Publicado em 24/02/2014
Tão importante quanto conhecer os fundamentos do Gerenciamento de Projetos, é dominar a utilização de ferramentas que sejam capazes de concretizar os objetivos propostos em cada área do conhecimento envolvida no processo.
Um dos aspectos que envolve maior quantidade de indicadores e métodos é o custo do projeto. Na condição de uma das principais restrições, influencia a forma como são pensadas diversas questões, principalmente no que se refere às aquisições.
Sendo assim, o presente artigo tratará da utilização e influência na aquisição de insumos, de uma das principais ferramentas de análise de custos: A curva ABC.
Histórico e metodologia
A curva ABC, basicamente, é um método de classificação de informações que trabalha em função do valor relativo dos recursos analisados. É baseada em um teorema desenvolvido pelo economista Vilfredo Pareto, feito a partir de um trabalho no qual ele identificou que 80% da riqueza se concentrava em apenas 20% da população.
Talvez você se pergunte o que esse conceito tem a ver com o controle de aquisições em um projeto, fato compreensível, visto que a princípio a relação é indireta. A questão é que o princípio de Pareto pode ser aplicado quando buscamos identificar o impacto de determinados insumos sobre o todo.
Geralmente podemos classifica-los em três grupos, ou classes, responsáveis pelo nome da técnica:
Grupo A: Aproximadamente 20% dos insumos, que apresentam maior custo, quantidade ou importância para o projeto. São considerados críticos e seu controle é de extrema importância para o andamento das atividades;
Grupo B: Cerca de 30% dos insumos, que possuem valores relativos de custo, importância ou quantidade para o projeto. Apresentam um nível de impacto inferior aos itens do grupo A.
Grupo C: Geralmente representa 50% dos insumos, que possuem os menores custos, quantidades ou importância no projeto. Seu impacto é o menor dentre os três grupos.
A aplicação no Gerenciamento de Aquisições
Após analisarmos a forma como funciona a Curva ABC é fácil perceber o quanto ela pode ser útil na hora de definir a melhor estratégia de gerenciamento de aquisições.
A partir dela é possível identificar quais os itens que afetarão mais fortemente o projeto. Isso quer dizer que sua aplicação fornece o conhecimento dos materiais, equipamentos e demais recursos que devem ser administrados com maior cuidado para evitar-se a formação de gargalos.
Com isso o gerente pode definir a melhor forma de:
Selecionar fornecedores: De acordo com o impacto do recurso é possível traçar o perfil do fornecedor buscado. Se o item é dos mais críticos, por exemplo, é necessário sempre ter um “plano b” em vista. Trabalhar com um único fornecedor seria péssimo, visto que, no caso de um imprevisto, a falta desses insumos, mesmo por pouco tempo, poderia causar um prejuízo enorme para o projeto.
Negociar preços: Esse aspecto é importante tanto para itens relativamente caros quanto para aqueles que apresentam grande volume, visto que pequenas economias em custos unitários podem levar a grandes economias acumuladas. Sendo assim, a partir da curva é possível estabelecer quais são as prioridades em termos de redução dos custos, poupando o tempo e esforços da equipe do projeto.
Controlar estoques: Outro ponto que deve receber atenção na execução de um projeto diz respeito ao controle de estoques. O gerenciamento dos espaços disponíveis e dos valores que podem ser desembolsados é essencial para o andamento das atividades. Sendo assim, a Curva ABC permite identificar quais insumos devem receber prioridade de aquisição e estocagem, em função de aspectos como a importância o para projeto, o prazo de aquisição e alocação na obra e sazonalidades que envolvem certos materiais.
É fácil notar a grande utilidade da Curva ABC para o gerenciamento das aquisições do projeto. Ela fornece uma perspectiva precisa dos itens que devem ser administrado com maior cuidado para que o custo e o prazo se mantenham controlados ao longo de todo o ciclo de vida.
