Os Programas e Projetos Complexos

Para este artigo escolhi um assunto que é bastante pertinente à nossa realidade atual e importante para a realização de grande parte do nosso trabalho como profissionais de gerenciamento – a complexidade de Projetos e Programas.

Segundo o dicionário Michaelis (michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/) complexo significa: adj (lat complexu) 1 Que abrange ou encerra muitos elementos ou partes. 2 Que pode ser considerado sob vários pontos de vista. 3 Complicado.

Na prática, a complexidade de Programas e Projetos é um conceito que varia muito com a perspectiva de cada um. Depende de experiências anteriores, do ambiente em que o Programa está inserido, do conhecimento dos envolvidos, da realidade atual do Programa, da indústria, da organização que o desenvolve, etc. Porém, a complexidade dos Programas e Projetos sempre é um desafio para os profissionais envolvidos no seu desenvolvimento, no ambiente de globalização, dinamismo e alta competitividade em que vivemos.

A complexidade de projetos não chega a ser uma novidade do mundo moderno. Programas e Projetos complexos sempre existiram. Basta pensar na construção das pirâmides do Egito, nas construções e cidades dos Impérios Maia e Inca, nas conquistas de Alexandre, O Grande da Macedônia, nas Muralhas da China, etc. Nem é uma característica de uma determinada área como engenharia ou construção. A realização dos Jogos Olímpicos ou de uma Copa do Mundo de futebol, o lançamento internacional de um novo produto, ou uma campanha para eleição de um candidato a Presidente, são exemplos de Programas com um alto grau de complexidade. Tão pouco é ligada ao tamanho do projeto. Pequenos programas e projetos podem ter um alto grau de complexidade.

A novidade é que o nosso aprofundamento no conhecimento em gerenciamento, o desenvolvimento de novas metodologias, técnicas e ferramentas, a informatização dos processos, o controle que temos sobre a execução, etc., nos permitiram desenvolver uma consciência maior sobre a complexidade dos Programas e Projetos que gerenciamos. O que mudou é a nossa consciência sobre essa complexidade e, consequentemente, a maior possibilidade de gerencia-la.

Para ajudar as organizações e gerentes a vencer esse desafio e atingir os objetivos dos seus Programas e Projetos, entregando resultados e realizando benefícios, o PMI (Project Management Institute) recentemente lançou um novo Guia de Práticas, o Navigating Complexity: A Practice Guide.

O Guia de Práticas é uma nova categoria de padrões do PMI que vem a se juntar às categorias já existentes: Padrões Fundamentais (Foundational Standards), Padrões Práticos (Practice Standards and Frameworks) e Extensões dos Padrões (PMI Standards Extensions).

O PMI define um Guia de Práticas “como um padrão que fornece informações de apoio e instruções complementares para a aplicação de normas do PMI. Guias de Práticas não são padrões baseados em consenso geral e não passam pelo processo de revisão. No entanto, os resultados do trabalho podem ser introduzidos mais tarde como um potencial padrão e, dessa forma, ser submetido ao processo documentado do PMI para o desenvolvimento de padrões de consenso geral”. (Navigating Complexity: A Practice Guide, página V – Prefácio).

No âmbito desse guia, a complexidade de um Programa, Projeto ou do ambiente a que eles estão inseridos é determinada pela dificuldade de gerenciamento devido ao comportamento humano, comportamento de sistemas e ambiguidades.

O seu principal propósito é suportar as organizações e seus gerentes, na árdua missão de navegar com sucesso a complexidade de seus programas e projetos, fornecendo subsídios para: definição da estrutura organizacional; categorização e entendimento das causas da complexidade; avaliação da complexidade através de um processo simples e fácil; e orientação para transformar ideias em ações e gerenciar os efeitos da complexidade através de planos de ação.

O Guia é dividido em sete seções, apresentadas a seguir, que fornecem as boas práticas para analisar e navegar a complexidade dos Programas e Projetos:

Seção 1 – Introdução

Seção 2 – Considerações sobre a Organização: discute a necessidade de suporte das estruturas organizacionais para o alinhamento entre recursos (pessoas), programas e projetos.

Seção 3 – Enfrentando a complexidade: apresenta as três principais categorias de complexidade: comportamento humano, comportamento de sistemas e ambiguidade, que contribuem para a dificuldade em gerenciar programas e projetos complexos.

Seção 4 – Padrões fundamentais e práticas úteis: identifica as quatro áreas – escopo, comunicação, stakeholders e riscos – que geram os maiores desafios e sugere práticas que podem ser utilizadas para gerenciar a complexidade.

Seção 5 – Navegando a Complexidade: o questionário de avaliação: apresenta um modelo de questionário para avaliar e determinar os potenciais aspectos que contribuem para a complexidade.

Seção 6 – Cenários complexos e atitudes positivas: fornece exemplos situacionais, através de cenários, e sugestões de ações para ajudar o gerenciamento da complexidade nessas situações.

Seção 7 – Desenvolvimento do plano de ação: fornece subsídios para criação de um plano de ação e identifica a necessidade de acompanhamento e análise frequentes dos fatores de complexidade dos programas e projetos.

Essa é uma pequena apresentação do conteúdo do Navigating Complexity: A Practice Guide, um guia que deve fazer parte da nossa biblioteca e lista de referências importantes. Sem dúvida uma ótima leitura, recomendada a todos os profissionais envolvidos em gerenciamento de Programas e Projetos.

Uma ótima semana a todos!

Referência Bibliográfica:

Project Management Institute – Library of PMI Global Standards, no endereço http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/Standards-Library-of-PMI-Global-Standards.aspx

Navigating Complexity: A Practice Guide. USA: Project Management Institute, Inc., 2014. 

Sobre o Colunista: Alexandre Zoppa, PMP, SpP, MSP Foundation, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras.

E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br;

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