A difícil missão de gerenciar os custos do seu projeto

Resumo do Artigo

Hoje vamos falar um pouco de dinheiro, o gerenciamento de custos do projeto tem como objetivo entender o quanto que precisaremos ter para executar um projeto e o que se deve fazer para garantir ao máximo que o mesmo fique dentro do orçamento planejado, assegurando o seu cumprimento.

No gerenciamento dos custos de um projeto sem um entendimento claro sobre onde os custos estão sendo utilizados e gastos o seu projeto poderá não obter o sucesso esperado ou pior, de se tornar um projeto não rentável.

Texto Principal 

O objetivo desse nosso artigo não é entrar nos detalhes de todos os assuntos, pois por se tratar exatamente de ser um artigo tento sempre falar pouco sobre alguns tópicos que julguei importante, de algumas definições e deixar um template do tema como exemplo, beleza? Então vamos lá!

Começando com a pergunta, porque devemos gerenciar os custos? Além da mesma fazer parte das principais restrições em um projeto e que gera alto grau para decisões, podemos entender que as empresas que para sua sobrevivência buscam sempre realizar o melhor com o menor custo possível, pois desconheço alguma empresa que não se importe com os seus custos envolvidos e que estão sendo gastos, que estão dispostos a não geri-los e assim jogar dinheiro fora. Buscando dados estatísticos localizei esta informação que disponibilizo abaixo na qual segundo dado do The Standish Group, fonte de 2009, 44% dos projetos enfrentam problemas de atrasos ou por estarem acima do orçamento.

Entendendo a sua importância, vamos entender agora quais causas podem ser responsáveis por falhas nessa gestão dos custos, após lermos estas causas perceberemos que elas podem ser atribuídas por fatores externos aos processos de fato de custos entende? Não relacionado a conhecimentos de cálculos ou gestão do orçamento mas também de não recebimento ou algum erro de entendimento, por exemplo no início do projeto, vamos a algumas das possíveis causas para falhas nesta gestão:

1)      Erro na interpretação do trabalho a ser realizado;

2)      Omissão de informações na definição do escopo;

3)      Fracassos na avaliação dos riscos do projeto;

4)      EAP mal definida;

5)      Fracassos na estimativa de custos indiretos no projeto.

Em gerenciamento de custos temos alguns conceitos, destaco quatro que podem ser envolvidos e considerados, temos os custos do ciclo de vida do produto, os custos das alternativas, custos de depreciação e custos afundados. Explicando brevemente sobre eles, os custos do ciclo de vida do produto como o próprio nome sugere considerada todo o seu ciclo, passando desde os custos de aquisição, operação e manutenção até os custos de descarte. Os custos de alternativas são fáceis de entender quando se é perguntado, são os custos da desistência da execução do outro projeto ou alternativa, este custo é chamado também de custo de oportunidade, explicando melhor, por exemplo, temos o projeto A e o projeto B, o projeto A terá um custo de R$100.000 e o projeto B um custo de R$ 150.000, portando o custo de oportunidade na escolha do projeto A será de R$150.000, ou seja, foi um custo não gasto ou realizado para o projeto B. O custo de depreciação que acredito ser mais conhecido por todos que é aquele custo decorrente do desgaste e os  custos afundados são aqueles custos que já foram gastos e não podem ser mais recuperados, e custos afundados não devem ser considerados em tomadas de decisão.

Agora um pouco de conceito das boas práticas para o seu gerenciamento dos custos do projeto e entendermos o básico do que podemos ser orientados para utilização nesta gestão. Falando sobre o gerenciamento dos custos e segundo o Pmbok 5ª edição temos atualmente 4 processos, vamos a eles: 1-Planejar o gerenciamento dos custos, 2-Estimar os custos, 3-Determinar o orçamento, e 4-Controlar os custos.

No processo de planejar o gerenciamento dos custos neste momento é onde será estabelecido as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento e gestão e controle dos custos dos projetos, será neste processo que será gerado a documentação do plano de gerenciamento de custo, e irei disponibilizar um modelo e algumas informações interessantes para o seu preenchimento. No processo de Estimar os custos como seu próprio nome sugere, será o momento de estimar os custos envolvidos para a realização do projeto, importante dizer que o que será estimado neste processo serão as atividades que serão realizadas para a sua conclusão, ou seja, estimar os recursos necessários para executar as atividades do projeto, fazendo um link rápido, esta estimativa ela na prática é realizada junto com a atividade de tempo, de estimar as durações das atividades.