Sendo assim, sua aplicação é válida principalmente em situações nas quais é exigida a priorização de tempo e esforços, aplicados nos recursos utilizados. Conseguir variações em determinados itens pode trazer resultados mais significativos para o projeto, otimizando as atividades e permitindo maior eficiência em todos os processos envolvidos.
Sobre o Colunista: Bruno Augusto, estudante do Curso de Engenharia de Produção Civil no CEFET MG. Trabalha há 3 anos como Assistente de Engenharia em Planejamento e Controle de obras de galpões industriais, na empresa SGO construções. Na área de construção, também já atuou com controle tecnológico de concreto e execução de obras prediais. Técnico em Química formado pelo CEFET MG, trabalhou por 1 ano e meio como Inspetor de qualidade em uma indústria da Coca Cola Company. Criador e idealizador do blog A Engenharia em Foco: http://aengenhariaemfoco.blogspot.com.br.
E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Tendo agora conhecimento eficaz sobre o que é a curva ABC fica claro e mais fácil entender como se pode aplicar tal ferramenta no gerenciamento de aquisições. A curva ABC é baseada no teorema de Pareto, onde foi identificado que 80% da riqueza se concentrava em apenas 20% da população. Sendo uma das principais ferramentas de análise de custos, o objetivo principal da curva ABC consiste na divisão de categorização de insumos, seja ele material ou um serviço, em função do valor relativo desse insumo. Através da curva ABC pode-se identificar o impacto de determinados insumos sobre o todo. Quando se tem conhecimento de quais insumos são os mais críticos, possuem maior impacto sobre o projeto e quais são menos críticos e possuem menor impacto, fica visível quais são os insumos que afetarão com maior força o projeto, esses devem ser administrados e controlados com maior cuidado, a fim de evitar futuros problemas e possíveis gargalos. Através da curva ABC, após a identicação dos insumos mais críticos, o gerente pode definir qual a melhor forma de selecionar fornecedores, negociar preços e controlar os estoques, tudo isso atentando-se a classe (A, B ou C) para cada isumo. Após a leitura deste artigo, ficou evidente a grande utilização da curva ABC para o gerenciamento de aquisições de um projeto. Ela auxilia para maior entendimento dos insumos, atentando-se para os mais críticos que devem ser administrados com maior cuidado para que não hajam atrasos ou variações.
O artigo fala sobre a ferramenta de análise de custos chamada de curva ABC. O artigo permeia rasamente sobre o histórico da ferramenta e implantação. A curva ABC ou análise de pareto ou até mesmo regra 80/20 são denominações diferentes para a mesma ferramenta que consiste em categorizar de acordo coma sua importância seu estoque. Esta metodologia começou a ser utilizada pelo consultor de qualidade Joseph Moses Juran que identificou que 80% dos problemas são geralmente causados por 20% dos fatores. Já o economista Vilfredo Pareto observou que 80% das riquezas são concentradas nas mãos de 20% da população. Trazendo para o contexto da curva ABC podemos fazer a segregação dos insumos na curva A, B ou C. Considera-se curva A os insumos de maior valor agregado, maior custo, importância ou quantidade. Sendo assim são considerados os insumos críticos de uma organização. Estes insumos correspondem a 20% dos insumos geralmente. A curva B são insumos com relativos custos e importância ou quantidade. Representam cerca de 30% e são considerados “menos” importantes que os insumos de curva A. Já os insumos de curva C são os que possuem menos custos, quantidade. O impacto destes insumos na operação é o menor dos três cenários aqui apresentados. Atualmente utilizar a curva ABC no armazenamento de ativos é primordial para qualquer empresa que deseja reduzir custos