Mudança arbitrária de fornecedor estratégico

Resumo: Este artigo tem como objetivo analisar como a Mudança Arbitrária de um Fornecedor Estratégico pode ser uma causa importante de estouros de orçamentos em projetos de Engenharia e Construção, mostrando suas peculiaridades a partir de uma revisão bibliográfica sobre o assunto. Através de pesquisas foram levantados dados importantes sobre o tema. Como resultado espera-se esclarecer como tal mudança poderá refletir diretamente no aumento dos custos/despesas de um projeto causando o estouro do seu orçamento.

Introdução

Durante um projeto, a execução do seu orçamento espelha em muitas vezes o seu sucesso ou não. Um bom orçamento garante que a execução do desenho projetado acontecerá dentro do previsto pelos investidores, diminuindo a perda de dinheiro e dando mais transparência e confiabilidade ao projeto a ser executado. No curso da execução do projeto vários fatores podem contribuir para o estouro orçamentário. A Mudança arbitrária de Fornecedor Estratégico é uma delas e é sobre este tema que discutiremos no presente artigo.

“Uma das atividades mais críticas para a área de compras refere-se à seleção de fornecedores. Isso porque os fornecedores são responsáveis por disponibilizar os materiais no momento certo, atendendo às necessidades dos Clientes.” (BEVILACQUA, CIARAPICA, GUIACHETTA, 2006)

O GUIA PMBOK®. 4 ed. PMI, 2008 afirma que o gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho.

O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra autorizados e emitidos por membros da equipe do projeto.

A escolha de um fornecedor de materiais e/ou serviços, para a execução de um projeto, é sem dúvida objeto de grande preocupação por parte dos gestores. O motivo é um só, ao optar-se por um fornecedor, você tira de suas mãos parte do controle de cumprimento dos prazos estabelecidos e algumas vezes, da qualidade requerida. Se o seu fornecedor atrasa a entrega de um material ou a execução de uma atividade, parte do seu cronograma fica comprometida e ações devem ser tomadas para recuperar o tempo perdido.

Quanto à qualidade, pode sofrer impacto quando a contratação do material ou serviço é baseada somente em custos, sem uma analise maior de escopo, prazo e condições de fornecimento.

Porém, é impossível executar um projeto sem a presença de nenhum fornecedor, sendo assim este é um problema que incomoda aos gestores de projetos, mas, que não pode ser eliminado e nem tão pouco desconsiderado.

Existem algumas práticas que podem vir a minimizar estes percalços e otimizar a maneira de lidar com seus fornecedores.  “O gerenciamento eficaz da função de compras de materiais pode representar uma contribuição significativa para o alcance dos objetivos estratégicos das empresas do setor da construção, promovendo maior agilidade das operações e a melhoria continua da qualidade dos materiais que estão sendo adquiridos.”

A escolha dos fornecedores considerados estratégicos tem de ser feita com muita cautela e criticidade, pois observando a matriz de posicionamento estratégico de materiais (MPEM), que pode ser utilizada para analise de fornecedor de serviços, verificamos que eles representam risco elevado para suprimentos e influencia fortemente no resultado dos projetos.

Gráfico 1 – Relação entre riscos e fornecimento

Como uma Mudança Arbitrária de Fornecedor Estratégico pode causar Estouro de Orçamentos em Projetos de Engenharia e Construção?

Para se definir um fornecedor como estratégico, vários fatores são analisados e levados em consideração e por trás disto, vários processos estão envolvidos. Portanto, uma vez definido o Fornecedor Estratégico, a mudança arbitrária do mesmo no curso da execução do projeto poderá trazer aumento dos custos previamente orçados e causar estouro no orçamento daquele projeto. Fato este , que relataremos com mais detalhes no desenvolvimento do nosso trabalho.

Entendemos desta forma, porque a mudança Arbitrária de um fornecedor Estratégico trará conseqüências sérias , pois será necessário iniciar o processo de seleção de um novo fornecedor.

A seguir listamos algumas conseqüências dessa mudança de fornecedor estratégico:

• Desmobilização e mobilização do novo fornecedor;
• Período de adaptação aos procedimentos do Cliente;
• Atraso no cronograma geral do projeto;
• Horas extras ou aumento de mão de obra;
• Aumento de prazo para a execução do projeto;
• Maior pressão para conclusão do escopo;
• Aumento dos acidentes de trabalho;
• Perda de qualidade no serviço executado;
• Aumento de retrabalho;
• Pagamento de Multas por atraso na execução do projeto

Os fatos relacionados acima, certamente geram custos adicionais não previsto, pois o novo fornecedor terá de escolher entre manter o custo e atrasar e entrega do projeto, que também gera um custo pelo atraso no inicio da operação do empreendimento, ou gastar mais e atender o prazo exigido pelo cliente.

Neste artigo, faremos um breve relato sobre dois problemas que vimos como os principais relacionados à Mudança Arbitrária de Fornecedor Estratégico :

1º – Aumento de Horas Extras para a Seleção de um novo Fornecedor Estratégico

O processo de seleção de fornecedor não é simples, e pode ser mais complexo ainda dependendo das características do item ou serviço a ser comprado, pois as exigências podem ser maiores ou menores.

