos específicos estão indisponíveis para a execução de projetos. Porém para que isto possa acontecer é necessário que o gerente do escritório de projetos esteja alinhado com a alta direção e acompanhando o forcast da empresa identificando a entrada de novos projetos e apontando os primeiros riscos dos possíveis projetos.

Desta maneira para que os problemas de alocação de recursos sejam mitigados é necessário que o escritório de projetos esteja acompanhando a evolução da entrada de projetos, principalmente em empresas que possuem como core bussiness a venda projetos. O papel do escritório de projeto neste acompanhamento é notificar a alta direção sobre possíveis problemas, ou seja, identificar riscos iniciais para os novos projetos que estão sendo concebidos e além de identificar os riscos sugerir alternativas para solucionar tais problemas.

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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