Como um dado interessante nas estimativas, quanto menos se conhece sobre um trabalho maior será a tolerância em relação a faixa de sua estimativa, a exatidão aumentará conforme o ciclo de vida do projeto e o mesmo progride. Temos dois tipos de exatidão, a Ordem de Grandeza e a Estimativa Definitiva, na Ordem de Grandeza a faixa de exatidão de acerto vai de -25% a +75%, estimava esta que não tem muita exatidão, utilizada basicamente bem no início do projeto até mesmo para seleção de projetos, conhecida como Top Down. E temos a Estimativa Definitiva, na qual sua faixa de exatidão vai de -5% a +10%, conhecida como Bottom-up, sendo a mais precisa e gerada na conclusão da etapa de planejamento. Existem várias técnicas de estimativa de custos e bem interessante este assunto quem sabe dedicamos um artigo só para elas. 😉

Não me estendendo nos processos temos o processo de Determinar o Orçamento, processo este simples que basicamente se refere em agregação dos custos estimados no processo anterior, que será somar todos as estimativas e assim obter o valor total do projeto para fechar a linha de base dos custos. O último processo desta área é o controlar o custo, importante pois é o processo de monitorar o progresso para a atualização do orçamento e também no gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos. Neste processo você irá comparar o desempenho atual gasto, gerenciar e controlar possíveis mudanças e notificar as partes interessadas sobre estas mudanças, é neste processo que temos como uma das técnicas o conhecido gerenciamento de valor agregado, que irá medir a saúde financeira do projeto utilizando diversas fórmulas e técnicas, assunto que também pode se transformar em um único artigo, o nosso foco neste artigo será disponibilizar o plano, saída do primeiro processo.

Depois dessa nossa introdução ao assunto e já de conhecimento de alguns dos conceitos de gerenciamento de custos descreverei um pouco sobre o preenchimento de uma das documentações que são geradas quando se gerencia os custos de um projeto, o plano de gerenciamentos dos custos.

No plano deve conter o objetivo deste documento, informando que o plano tem como objetivo declarar como os custos do projeto serão planejados, estruturados, servindo como guia para a equipe durante todo o projeto para os assuntos relacionadas a custos. Insira os métodos de gerenciamento, informando o que de documentação será gerada, os momentos das aprovações da fase de planejamento e como os processos dos custos serão planejados, estruturados e controlados.

Importante inserir e destacar as suas reservas do projeto, as gerenciais e as de contingência, os seus valores e a sua decomposição. Descreva também os papeis e responsabilidades da equipe do projeto onde Papel é a designação que descreve a parte de um projeto pela qual uma pessoa é responsável e responde pelos resultados, Responsabilidade é o trabalho que se espera que um membro da equipe do projeto execute para concluir as atividades do projeto e Autoridade é o direito de aplicar recursos do projeto, tomar decisões e aprovar. Interessante destacar também para formalização no plano as autonomias do gerente de projeto, inserindo os valores que o mesmo poderá gerenciar e informar as formas que os custos foram estimados e que os mesmos serão controlados.

Conclusão

O gerenciamento de custos é prioridade e não deve ser esquecido, em um momento com obstáculos e suas incertezas o planejamento surge como a melhor forma de se atravessar um problema, pois permite ao gerente de projeto visualizar, prever e a corrigir, evitando situações de maior fora de controle no seu projeto.

Muitos gerentes de projeto dizem que não querem cometer os mesmos erros e problemas que tiveram em projetos passados, mas em muitas das vezes seguem gerenciando seus projetos sem os controles devidos e sem um bom plano. Portanto, as metodologias disponíveis de gerenciamento para utilização irá contribuir para um sucesso em seu projeto e aliado com as habilidades dos profissionais envolvidos irão gerar grande valor positivo nos projetos da sua organização.

Dicas

Algumas dicas para o gerenciamento de custos:

1) Em sua documentação, por exemplo nas estimativas, descreva sempre a fórmula ou forma na qual se chegou a estimativa declarada.

2) Pode utilizar banco de dados de projetos anteriores ou banco de dados comerciais nas estimativas.

3) Não esqueça de incluir em seu controle a inserção dos custos de pessoas, parece básico mas muitos projetos que dizem controlar os custos são controlados apenas os custos de desenvolvimento por exemplo e se esquecem que demais outros fatores.

4) Durante a fase inicial das estimativas, a mesma deve ser realizada baseada na EAP

NOTA DO PORTAL PMKB: Faça Download do modelo Plano de Gerenciamento dos Custos.

Referências Bibliográficas 

• Ricardo Vargas, Gerenciamento de Projetos, Estabelecendo Diferenciais Competitivas, 6ª Edição. Editora Brasport, 2005
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• BARBOSA, Christina et al. Gerenciamento de custos em projetos. 3a ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.
• Rodrigo Coimbra, Projetos e TI, http://projetoseti.com.br/desenvolver-o-plano-de-gerenciamento-de-projeto-custos, acessado em junho/2014

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.