e se manter competitivo no mercado. A curva ABC é utilizada principalmente para a organização de estoque em armazém onde deve-se realizar o FEFO dos produtos e obedecer a curva ABC de saída dos mesmos. Isso porque, os produtos de curva A devem estar dispostos de maneira que seja possível sua retirada imediata do estoque uma vez que este é o ativo de maior quantidade no estoque e que possui maior saída. O FEFO também é empregado nestes casos devido a necessidade de se otimizar a vida útil do ativo. Imagine que um ativo como um lubrificante que possui data de validade seja armazenado no fundo do armazém e que este produto só será retirado dali quando se retirar ou vender todos os outros produtos que estão à sua frente. Neste cenário dependendo da velocidade de escoamento do estoque é possível que este produto saia da data de validade antes mesmo de ser vendido devido ao armazenamento incorreto deste ativo. Neste caso a metodologia da curva ABC aliada ao FEFO (primeiro a chegar é o primeiro a sair do armazém) minimiza perdas de ativos por prazo de validade e obsolescência por exemplo. Podemos aliar este conceito a aquisições de ativos também. Não devemos desprender recursos para compra demasiada de ativos de curva C e B por exemplo. É necessário que o planejamento de aquisições seja feito de maneira a considerar estes pontos antes de finalizar a aquisição de ativos para uma organização. Além disso é necessário realizar a análise da curva ABC na aquisição de ativos para tomada de decisão para negociação de preços, seleção de fornecedores e controle de estoque. A tomada de decisão para aquisição de insumos deve ser balizada de acordo com a curva ABC para a seleção de fornecedores. Por exemplo se um de seus insumos está na curva A ele é de extrema importância, logo a seleção do fornecedor deve levar em consideração clausulas de contrato que resguardem o desabastecimento de insumo e também deve-se ter fornecedores backup para minimizar problemas de abastecimento para os produtos de maior giro pois em caso de desabastecimento o prejuízo será maior se comparado com os produtos de curva B e C. Além disso, a negociação de preços deverá também ser balizada pela curva ABC. Insumos de curva A por exemplo são insumos de maior quantidade, logo, qualquer desconto na negociação de preço destes insumos irá resultar em uma economia mais significativa para a organização. Assim, na negociação é importante levar em consideração não apenas o percentual de desconto para o desconto efetivo para o negócio como todo. Por exemplo, em alguns casos a margem de desconto para insumos de curva C pode ser elevada mas a economia final pode não ser tão significativa quanto uma pequena margem de desconto para um insumo de curva A por exemplo. E por último, deve-se levar em consideração o controle de estoque e a curva ABC dos insumos, uma vez que possuímos estoques limitados devemos realizar a gestão de aquisição de novos insumos de maneira a otimizar os projetos os quais estes insumos serão utilizados. Sendo assim, aspectos como importância para o projeto, prazo de aquisição, sazonalidade e outras restrições devem ser analisadas antes de finalizada a aquisição de novos insumos. Contudo, após a exposição dos benefícios da utilização da curva ABC para priorização de aquisições se torna claro a necessidade de se utiliza-la para gestão das aquisições de uma organização de acordo com sua relevância para o negócio da organização em questão.
Aluna: Maressa Luiza da Paixão
Pos em Gerenciamento de Projetos PUC MG São Gabriel
Disciplina Gestão de Aquisições
Professor: Italo
Entendo que a curva ABC é uma ferramenta fundamental nos dias de hoje para podermos definir o foco onde se deve ter mais atenção, ou seja, direcionar melhor os esforços necessários para um resultado mais satisfatórios.
