A administração do tempo e produtividade

Como estamos no meio de mais um ano percebo que seja interessante observar como estamos dividindo nosso tempo durante o dia. Esta é uma forma de conseguirmos cumprir nossas metas para este ano. Quem de nós nunca se pegou dizendo as frases : ” O que eu fiz hoje ? , ou ” Já são 11 horas, eu não fiz nada até agora”!  Realmente isto é comum , mas permanecer desta maneira não é favorável a ninguém, quer seja na vida pessoal e principalmente na vida profissional.Seguimos uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso senso crítico de prioridade. Até nos empenhamos em programar atividades que necessitamos, mas damos importância  mesmo, em muitos casos, a apenas aquilo que queremos. No ambiente profissional a produtividade do colaborador é medida através dos resultados que ele gera para a sua organização. Quando os resultados são positivos, entende se que houve uma atenção focada, mas quando estes resultados caem ou se estabilizam em um patamar desfavorável ou insuficiente, o colaborador precisa imediatamente rever suas prioridades e voltar a ser produtivo.

A produtividade precisa ser um objetivo constante e real para cada um . Diante de tudo o que precisa e necessita fazer, como podemos compreender a escala de prioridades e tomar as melhores escolhas, pessoais e profissionais durante o dia. Importante é atentar para alguns pontos que cito abaixo, mas sobre tudo a mudança de hábitos e comportamentos é imprescindível para o sucesso e cumprimento das tarefas, atividades e metas estabelecidas.

Fique muito atento naquilo que rouba seu tempo; 

_FALTA DE PLANEJAMENTO: Iniciar seu trabalho sem planejar o que vai fazer . Agir sem pensar, não te levará a conclusão das tarefas.

Muitas vezes começamos a fazer nosso trabalho ou atividades rotineiras sem planejamento. Isto consome tempo, pois quando se planeja consegue se cercar os riscos e administrar o tempo, pois se consegue prever o quanto de tempo gasta se para cada atividade listada. Isto elimina as chances de algo dar errado. Ex: Você precisa ir até uma loja que fica bem no centro da cidade. Se você não planejar o trajeto antes de sair poderá ficar parado no trânsito devido ao horário e perder todo seu tempo. Planeje uma rota alternativa, com menos transito, semáforos e etc… 

_ ORIENTAÇÃO : Ignorar atividades ou tarefas importantes para fazer tarefas improdutivas.

Agir por impulso ou ignorar atividades importantes fazem com que você seja improdutivo e não conclua o seu objetivo. Analise a tarefa que irá desempenhar e avalie se realmente ela é importante naquele momento. Deixar de concluir a tarefa planejada para aquele momento podes e tornar um problema maior, pois ela ficará com status de pendente. 

_ ATENDER A TODOS: Aprenda a dizer “não” algumas vezes;

Quando você é muito solícito e atende a todos em tempo hábil quase sempre as pessoas vão usufruir disto de maneira abusiva. E em 90% destes casos alguma de suas tarefas importantes vão ficar sem ser executada. Aprenda a dizer não de forma educada e compreensiva, pensando em se privar para cumprir seus compromissos. Pense que naquele momento você precisa dar atenção a outra prioridade e avalie a situação. ” No momento eu não posso te atender, pois estou muito ocupado(a). Pode ser em outro horário? ” São formas educadas de se dizer um  não e ganhar tempo para fazer o que se realmente precisa. 

_ PRIORIDADE : Nunca seja intransigente e procrastine atividades que realmente são essenciais para o momento.

Faça o que for possível e resolva as atividades que possam se tornar um problema caso sejam postergadas. Não adie decisões ou atitudes, isto poderá trazer perdas incalculáveis e uma dor de cabeça desnecessária. 

_DESORGANIZAÇÃO: Desordem no ambiente de trabalho ou na classificação e listagem das tarefas podem comprometer sua produtividade.

Ser organizado significa fazer uma classificação de maneira lógica e ordeira de documentos e atividades. Organize suastarefas e atividades em sequencia lógica de execução ou escala de prioridade, lembrando que tudo que está pendente precisa ser resolvido. Dê uma boa olhada em seu ambiente de trabalho e organize o.  Um ambiente organizado e limpo te incentivará a produzir mais. 

_ ATENÇÃO : Mantenha a concentração, tenha foco na tarefa e vislumbre o resultado.

Mantenha o foco em resolver a tarefa, tente ao máximo não perder a concentração na atividade realizada. Quando você perde a concentração demora muito tempo para recompôlánovamente.

Pense no resultado que a tarefa resolvida te trará, isto irá te motivar e focar em sua conclusão. 

_ DESCANSE;

Relaxe a cada 50 minutos de trabalho. Levante-se, dê uma volta.  Isto te proporcionará um melhor rendimento.

Faça a diferença, fazendo diferente! Pense nisto, vamos pensar juntos.

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Autor: Rogério Mendes é formado pelo CNSD em processamento de Dados
é Bacharel em Administração pela FUNCESI.
Com MBA em Gestão de projetos pelo PITÁGORAS-BH.
Atua na área de planejamento na Concremat Engenharia.