Elaborando seu cronograma do projeto na gestão de tempo

Resumo do Artigo

A área de gerenciamento do tempo do projeto é preocupada em criar e controlar o cronograma do projeto, ficando preocupado com as atividades, seus recursos necessários para a execução das atividades e também além de realizar o seu sequenciamento para a sua execução. A gestão do tempo em projetos dentro das organizações é um indicador que cada vez mais se busca menores erros em seu planejamento.

Texto Principal

Falaremos nessa semana sobre gerenciamento de tempo nos projetos, para o desenvolvimento deste assunto podemos ir em duas linhas de raciocínio, compreendermos um pouco dos processos segundo o pmbok de gerenciamento de tempo e suas etapas ou falarmos sobre gestão de tempo e alguns conceitos de administração de tempo para otimização de execução de atividades, mas vamos ficar mesmo no entendimento das etapas área de tempo na gestão de projetos.

Tudo na gestão do tempo é interligado, o não cumprir de um prazo gera insatisfação com o seu cliente (qualidade) e geralmente impacta o financeiro da empresa (custo) e outras áreas. O que já podemos identificar neste processo é que se trata de uma área bem visual, ou seja, em seu resultado final é gerado o famoso cronograma, item este que para sua produção é necessário passar por etapas em sua construção mas que nem sempre é possível ter o tempo suficiente de elaboração de forma correta com a obtenção das informações e dados necessários. Quem nunca ouviu o pedido do seu cliente ou gestor logo no início do projeto a pergunta de quando o cronograma será entregue, quando o projeto começa, termina e seus marcos de entregas, as vezes nem mesmo o escopo do projeto está definido, mas já se busca este documento. O cronograma serve para ajudar as partes interessadas a entender como o trabalho será feito e também servindo de apoio para acompanhar o progresso do projeto. Para elaborar e desenvolver o cronograma o mesmo deve ser baseado de acordo com as entregas da EAP, que será decompor os pacotes definidos em atividades, quantas foram necessárias para a sua entrega.

Um problema com os prazos dentro de um projeto é que o mesmo é ligado a uma previsão que foi realizada, previsão esta que são elaboradas e sendo produzidas durante o planejamento do projeto e estão sujeitas a margens de erro, e o que podemos fazer é buscar a melhor previsão possível neste período do planejamento utilizando as ferramentas e técnicas disponíveis, e quando de fato o projeto estiver em sua execução trabalhar para que a mesma seja cumprida, portando já sabemos que quanto maior o tempo no planejamento maiores são as chances de sucesso.

Após o desenvolvimento do documento de planejamento, com as diretrizes que deverão ser tomadas, suas políticas e as formas que as etapas serão estabelecidas e gerenciadas a primeira coisa que se deve fazer é a definição das atividades, que é a identificação das atividades que serão necessárias para produzir as entregas do seu projeto, e lembrando que neste momento já temos a EAP do projeto produzida e com base nos pacotes de entregas do projeto identificar todas as atividades necessárias para a sua entrega, não pensando em mais nada além do que deve ser feito, esqueça o tempo necessário ou quem irá executar ou a sua sequência, apenas deve-se decompor os pacotes de trabalho em uma lista de atividades ok? Para listar as atividades utilize os especialistas no produto, a equipe do projeto e quem tiver maiores conhecimentos do que deverá ser entregue.

De posse de todas as atividades necessárias para execução e entrega dos pacotes será o momento de sequencia-las em ordem de realização, o que pode ser feito antes ou depois, o que pode ser feito em paralelos ou atividades mandatórias que devem ser respeitadas. Seguindo a linha do pmbok, o resultado desta etapa do planejamento será que após a realização do sequenciamento das atividades o seu resultado será a geração do diagrama de rede, segue abaixo uma imagem básica de um diagrama de rede, mas não se preocupe, pois se tiver utilizando uma ferramenta como o MS Project por exemplo o digrama de rede é criado automaticamente de acordo com o seu preenchimento das atividades e a sua sequência.

Podemos agora realizar o processo de estimar os recursos das atividades, o que na prática o gerente de projetos realiza em paralelo desde o momento que foi iniciado a listagem das atividades e no sequenciamento. Não há impactos de ocorrer de poder estimar recursos diferentes de acordo com o sequenciamento das atividades, mas um ideal é pensar em realizar por partes, focar seu esforço para cada ação. Quando pensarmos em estimar os recursos é importante entender que não se trata apenas de recursos do tipo pessoas, mas também pensar sobre o que se precisa também de materiais necessários para a entrega, pois essa saída, o cronograma, é uma entrada em custos, servirá como base de estimativa também por lá.