E levando em consideração um projeto onde um GP estará atuando ele trará a concentração dos esforços de ganhos em negociações e redução de riscos na execução das fases dos projetos de acordo que o mesmo deseja. Além disso, pode também servir de auxilio no controle dos riscos que esta em execução no projeto e de acordo com a citação do autor da importância de usar alternativas para fornecedores de recursos que possuem um alto grau de importância dentro do projeto
Washington Luiz Ferreira
Aluno de MBA em Gestão Estratégica de Projetos do Centro Universitário UNA
Gestão de Aquisições, Portfólio e PMO – 2017/1
A curva ABC é fundamental para classificar os insumos, de modo a destacar aqueles que têm maior participação no custo total da obra. Isso possibilita além dos fatos acima expostos, definir prioridades nas negociações, como também prever impactos oriundos de possíveis retrabalhos e correções. Agrupa-se os itens em faixas percentuais referentes ao custo total de cada insumo em relação o custo total da obra em Reais, realizando-se uma soma acumulada de valores:
Faixa A: agrupar os itens mais caros, cujos valores percentuais somados representam 50% do valor acumulado da obra em R$ (metade do custo de insumos para a obra);
Faixa B: agrupar os itens de valor menor que a faixa A, cujos valores percentuais somados representam 30% do valor acumulado da obra em R$;
Faixa C: agrupar os itens mais baratos restantes (20% do valor acumulado da obra em R$).
Este agrupamento permite que o Gerente do Projeto concentre esforços de ganhos em negociações e redução de riscos na execução da obra associados aos insumos pertencentes às faixas A e B, que juntas totalizam 80% do custo total de insumos da obra.
Eduardo Firmino Opsimakis
Aluno de MBA em Gestão Estratégica de Projetos do Centro Universitário UNA
Gestão de Aquisições, Portifólio e PMO – 2017/1
No gerenciamento de um projeto é importante usar ferramentas adequadas.
No gerenciamento de aquisições a utilização da curva ABC é de grande importância para a definição de prioridades. Através desta ferramenta é possível definir a melhor estratégia para evitar a formação de gargalos como diz o autor. A ferramenta possibilita o gerente definir a melhor forma de negociação dos preços, a seleção dos fornecedores e o controle de estoques.
Edilene Aparecida de Oliveira
MBA em Gestão Estratégica de Projetos do Centro Universitário UNA
Gestão de Aquisições, Portifólio e PMO – 2017/1
Conforme exposto pelo autor, a utilização da curva ABC no planejamento, execução e controle de aquisições é de grande importância para a definição de prioridades. É uma ferramenta que pode auxiliar na disponibilização dos recursos na quantidade e momento corretos, o que possui grande importância para as outras áreas de Gestão de Projetos, principalmente para Gerenciamento de Custos e de Tempo. Além disso, pode também auxiliar no controle dos riscos do projeto, principalmente quando o autor cita a importância de ter alternativas para fornecedores de recursos de alto grau de impacto no projeto.
Gabriel Augusto Pereira de Almeida
Aluno de MBA em Gestão Estratégica de Projetos do Centro Universitário UNA
Gestão de Aquisições, Portifólio e PMO – 2017/1
É importante usar ferramentas adequadas em todas as etapas do projeto, inclusive nas Aquisições que é umas das principais áreas principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços. A Curva ABC é muito utilizada para controle de estoques, mas tem eficiência nas aquisições devido sua utilidade em definir estratégias para o Gerenciamento de aquisições, pois é possível identificar o impacto de determinados insumos sobre o todo. Com a identificação dos itens que mais afetam o projeto o GP poderá definir melhor suas estratégias, dando mais atenção e elaborando planos alternativos para os itens mais críticos, e acompanhando os demais itens de acordo com sua relevância. Portanto, a Curva ABC se utilizada de forma correta é uma boa ferramenta para o Gerenciamento de Aquisições.
Gleicieny
A curva ABC é geralmente empregada como uma ferramenta de classificação de informações no auxílio ao gerenciamento de estoque, mas está sendo muito bem empregada pelo autor no gerenciamento das aquisições em projetos.
Utilizar ferramentas que auxiliem na tomada de decisão no gerenciamento de aquisições é de grande importância, visto que para definir um plano de aquisições, deve-se considerar um somatório de informações como especificação da etapa do projeto, escolha de fornecedores, custos, prazos.
Parabéns ao autor que foi muito feliz ao sugerir mais essa aplicabilidade à curva ABC.