Publicado em 01/07/2014
O processo de encerramento acontece normalmente em dois momentos, ou no final do projeto ou no final de uma fase. No caso do encerramento de uma fase temos logo na sequência um processo de inicialização a ser feito.
Porém o projeto pode ser finalizado entre uma fase e outra e o motivo deste encerramento podem ser diversos:
- Mudança de prioridade da empresa;
As vezes a estratégia da empresa é alterada e o seu projeto que está em andamento já não é mais tão importante e por consequência os recursos começam a ficar escassos, tantos os financeiros quantos os humanos e etc.
- Estouro nos custos;
A evolução dos custos durante a execução do projeto pode não evoluir da forma planejada e isto pode fazer com que o Gerente de Projeto sinalize ao patrocinador do projeto que o mesmo deverá ser encerrado.
- Estouro no prazo;
Por diversos motivos pode ser que o prazo de encerramento do seu projeto sofra grandes alterações que faça o Gerente de Projeto resolva encerrar o projeto.
- Projeto finalizado.
O fato de encerrar o projeto no meio de sua execução é um processo muito difícil, porém em algumas situações, como as citadas acima, devem ser consideradas, pois a continuidade do mesmo pode ser ainda mais prejudicial ao projeto e a sua empresa.
Desta maneira digo que é importante estar sempre acompanhando os relatórios de controles e indicadores do projeto, assim evitando que o seu projeto seja encerrado no meio do projeto, porém é bom tomar cuidado com o sentimento que temos pelo projeto o que nos faz ter ignorar a opção de encerrar o projeto.
Para que seja toma a decisão correta é recomendado estruturar o seu processo de decisão, segue abaixo uma sugestão:
- Identifique o real problema
Identifique qual é o problema do seu projeto alteração de prioridade, estouro de custo ou estouro de prazo ou algum outro. Nesta etapa o importante é identificar o real problema.
- Geração de Alternativas
Elabore alternativas para a solução do seu projeto antes de simplesmente decidir que o mesmo será encerrado, porém também não descarte-a. Nesta etapa o famoso brainstorm é muito importante.
No caso de uma alteração de prioridade você pode propor um aumento de escopo para que o mesmo volte a ficar atrelado a estratégia da empresa.
No caso de problemas de prazo e custo é necessário realizar uma análise mais ampla, visando quais são os danos que estas alterações irão causar no projeto e na empresa.
- Avaliação de Alternativas
Verifique se existe alguma alternativa que pode ser aplicada para que o seu projeto não seja finalizado.
Depois de ter uma quantidade adequada de alternativas analise as mesmas e decida.
- Decisão
O fato de estruturar o processo de decisão eu considero muito importante pois isto ajuda o Gerente de Projeto a se desvencilhar de alguns sentimentos que podem leva-lo a tomar uma decisão incorreta e assim prejudicando ainda mais a sua empresa.
Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.
E-mail de contato: daalmeida@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Normalmente, espera-se encerrar o projeto quando todas as suas etapas estão concluídas e todas as partes interessadas estão satisfeitas com os resultados alcançados.
Entretanto, alguns fatores podem forçar o encerramento prematuro do projeto. São eles:
• Mudança de prioridade da empresa: Vivemos em um ambiente globalizado onde as organizações são afetadas por inúmeros fatores a todo tempo e isso pode levar a uma mudança na estratégia da empresa, e consequentemente, alguns projetos que estavam em execução perdem sua importância e relevância para o atingimento das metas do novo planejamento estratégico da empresa.
• Estouro de custos: Exceder o custo previsto para um projeto pode inviabilizar a sua implantação. Desta forma, a fase de planejamento de custos, tempo e uma clara definição do escopo são fundamentais para que isso não ocorra.
• Estouro do prazo: Tempo é dinheiro! Se o projeto não anda de acordo com o que foi definido no cronograma, consequentemente um prazo maior para a sua execução acarretará em custos adicionais o que poderá tornar o projeto inviável.
• Projeto finalizado: É preciso saber a hora de parar! Mesmo sendo uma decisão muito difícil, insistir no erro pode ser ainda mais prejudicial para o projeto e para a empresa.
É imprescindível acompanhar de perto todos os relatórios de controle e indicadores do projeto. Todos os desvios devem ser tratados na sua causa raiz assim que identificados, desta forma é possível controlar e reduzir as chances do projeto se encerrar antecipadamente.
A decisão de encerrar o projeto deve ser tomada de forma racional, o envolvimento pessoal no projeto pode fazer com que você postergue ou ignore esta decisão.
Por se tratar de uma decisão tão difícil e complexa, esta deve ser tomada de forma estruturada. Isso pode ajudar e muito!
o Identifique o real problema: Saber realmente o que contribuiu para o resultado insatisfatório do projeto é o primeiro passo para decidir sobre o encerramento antecipado ou não.
o Geração de alternativas: Neste ponto a experiência e a criatividade contam muito! Identificado o real problema, quais são os outros caminhos que podem ser seguidos para alavancar o projeto? Utilizar algumas ferramentas da qualidade pode ajudar e muito nesta etapa, como por exemplo, uma sessão de brainstorming.
o Avaliação das alternativas: Após o levantamento de todas as alternativas possíveis, é fundamental uma avaliação mais aprofundada para verificar se de fato elas poderão salvar ou não o projeto.
o A decisão: A habilidade essencial para um bom gestor de projetos, e a mais importante de todas, é tomar decisões assertivas a respeito dos projetos que gerencia. Após análise criteriosa de todos os dados levantados nas etapas anteriores, é o momento de tomar a decisão mais adequada a respeito do projeto, baseado em fatos concretos e deixando lado qualquer sentimento que possa influenciar em uma decisão inadequada.