Engajamento, comunicação e solução de conflitos

Antes de iniciar não sou um especialista em gestão de pessoas, quero compartilhar minha experiência e ouvir a de todos que queriam compartilhar a sua, antecipo que esse é um dos temas que estou priorizando para estudar e me desenvolver.

Comunicações e agora Partes Interessadas são as áreas de gerenciamento de projetos que não damos muita atenção quando estudamos para a prova de certificação, o foco está em Escopo, Custo, Tempo, Risco, Qualidade, são fórmulas, regras, caminho crítico, se cair na prova pode complicar.

Mas no dia a dia do gerenciamento de um projeto o que mais utilizamos está relacionado a comunicação, o gerente de projetos terá iterações com o cliente, com o patrocinador, com fornecedores, com os membros de sua equipe, com todos os outros interessados no projeto.

Existem ambientes de projetos realmente desafiadores, podemos avalia-los pela complexidade, valores financeiros envolvidos, o tempo para executar as tarefas que em muitas vezes não é suficiente, o nível de qualidade exigido pelo cliente, os riscos que devem ser administrados, a superação é um dos caminhos para o sucesso, porém a parte desses ou, sem eles, os projetos mais desafiadores são aqueles que exigem gestão de comunicações.

Assumi um projeto que minha iteração com um fornecedor era acompanhar testes em ambiente de homologação com participação do cliente, meu chefe me disse: “ … agora você tem o bastão nas mãos, faz a coisa funcionar…”.

No início acreditei que poderia fazer com que os testes seguissem o cronograma, acompanhar passo a passo com o cliente e se houvesse correções seriam feitas com tempo hábil sem impactar a implantação final mas, na primeira iteração com o fornecedor, que nem era para reportar um problema, sim tirar uma dúvida ouvi: “… agora são 17:55, volta na segunda-feira …”, descobri então que o bastão era de espuma.

Dois questionamentos surgem:

Como devo agir nessas situações?

Qual o caminho para envolver a todos para que os objetivos do projeto fossem alcançados?

Conversando com alguns colegas também gerentes de projetos, com outros gestores, cheguei a três pilares que deveria desenvolver para gerir a situação, ou outras similares:

Vamos dar ver a basicamente o que seria cada um desses pilares.

ENGAJAMENTO

O que vem a ser o engajamento? segundo o dicionário Aurélio, o verbo “engajar” tem origem na palavra francesa engager e significa:

1. aliciar para o serviço pessoal ou para a emigração;

2. filiar-se a uma linha ideológica, filosófica ou outra.;

3. bater-se por ela; pôr-se a serviço de uma ideia, de uma causa, de uma coisa;

4. empenhar-se em dada atividade ou empreendimento.

Hoje é comum ser utilizada a palavra engajamento dentro das organizações, e, olhando para o verbete do Aurélio, podemos pensar com qual motivação as empresas esperam que seus profissionais estejam engajados em seus projetos ou na execução de suas atividades diárias.

Segundo diversos executivos com destaque no mercado, é possível afirmar que todas as descrições respondem à expectativa, afinal de contas, as empresas querem cada vez mais seus trabalhadores seduzidos pelo negócio, empenhados nas atividades, comprometidos com a empresa e alinhados com os valores e os princípios da organização.

Quando pensamos em um projeto, todos as partes interessadas envolvidas devem ser engajadas para que o objetivo seja alcançado.  Construção de parceiras, colaboração, compartilhamento de conhecimento, mitigação de desafios.

Muitas vezes os membros da equipe ou pessoas envolvidas não estão ligados diretamente ao gestor do projeto, esse tem por sua que envolve-los, mostrar o que se espera de cada um, mostrar o que se espera do resultado do projeto, mostrar quais benefícios ele como membro dessa equipe terá no futuro.

Todos juntos por um objetivo comum, todos juntos por seu objetivo individual … dá para imaginar o tamanho do desafio?

