Projeto sem Encerramento adequado trará problemas

Agora é o instante em que saberemos de fato se o que projetamos foi importante, e veio de encontro às necessidades do cliente e se tudo está dentro do esperado; e além de tudo é nesse momento que é medida a eficiência do que foi planejado durante um longo e árduo trabalho, partindo-se do pressuposto que as ferramentas vitais do gerenciamento de projetos foram executadas e concluídas, tais como o planejamento, a execução e o controle de processos.

Então é chegada à hora de coroar todo um trabalho desenvolvido durante um grande período de boas e desafiadoras convivências, e com a grata satisfação de ter feito o que era esperado e também o momento de encerrar o projeto e partir para um novo desafio.

Infelizmente essa é uma das etapas do gerenciamento que é mais negligenciada, por isso é importante atentarmos aos devidos cuidados para que todo um trabalho não se perca. E talvez por algum equívoco, desprezamos as lições aprendidas que poderão tornar-se grandes aliadas a sucessos futuros.

Neste período e importante documentar ou formalizar a entrega do projeto de forma que haja um aceite pela parte do “stakeholders” (partes envolvidas), tudo deve ser feito de forma clara para que você possa ter o respaldo em qualquer situação.

Conforme o guia PMBOK o grupo de processos de Encerramento de um projeto inclui a confirmação de que o trabalho está em conformidade com os requisitos, a aceitação formal do produto pelo cliente, a emissão de relatórios de desempenho finais, a indexação e arquivamento dos registros, a atualização da base de conhecimento de lições aprendidas, o encerramento do projeto e a liberação dos recursos do projeto.

Em resumo, o Encerramento envolve:

• Obtenção da aceitação formal das entregas;
• Arquivamento dos registros do projeto;
• Documentação das lições aprendidas;
• Formalização do encerramento do projeto.

Nesse grupo são incluídos os processos empregados para finalizar formalmente todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, com o objetivo de completar o projeto, uma fase do projeto, entregar um produto terminado, ou encerrar um projeto cancelado.

De acordo com guia PMBOK no encerramento do projeto ou fase, devem ocorrer as seguintes atividades:

• Obter aceitação do cliente ou patrocinador;
• Realizar uma revisão pós-projeto ou de final de fase;
•  Registrar os impactos da adequação de qualquer processo;
•  Documentar as lições aprendidas;
•  Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP), para serem utilizados como dados históricos e;
•  Encerrar as aquisições.

O grupo de processo de encerramento inclui os seguintes processos:

• Encerrar o Projeto ou Fase

Processo em que são finalizadas todas as atividades, em todos os grupos de processos, para encerrar formalmente o projeto ou uma fase do projeto.

Nesse processo deverá acontecer a entrega do resultado desse produto ou fase ao cliente devidamente acompanhada de uma documentação finalizando essa etapa.

•             Encerrar as Aquisições

Este é o processo necessário para encerrar e liquidar os contratos e aquisições, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto.

Por exemplo, durante o ciclo de vida do projeto contratos e aquisições são realizados, assim, aqueles equipamentos que foram adquiridos e que pertencem à empresa executora, devem ser devidamente destinados a algum lugar ou repassados a outro projeto.

Se forem realizados contratos de aluguel de máquinas e equipamentos, esses devem ser encerrados, ocorrendo à devida devolução do material aos proprietários. Da mesma forma, se recursos humanos foram terceirizados, os contratos de terceirização devem ser finalizados.

Encerramento de Contratos

Envolve a confirmação de que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis. Este processo também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas informações para uso futuro.

Fique atento, pois o processo de encerramento das aquisições é feito quando:

• Um contrato termina
• Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja concluído.

O encerramento do contrato ocorre antes que o projeto seja encerrado.

Encerrar contratos: consiste na formalização, realizada pelo comprador ao fornecedor, do termino do contrato e obtenção do aceite dessa formalização pelo fornecedor.

O processo de encerrar as aquisições pode identificar novos processos ou oportunidades de melhorias de procedimentos e políticas de encerramento de aquisições.

Toda a documentação referente ao encerramento do contrato deve ser considerada e arquivada como lições aprendidas do projeto.

Encerramento Administrativo

O encerramento administrativo pode ser realizado ao fim de cada fase do projeto e ao fim do projeto como um todo. O encerramento do contrato só ocorre uma vez, ao fim do contrato.

O encerramento administrativo usa o termo lições aprendidas e o encerramento do contrato usa o termo auditoria de aquisições.

Trabalho realizado durante o encerramento:

• Verificação do produto
• Encerramento financeiro
• Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros.
• Relatórios de desempenho finais do contrato.
• Arquivo do contrato
• Auditoria das requisições.
• Lições aprendidas
• Outras (devolver ativos usados no contrato ao proprietário…)
• Aceitação formal do encerramento.

Encerramento do Projeto

No âmbito de uma reunião de encerramento do projeto pode ser realizado um processo de revisão de experiências, tendo como propósito o melhoramento contínuo de processos, o qual incluirá:

• Geração, verificação e validação de todos os dados e informações relevantes para o projeto, por exemplo, tabelas de dados e configurações;
• Identificação de acontecimentos importantes, tais como interferências externas e ações de controle;
• Constituição ou atualização de bases de dados com informação histórica sobre os projetos realizados;
• Avaliação da satisfação do cliente e dos membros da equipe de projeto;
• Avaliação do desempenho do projeto e dos objetivos alcançados;
• Produção de recomendações e de propostas de melhoria.

O encerramento é a última fase do ciclo de vida do projeto, imediatamente anterior ao início das operações.

Figura: A finalização do projeto
Fonte: www.devmedia.com.br

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Sobre o Colunista: Luiz Cláudio de Faria Pimenta, especialista em Gestão de Projetos de Engenharia pelo IEC-PUC-MG, Engenheiro Eletricista com ênfase em Sistemas Eletrônicos pela PUC-MG, Proficiência em Língua Inglesa – Universidade de Michigan – USA, Técnico em Eletrônica pelo COLTEC-UFMG. Professor de Pós Graduação em Gestão de Projetos na Faculdade Pitágoras BH, Betim, e Contagem. Grande experiência na implantação, manutenção e melhoria contínua da norma ISO 9001, desde as definições preliminares, elaboração de todos os procedimentos da qualidade, manual da qualidade, comitê de gestão, comprometimento da alta direção e todos os processos e técnicas eficazes na implantação e melhoria contínua. Atuação  em consultoria, gestão, coordenação, implantação de projetos e obras de telecomunicações, bilhetagem eletrônica, e empreendimentos técnicos.

E-mail de contato: pimenta-luiz@ig.com.br.

Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.

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