Indicadores de desempenho de gestão de projetos e portfólio

Nos últimos dois anos tenho trabalhado atendendo a demanda de algumas empresas na criação de indicadores de desempenho de projetos e portfólio. No início, o primeiro projeto de nossa equipe tinha o desafio de entregar um painel com indicadores extraídos a partir dos dados registrados em uma planilha Excel uma solução de baixo custo.

Depois de duas semanas de trabalho surgiram questões relevantes para nossa equipe e para o cliente também, alguns conceitos que tínhamos inicialmente sofreram revisões, outros foram acrescentados, outros deixados de lado.

Uma pergunta importante: O que os indicadores de desempenho devem realmente nos mostrar?

Temos diferentes tipos de indicadores de desempenho: de projetos, de portfólio, de processos, do escritório de projetos, do escritório de processos, de qualidade, etc; esses e muitos outros devem nos mostrar o que? Como essa informação deve ser apresentada?

O indicador de desempenho, ou indicador-chave de desempenho (em inglês Key Performance Indicator KPI, ou até mesmo como “Key Success Indicator” KSI), são ferramentas de gestão para se realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos sejam alcançados.

Os indicadores são veículos de comunicação que permitem o grupo de gestores de uma organização comuniquem aos liderados e também a alta gerência o quão eficiente o processo está.

“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”

A frase acima, atribuída a Peter Drucker, aponta o objetivo e o foco de um indicador de desempenho, medir o que está sendo executado e ajudar a que ações de gestão possam ser tomadas de forma adequada para o atingimento das metas organizacionais, de um departamento, processo, projeto e/ou portfólio.

Indicadores de desempenho, ou KPI´s, serão parte do processo decisório nos diferentes níveis da organização, devem ser construídos com embasamento teórico, devem estar alinhados à metas claras, que façam sentido para todos na organização ou equipe de trabalho.

A resposta da questão feita anteriormente pode ser acrescida ainda de: Os indicadores devem mostrar se algo errado aconteceu, permitir a rastreabilidade e entendimento do por que aconteceu, dar informações que permitam ao grupo de gestores tomar ações para eliminar ou mitigar problemas futuros, permitam a aplicação de ações de melhoria.

Acreditem, após esse entendimento nossa equipe de trabalho buscou uma base para a definição de indicadores. Como fizemos para defini-los?

Entendemos que eles deveriam permitir a avaliação de desempenho da organização, em nosso caso do portfólio de projetos segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. Assim um importante papel deveriam ser atendido, o de comunicar e mensurar o alcance da estratégia através da comparação do desempenho atual com a meta definida ao indicador.

Assim seguimos um roteiro:

PASSO 1 – Identificação do nível, dimensão, sub dimensão e objetos de mensuração poderá ser realizada a partir do mapa estratégico, pois o mapa representa os resultados e impactos pretendidos pela instituição.

PASSO 2 – Estabelecimento de indicadores é necessário considerar alguns componentes e requisitos básicos, para garantir a sua operacionalização.

A) COMPONENTES BÁSICO DE UM INDICADOR SÃO:

• Medida (relação matemática), num determinado momento, grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas.

• A fórmula de obtenção do indicador indica como o valor numérico (índice) é obtido.

• Índice valor de um indicador em determinado momento.

• Padrão de comparação índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento.

• Metas são os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro.

B) REQUISITOS BÁSICOS:

• Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo;

• Simplicidade: facilidade de ser compreendido; Baixo custo de obtenção;

• Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a formação de série histórica;

• Rastreabilidade: facilidade de identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção;

• Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender às etapas críticas dos processos, serem importantes e abrangentes. O referencial comparativo é um índice acordado para o indicador, utilizado como padrão de comparação.

C) TIPOS DE INDICADORES

• Indicadores de eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos. Indicadores de eficácia (Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço.

• Indicadores de Efetividade (impacto): focam as consequências dos produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no contexto em geral.

PASSO 3 – Validação preliminar dos indicadores com as partes interessadas.

Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas é fundamental para obtenção de um conjunto de indicadores, que propicie uma visão global da instituição e represente seu desempenho. Durante a validação é necessário levar em conta os requisitos básicos apresentados no passo (2. Estabelecimento de indicadores).

PASSO 4 – Construção de fórmulas e estabelecimento de metas.

A) CONSTRUÇÃO DE FÓRMULAS

Com a utilização de fórmula permite que o indicador seja: inteligível, interpretado uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão.

A fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.

B) ESTABELECIMENTOS DE METAS

Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo que está sendo medido. É o desafio a ser alcançado. Todos os indicadores de desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador.

As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementação da estratégia.

A finalidade de cada meta é enunciada no detalhamento do indicador e expressa um propósito da organização. Um estado de futuro esperado em um determinado período. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo.

Exemplo: aumentar o índice de acordos homologados para 50% até o final do ano de 2013.

Características das metas:

• Mensuráveis;
• Desafiadoras;
• Viáveis;
• Relevantes;
• Específicas;
• Temporais;
• Alcançáveis;

PASSO 5 – Definição do Processo de Extração de Informações.

Não vamos definir qual software deve ser utilizado, vamos mencionar que nosso grupo utilizou o fantástico Excel, claro que definimos um fluxo de extração das informações, as pessoas responsável pela coleta, pela integração e pela validação dos dados. Nesse processo definimos a periodicidade que os dados seriam extraídos, e quais cenários estariam disponíveis para posterior apresentação.

PASSO 6 – Definição do Modelo de Demonstração das Informações.

Qual o melhor modelo de demonstração das informações? Relatórios, mapas com gráficos, painéis com velocímetros? Isso deverá ser definido pelo grupo responsável pela elaboração e geração dos indicadores com participação dos gestores que estão utilizando esses dados.

Em nossa experiência fazíamos a extração dos dados consolidados em uma planilha Excel, e formatamos os gráficos em uma apresentação em Power Point, salvando em PDF para que pudesse ser visualizada em qualquer ferramenta: desktop, notebook, smartphone e tablet’s.

Veja um sugestão de painel abaixo:

PASSO 7 – Execução do Piloto dos Indicadores.

O piloto para validação do ciclo completo é fundamental, e o momento de certificar que os dados extraídos geram informações que podem auxiliar na tomada de decisão. Essa validação deve ser feita com a participação de todos os envolvidos, os responsáveis pela elaboração e os usuários finais.

Depois refazer o ciclo seguindo o quadro abaixo, o objetivo é o refinamento.

O que apresentamos aqui é um roteiro simples, desenvolvemos quando implementamos indicadores de gestão de portfólio em um cliente, uma consultoria de prestação de serviços de software, nos ajudou a implementar outros projetos em outras empresas com outros modelos de negócio.

Compartilhe sua experiência, ajude a enriquecer esse conteúdo.

Sobre o Colunista: Marco Antonio da Silva, Profissional com 20 anos de experiência no desenvolvendo soluções de tecnologia da informação e processos para empresas de grande e médio porte nacionais em internacionais do segmento: financeiro, telecom, agro indústria, automobilístico e prestação de serviços. Gerente de projetos, instrutor e pesquisador de modelos de negócios inovadores, graduado em processamento de dados, pós-graduado em análise de sistemas e mba em gestão estratégica de tecnologia da informação, certificado PMP, CSM, Prince2 Practitioner, COBIT e MCTS, atualmente desenvolve soluções customizadas para medição de desempenho de projetos e portfólio, assim como alinhamento estratégico operacional.

E-mail de contato: spmarcoantonio@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.