Pode-se dizer que há três características básicas a serem consideradas em um processo de seleção de um fornecedor: preço, qualidade e o serviço, porém no contexto competitivo em que as empresas se encontram, são necessários o desenvolvimento de diferenciais para a sobrevivência em um mercado em constante mudança.

É nesse cenário que os critérios de avaliação e seleção de fornecedores podem ser utilizados no gerenciamento da cadeia de suprimentos, que consiste em vantagem competitiva para as organizações que a compõem. Por isso que o processo de seleção dos fornecedores tem deixado para trás apenas seus critérios básicos, e passou a adotar outros critérios de seleção que são:

• Confiabilidade;
•  Custo do transporte,
•  Flexibilidade;
•  Capacidade tecnológica e de processo do fornecedor.

Além dos critérios acima, há também outros fatores que influenciam na seleção de um fornecedor:

• Capacidade produtiva: a produção deve satisfazer as especificações do produto, com o menor número possível de defeitos;
• Pós-venda: se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pó venda;
• Localização do fornecedor: às vezes se é recomendável que o fornecedor esteja próximo do comprador, ou pelo menos mantenha um estoque local.

Vimos acima, que o processo de seleção de fornecedores é de extrema importância e precisa ser o mais correto possível, caso contrário , as necessidades do cliente não serão perfeitamente atendidas e isso afetará diretamente na demanda, na qualidade e na logística do produto a ser fornecido.

Diante do exposto, concluímos que a seleção adequada de um fornecedor Estratégico, demando tempo e trabalho de profissionais capacitados, e retomar ao processo de seleção de um novo fornecedor para o projeto em execução aumentará consideravelmente o custo com horas trabalhadas, fato este que certamente contribuirá para o estouro orçamentário do projeto.

2º – Aumento de prazo na execução do projeto

Quando a Mudança Arbitrária de um fornecedor Estratégico ocorre no curso da execução de um projeto, o prazo para a execução do mesmo tende a aumentar, pois será necessário iniciar um novo processo para a seleção de um fornecedor substituto, além disto será necessário desmobilizar e mobilizar o novo fornecedor, o que por sua vez demandará um bom período de adaptação aos procedimentos do Cliente.

Enquanto isto, a produtividade do projeto cai e o prazo para a sua execução se estende, fazendo com que o cronograma inicial do projeto fique comprometido, refletindo no aumento das despesas/custos diretos e indiretos, o que conseqüentemente onerará a composição do orçamento inicial, fazendo com que ele estoure.

Conclusão:

Diante do exposto, avaliamos que a Mudança Arbitrária de um Fornecedor Estratégico durante a execução de um projeto é uma causa significativa de estouros orçamentários, pois esta mudança implicará na abertura de um novo processo de seleção para a escolha de um fornecedor substituto.

A escolha de um novo fornecedor gerará retrabalho e demandará tempo de profissionais capacitados a fazer esta seleção.

Figura 1 – Como mudança são riscos para estouro de orçamentos

A mudança de fornecedor estratégico no curso da execução de um projeto, onerará o custo de trabalho homem/hora e aumentará o prazo de execução do projeto , o que por sua vez acarretará no pagamento de multas à contratante.   Fatores estes, que contribuem diretamente para o aumento dos custos diretos e indiretos do projeto causando o estouro orçamentário.

Referências:

• ALVAREZ, Marisol Parra. QUEIROZ, Abelardo Alves de. Aproximações dos laços de parcerias entre fornecedor-cliente na cadeia de suprimentos como fonte de competitividade.
• https://pmkb.com.br/ma-gestao-de-contrato-e-estouros-de-orcamento/
• Guia PMBOK® 4ed. PMI 2008
• Bruzzi, Demerval Guilarducci – Gerência de Projetos: Uma visão Prática – São Paulo: Érica, 2202.
• Apostila curso de Pós-Graduação LATO SENSU em Gerenciamento Estratégico de Projetos, Módulo: Princípios do Gerenciamento de Projetos – Universidade FUMEC, Roberto Luiz Capuruçu Gattoni, MSc, PMP

Sobre os Autores:

Autora: Lívia Gonçalves de Oliveira; Administradora com especialização em Finanças, graduada pela Faculdade Pitágoras de Belo Horizonte. Atuação nas áreas Administrativas e Financeiras, Gerente Financeiro na Empresa Limnos Hidrobiologia e Limnologia Ltda. E-mail de contato: lgoncalves.livia@ig.com.br.

Autor: Gustavo Cruz Mota ; Engenheiro de Produção Civil graduado pela Faculdade de Engenharia e Arquitetura da Universidade Fumec. Atuação como consultor em projetos de construção e montagens industriais e de mineração. E-mail de contato: gustavocruzmota@hotmail.com.

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 5ª turma de Pós em Engenharia de Custos e Orçamento do IETEC.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.