A garantia do prazo do projeto: Criação e controle do cronograma

Um projeto é realizado com base no cumprimento de objetivos que antecedem sua execução, a partir de recursos limitados de acordo as predefinições realizadas na fase de Planejamento. Essas limitações são chamadas de restrições e devem ser observadas ao longo de todo o ciclo de vida para garantir a satisfação dos requisitos de aceitação dos resultados apresentados.

Uma das principais restrições é a de prazo. Ela diz respeito ao período de tempo estipulado para realização do projeto, visto que esse é um esforço temporário. Como sua definição ocorre antes que as atividades sejam iniciadas, é preciso utilizar ferramentas que forneçam uma estimativa consistente do tempo necessário entre o início e a finalização, ou entre o início e determinados marcos e entregas.

Em termos práticos, o prazo assume o formato do cronograma do projeto, que basicamente é a organização cronológica das tarefas. Além dos períodos de tempo, é comum que ele contenha uma exposição gráfica para facilitar a visualização da forma pela qual se dará o avanço das atividades e uma linha de base, que posteriormente servirá de parâmetro de comparação entre o avanço Planejado e o avanço real.

Exemplo de cronograma confeccionado em MS Project

Observe que o recurso gráfico utilizado foi o Gráfico de Gantt

Por trás da formulação do Cronograma é necessário que exista uma análise criteriosa dos períodos individuais de cada tarefa, de acordo com a produtividade esperada e com as condições de execução do projeto. Além disso, é preciso identificar as formas através das quais os processos executados se relacionam, visando a coerência na previsão do desenvolvimento das atividades.

1. As particularidades do projeto

Os aspectos apresentados são gerais e devem ser levados em conta na construção de cronogramas para qualquer tipo de projeto. Em cada caso, porém, haverá particularidades que influenciarão no dimensionamento do tempo de execução das tarefas. Padrões e manuais não contém considerações suficientes para que seja alcançada uma perspectiva ampla dos entraves que serão enfrentados ao longo da execução.

Isso quer dizer que construir um cronograma não é meramente uma tarefa objetiva na qual quantidades, níveis de produtividade e vinculações preestabelecidas são associadas. Envolve coletar o máximo de dados o possível sobre tudo aquilo que pode, de alguma forma, impactar no andamento das atividades e quantificar o que isso representará em termos de acréscimo de tempo.

Sendo assim, vários fatores são essenciais em sua construção e nunca se deve deixar de leva-los em conta. Seguem alguns exemplos, voltados para a área de construção civil:

Efeitos da natureza: Esse é um aspecto que pode modificar completamente as formas de execução do projeto. Além de poder levar ao atraso de atividades, ele tem grande influência em questões logísticas e de comunicação.

Para a fundação de um prédio, por exemplo, ocorrem diferenças gigantescas entre realiza-la durante períodos secos ou períodos de chuva. Atividades como perfuração de estacas ou escavação de blocos, são mais demoradas com o aumento de humildade do solo, visto que exigem medidas adicionais de segurança. Além disso, alguns equipamentos não operam e os períodos de entrega pelos fornecedores tornam-se mais elevados.

Nesse caso em particular, é aconselhável realizar a consulta dos níveis de chuva na região em anos anteriores para o período programado, visto que é necessário verificar a proporção em que a produtividade pode ser reduzida e os acréscimos de tempo necessários em decorrência disso.

O processo de análise e estudo de efeito deve ser realizado para quaisquer fenômenos naturais advindos do ambiente local, que incluem, mas não se limitam a: Ventos fortes, variações elevadas de temperatura, variações na disponibilidade de água ou de outros recursos naturais essenciais ao projeto. Além disso, devem ser estudados os impactos disso nos recursos necessários, como influência nos meios de transporte ou cortes nos meios de comunicação.

Legislação local: Essa é uma questão que muitos planejadores deixam de lado na hora de elaborar um cronograma. Os atrasos decorrentes disso podem ser gigantescos, visto que o descumprimento de leis regionais envolvem, em vários casos, a paralisação das atividades até que ocorram as devidas correções.

Esse aspecto é um pouco mais complexo de ser considerado, porém o ideal é que pelo menos para as tarefas críticas do ponto de vista legal, que geralmente são conhecidas de antemão, ocorra um levantamento das definições locais. Um exemplo disso, são obras de provimento de infraestrutura básica. Elas sempre passam por processos de aprovação que, caso ocorram após o início do projeto, devem ter seu período de tempo conhecido e considerado nas respectivas atividades que influencia.

Informações ou recursos fornecidos pelo cliente: Muitas informações e recursos necessários para o andamento do projeto podem ficar a cargo do cliente. Sendo assim, as atividades sempre devem ser programadas considerando com precisão os prazos acordados para essas entregas.

Por exemplo, na construção de uma edificação, para a qual os projetos elétricos e hidráulicos ficam a cargo do cliente. É impossível definir o início das atividades de instalação sem saber se os projetos estarão disponíveis na data em questão, mesmo que possivelmente já haja frente de trabalho para executa-las. Isso quer dizer, que o cronograma deve ser feito a partir de todos os aspectos que podem de alguma forma influenciar cada atividade.

Esses são apenas alguns fatores relativamente comuns que devem ser analisados. O importante é que o responsável pela construção do cronograma esteja atento a quaisquer particularidades que se mostrem relevantes para os prazos estimados, visando sempre fornecer uma estimativa coerente com a realidade.

2. A relação com o restante do projeto

Construído o cronograma chega o momento de monitora-lo e controla-lo. Primeiramente, ele deve ser atualizado à medida que o projeto avança, tanto com as informações de percentuais concluídos das tarefas quanto com o replanejamento de datas. Isso é importante porque fornece a comparação com as previsões iniciais, permitindo a constatação de atrasos e possibilitando ajustes. O ideal é que defina-se períodos específicos para realização desse processo.

Além disso, ele deve ser modificado à medida que características do projeto, como escopo, são atualizadas. Ou seja, é preciso promover uma adequação constante do cronograma à real situação de execução, visto que ela é mutável. Isso torna possível a previsão do andamento das atividades e o direcionamento de esforços no sentido de impedir atrasos ou pelo menos conhecê-los com a devida antecedência.

 Ciclo de Elaboração e controle do cronograma

Referências:

PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK© Guide) – Fifth edition, 2012.

MATTOS, Aldo D. Planejamento e Controle de Obras. São Paulo: Editora Pini, 2010.

Sobre o Colunista:

Bruno Augusto, estudante do Curso de Engenharia de Produção Civil no CEFET MG. Trabalha há 3 anos como Assistente de Engenharia em Planejamento e Controle de obras de galpões industriais, na empresa SGO construções. Na área de construção, também já atuou com controle tecnológico de concreto e execução de obras prediais. Técnico em Química formado pelo CEFET MG, trabalhou por 1 ano e meio como Inspetor de qualidade em uma indústria da Coca Cola Company. Criador e idealizador do blog A Engenharia em Foco: http://aengenhariaemfoco.blogspot.com.br.

E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com

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