E agora que já sabemos quais recursos precisamos em cada atividade, podemos estimar o tempo necessário de cada uma delas, é o que será realizado no processo de estimar as durações das atividades, pois a duração da atividade só é possível realizar com base nos recursos que foram determinados, por exemplo se foram determinados recursos seniors ou junior e a sua quantidade, tudo isso impactará na duração. Para estimar as durações podemos utilizar algumas técnicas, 3 delas que conheço como principais são as estimativas análogas, que tem como base utilizar projetos similares e quando não há muita informação sobre o projeto, ocorrendo geralmente no início do projeto. Temos as estimativas paramétricas, que também pode ser baseada em projetos anteriores e similares porém a fonte utilizada são dados que podem ser de certa forma medidos, um exemplo simples é se na sua fonte de estimativa a atividade for de uma pintura de parede e haver o registro que um pintor levou 1 hora por parede você irá estimar para seu projeto de acordo com a quantidade de paredes e multiplicar, entende o conceito?

E temos a estimativa chamada de três pontos, quando é utilizada três faixas, uma informação histórica com uma duração otimista, uma mais provável e outra pessimista, sendo uma técnica para definir uma faixa aproximada, conhecido o seu cálculo como estimativa PERT, dê uma pesquisa para conhecer mais. Uma observação que esta técnica também é utilizada em custos para sua estimativa.

Como penúltima etapa de planejamento da área de tempo o seu processo é o desenvolver o cronograma, etapa que simplesmente consolida tudo que foi produzido até o momento com a análise das atividades listadas, suas estimativas de recursos e sua duração, e assim a formalização da criação do cronograma do projeto. Existem muitas técnicas neste processo, como método do caminho crítico, otimização dos recursos, antecipações e esperas, compressão de cronograma e outros, podemos discutir se quiser em outro momento, para este momento, basta entender que será a consolidação e assim gerar o modelo do cronograma. E agora é só controlar!

Conclusão

Existem diversas formas de se estruturar um cronograma, para cada projeto você irá avaliar a melhor forma de monitoramento que lhe permita uma melhor gestão. As duas estruturas mais comuns são: por entregas ou realizar por fases. Na forma de entregas, será quebrado o produto/serviço a ser entregue em pedaços e organizar as atividades para conclusão desses pedaços individualmente e já por fases será criado um conjunto de fases relacionadas ao ciclo de vida do projeto e organizar as atividades para sua conclusão. No exemplo disponibilizado se trata de um projeto que participei para implantação de uma metodologia de gestão de projetos na empresa, e neste cronograma atende a projetos com ciclo de vida em cascata baseado em fases.

O controle e o seu monitoramento são essenciais para que se perceba possíveis desvios com antecedência ainda em tempo de correção, para esta gestão deve se dar a atenção e dedicação ao máximo, e o que ironicamente como o tema principal deste artigo, demanda tempo para realização. E durante este controle serão gerados os indicadores de desempenho do trabalho do projeto, revisões no cronograma e geração de novas linhas de base. Gerenciar prazos exige conhecimento e utilização de metodologias, e nesta gestão o seu cumprimento reflete diretamente no sucesso do projeto e nas estatísticas sobre gestão de projetos da sua organização.

Dicas

1) Nunca deixe de atualizar o progresso de seu cronograma pois um cronograma desatualizado não serve para nada.

2) Não esqueça de configurar o calendário do projeto, sendo essencial para se chegar a um cronograma mais realista, inserindo os feriados, folgas e férias.

3) Atenção na inserção das dependências entre as atividades, veja e reveja, dependências erradas pode gerar um grande “buraco” de esforço no projeto ou mesmo atrasando a entrega do projeto exibida.

4) Não ter tarefas maiores do que 40 horas, tarefas entre 8 e 40 horas são melhores para o seu gerenciamento e tomadas de decisões mais rápidas.

5) Destaque os marcos e suas entregas importantes, irá ajudar na gestão e além de ser boas práticas para um status mais executivo de completude das entregas.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Projeto de metodologia em gp.  link a seguir.

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Referências Bibliográficas

• Baucaui, A.; Borba, D.; Silva, I.; Neves, R. Gerenciamento do Tempo em Projetos, 2ª. ed. Rio de Janeiro: FGV: 2007.
• Ricardo Vargas, Gerenciamento de Projetos, Estabelecendo Diferenciais Competitivas, 6ª Edição. Editora Brasport, 2005
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• Mario H Trentim, Mundo PM, Gerenciamento do tempo em projetos, http://blog.mundopm.com.br/2013/10/18/gerenciamento-do-tempo-em-projetos-parte-1, acessado em junho/2014
• Lucas Marte, techoje, A importância do gerenciamento do tempo nos projetos, http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409, acessado em junho/2014

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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