COMUNICAÇÃO

Se pesquisarmos veremos que um campo de conhecimento acadêmico que estuda os processos de iteração ou comunicação humana, envolve a troca de informações entre sujeitos e objetos. Não vou me aprofundar na teoria mas mencionar a necessidade de saber falar o que se deseja, ser entendido, saber ouvir e entender.

Hoje existe a necessidade de que as organizações desenvolvam boa comunicação, interna, externa, preparando-se para realidade do mundo da informação e conhecimento que vivemos, mas a necessidade maior dos envolvidos com pessoas, com os envolvidos em gestão dos interessados em um projeto.

A troca de informação entre duas pessoas, que podem ou não fazerem parte da mesma equipe, inseridas ou não no mesmo contexto, esse é o desafio na gestão de projetos. Será que estou me fazendo entender? E o receptor dessa informação está me entendendo? Consigo entender aqui que ele quer me dizer?

A metodologia fala em canais e meios de comunicação, mas tirando tudo isso um pouco de lado frente a frente sentimos dificuldades, o vocabulário precisa ser comum, o clima ou calor da situação deve estar regulado, mecanismos de validação se o objetivo, se o conteúdo foi assimilado foi aquilo que queríamos alcançar foi um sucesso.

GESTÃO DE CONFLITOS

Os conflitos internos e externos dos projetos podem ser prejudiciais para a moral e para os resultados esperados. Ter a capacidade de resolver esses conflitos é um dos maiores desafios do gestor,  nos dias de hoje e vital para o sucesso.

A gestão de conflitos em projetos não é somente resolução de um impasse, mas o entendimento de como todos juntos podemos solucionar o problema.

Nas abordagens devo entender a pessoa, compreender a sua realidade, verificar como está sendo seu dia, se houver liberdade olhar sua vida fora do trabalho, sim não existe dicotomia entre vida pessoal e profissional, e se existe desequilíbrio isso pode afetar nas ações e decisões diárias.

Em gestão de projetos com diferentes stakeholders a proposta é: Como podemos unir nossas forças para juntos resolver essas questões?

Não empurrei a responsabilidade, não puxei a responsabilidade, a proposta de juntos! Se existe um calor, uma guerra, o primeiro a fazer é baixar a temperatura e depois fazer a proposta e a partir daí solucionar o problema. Ah, o sucesso pela solução alcançada será de ambos.

Voltando no tempo, quando ouvi o “não”, a utilização dos três pilares seria utilizada para superar o conflito gerado, a comunicação feita com eficiência ajudaria a passar a mensagem da importância do projeto, o engajamento de todos juntos trabalhando para que as coisas funcionassem.

Desenvolver os três pilares não é algo simples, entregar o produto ou serviço de acordo com aquilo que foi pedido, no prazo, no custo, mitigando os riscos, poderia assumir que o projeto foi um sucesso, mas se a gestão das partes envolvidas não for realizada o projeto será um fracasso.

Quero agradecer a Silvia Fagundes, PMP, uma parceira da área de gestão de projetos que tem como foco de pesquisa gestão de pessoas, é uma das pessoas com quem compartilho minhas inquietações sobre esse tema, não é a única, mas a mais próxima.

Aguardo a consideração de todos sobre o tema. Forte Abraço!

Sobre o Colunista: Marco Antonio da Silva, Profissional com 20 anos de experiência no desenvolvendo soluções de tecnologia da informação e processos para empresas de grande e médio porte nacionais em internacionais do segmento: financeiro, telecom, agro indústria, automobilístico e prestação de serviços. Gerente de projetos, instrutor e pesquisador de modelos de negócios inovadores, graduado em processamento de dados, pós-graduado em análise de sistemas e mba em gestão estratégica de tecnologia da informação, certificado PMP, CSM, Prince2 Practitioner, COBIT e MCTS, atualmente desenvolve soluções customizadas para medição de desempenho de projetos e portfólio, assim como alinhamento estratégico operacional.

E-mail de contato: spmarcoantonio@gmail.com

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