Comunicação em projetos sem dor de cabeça

Resumo do Artigo

A entrega de um projeto pode se tornar um processo doloroso, de caminhada árdua, uma dor de cabeça que pode afetar toda a empresa ou talvez somente atingir o gerente de projeto e sua equipe, depende da sua complexidade e seu alcance dentro na empresa, mas também pode depender da forma que as partes interessadas foram ou serão envolvidas.

Texto Principal

Mudanças, novas metodologias de trabalho, novos procedimentos, padronizações… São palavras que assombram muitos profissionais, principalmente os conhecidos “resistentes a mudanças”, talvez por em alguns imaginários existir um pensamento de que só porque hoje um processo aparentemente está funcionando (será mesmo?), e os mesmos não precisam ser melhorados. E a resposta é simples: Sim! Precisam!

Tudo pode ser melhorado, otimizado da melhor forma possível e que esteja ao seu alcance naquele momento do tempo. Vivemos em ambientes em que todos estão buscando serem os melhores em suas atividades, gerar melhores retornos, seja no financeiro, na qualidade ou em seus processos. Não se pode dar o luxo de ficar parado enquanto tudo ao seu redor está sempre se modificando.

Para entregar um bom produto, o projeto deve ser bem planejado antes de suas atividades, tentar sempre diminuir os riscos com a falta de qualidade, a insatisfação de que as partes interessadas possam ter em algum processo, seja ele em uma implantação de um novo sistema na qual teriam que aprender a utilizar a nova ferramenta ou mesmo em uma implantação de nova área. Por exemplo, implantar um PMO Corporativo onde todos os envolvidos provavelmente irão começar a seguir novas formas de trabalho, seguir novos procedimentos ou padronizações.

Deixe os envolvidos informados, mas informados com qualidade, cada parte com a informação necessária para sua atividade ou sua necessidade no negócio de acordo com seu interesse e influências, deixe-os envolvidos e confortáveis com o projeto, assim será mais fácil a compreensão da sua informação. Não se deixe levar pela necessidade de notificar a todos e a todo o momento achando que é satisfatório, lembre-se que as informações devem ser transmitidas para as pessoas certas e no formato correto. Um plano de comunicação bem elaborado fará com que as informações sejam recebidas e entendidas, você não deve ser conhecido no projeto como o spam na caixa de alguém que não está envolvido no projeto ou não necessitava necessariamente daquela informação recebida.

Existem diversos modelos que podem ser encontrados para elaboração de um plano de comunicação, o melhor formato será aquele que você melhor entender e se organizar com ele. Se para você um bom plano é uma planilha com os nomes e as formas que as partes interessadas irão receber as informações, tudo bem, não há erro nisso, mas como foi dito, sempre pode ser melhorado. Utilizar o plano de comunicação para gerar dados para seu projeto, conhecer melhor os envolvidos e como os mesmos deverão serão tratados ao longo do projeto será um diferencial na sua gestão, boa comunicação!

Conclusão

Na elaboração do seu documento poderá utilizar a ferramenta 5W2H (What = O que? , Why = Por que? , Where = Onde? , When = Quando? , Who = Quem? , How = Como? , How much = Quanto?)

Respondendo estas 7 perguntas você irá elaborar um bom plano de comunicação.

As informações do template disponibilizado é uma adaptação do 5W2H, alterado até mesmo a quantidade dos “W”, sendo informado 6. Esteja atendo ao preenchimento das informações, quanto ao qual informação será transmitida, quem será o responsável por disponibilizar ou o seu repasse, quem será o receptor da informação, qual o período que será entregue, pois dependendo do seu conteúdo e característica uma informação possa ser necessária aos seus envolvidos num período mais curto como diário ou em períodos mais longos, entender para descrever também de que forma que será disponibilizado, a informações por exemplo é uma extração que possa ser apenas inserido em uma pasta para que todos possam ter o acesso? Se trata de uma informação repassada em reunião? Enfim, faça um mapeamento de cada informação e sua forma que a mesma será entregue.

Dicas

Algumas dicas para que possa elaborar bons planos e boas comunicações no projeto:

1) Entenda o perfil – Há pessoas que gostam de uma conversa para se atualizar, outras de lerem dados analíticos mais complexos e também aquelas de que apresentações resumidas ou fluxogramas serão suficientes para você e o projeto serem bem compreendidos, identifique a melhor forma e boa comunicação!

2) Faça um esforço! – Procure planejar bem esta etapa, se empenhe para realizar e ter um plano da melhor forma possível, fará uma grande diferença durante o andamento de seu projeto, pois informações não transmitidas ou realizada de forma incorreta ou incompleta poderá gerar insatisfações em sua gestão e podendo impactar negativamente outras frentes da gestão.

3) Faça atualizações – Procure periodicamente atualizar as informações inseridas em seu plano de estratégia na comunicação do projeto, porque pessoas entram e saem dos projetos ou prioridades e necessidades possam se modificar ao longo do seu ciclo, de preferência de forma proativa, pode ser melhor identificar novas estratégias em uma conversa informal do que repassar informações de forma errada somente após ter sido entregue.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Matriz das Comunicações versão 5W2H.

Referências Bibliográficas:

• Gustavo Periard, Sobre Administração, O que é o 5W2H e como ele é utilizado?, http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/, acessado em maio/2014
• Marly Monteiro de Carvalho, Daniela Mirandola, SciELO Brazil, A comunicação em projetos de TI: uma análise comparativa das equipes de sistemas e de negócios, http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado, acessado em maio/2014
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• Hans Müller Paul , Feedback Magazine, Charles R. Darwin – Empreendedor, http://www.feedbackmag.com.br/charles-r-darwin-empreendedor, acessado em maio/2014
• Airton Molena, Monografia de Comunicação na Gestão de Projetos, http://amolena.com.br/uploads/2011/02/Monografia-Comunicacao-na-Gestao-de-Projetos-Airton-Molena.pdf, acessado em maio/2014

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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