A importância da comunicação no projeto de Engenharia e Construção

RESUMO

O ato de comunicar é aparentemente simples, é a ação de transmitir uma dada mensagem de forma clara e especifica, e receber outra como resposta, buscando a compreensão da informação por ambas as partes. Mas nem sempre isto é possível, uma vez que diversos elementos podem vir a influenciar durante o processo da comunicação, ocorrendo assim alguma falha no entendimento da mensagem.

1      Introdução

A comunicação no projeto vem se mostrando cada vez mais determinante para o sucesso deste. Ou seja, a habilidade de saber comunicar, vem se tornando algo imprescindível para os profissionais que desejam ocupar cargos de liderança.

Para MULCAHY (2008) a comunicação em um projeto “é o principal problema do gerente de projetos”, e MULCAHY (2008) complementa dizendo que “um gerente de projetos dedica 90% do tempo às comunicações”.

A partir destas definições conclui-se que o gerente de projetos passa praticamente o tempo todo se comunicando, e o mesmo deve saber manejar as informações, sabendo filtrar as mesmas para as pessoas certas, escolher o meio que será utilizado para comunicar, o tipo de informação a ser dada, se está sendo compreendido o que deseja informar, e etc.

Para o Project Management Institute (PMI) algumas práticas devem ser adotadas para garantir que a informação seja entendida da forma desejada por todos os colaboradores.

“O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada” (PMI, 2009,p.204).

2      Desenvolvimento

Para uma boa comunicação planejamento de um projeto é de fundamental importância que o gestor identifique as partes interessadas, planeje a comunicação, distribua as informações, gerencie as expectativas e reporte o desempenho.

Seguir corretamente todas as etapas é fundamental para o sucesso da comunicação e do planejamento dentro do projeto.

Em pesquisa realizada pela Computing Technology Industry Association – USA, demonstrou que a falha da comunicação no planejamento de um projeto é uma das principais causas do fracasso do mesmo.

Gráfico 1 – Principais causas de fracasso em um projeto – Fonte: http://projectmanager.com.br

2.1 Identificação das partes interessadas

O primeiro passo deve ser a identificação das partes interessadas, tal ação deve ocorrer no início do processo, no início do planejamento, assim todas as partes vão poder se comunicar, transmitindo e recebendo as informações. Vale salientar que durante o planejamento pode vir a surgir outras partes interessadas e estas devem ser identificadas para que também possam participar ativamente dos processos de comunicação.

O PMI define as partes interessadas como “pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto” (PMI, 2009, p. 206).

2.2 Planejamentos da comunicação

O planejamento da comunicação é mais um elemento vital para o sucesso do projeto e deve ser feito desde o início, pois com ele é possível evitar o atraso na entrega de mensagens, o envio de mensagens para os destinatários errados ou a inexistência de comunicação entre as partes interessadas. Para o sucesso do planejamento da comunicação é importante que todos saibam que o mesmo existe, que concordem com as definições apresentadas e que devem segui-las. Além disso, o planejamento pode ser apresentado formal ou informalmente, resumido ou detalhado.

2.3 Distribuir as informações

A distribuição da informação é feita durante todo o processo. A partir dessa atividade que as informações chegam até as partes interessadas e estas sabem o que está ocorrendo.

2.4 Gerencias as expectativas

Todos que estão envolvidos no projeto, possuem algum tipo de expectativa com o mesmo, sejam elas boas ou não. Por isso a importância do gerenciamento das expectativas, que é a forma de lidar com os envolvidos para alcançar metas e objetivos traçados.

Para o PMI “o gerenciamento ativo das expectativas das partes interessadas diminui o risco de que o projeto deixe de cumprir suas metas e seus objetivos devido a questões não solucionadas das partes interessadas e limita os transtornos durante o projeto” (PMI, 2009, p.218).

2.5 Reportar o desempenho

Reportar o desempenho também é um fator da boa comunicação em um projeto. Uma vez que é de suma importância atualizar e comunicar os envolvidos sobre as informações sobre o andamento e desempenho do projeto, dessa maneira é possível verificar o sucesso ou não do projeto.

O conteúdo, formato e a periodicidade destes relatórios devem ser determinados no planejamento das comunicações.

“Análise do desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, trabalho concluído durante o período, trabalho a ser concluído no próximo período” (PMI, 2009, p.221), é um exemplo de conteúdo que pode constar nos relatórios, podendo ser apenas de algumas atividades ou mais complexo, isso também é definido no planejamento das comunicações.

3      Dicas

A comunicação tem um papel fundamental no sucesso do projeto, a habilidade do gestor é vital para que o processamento das informações ocorra. Para isso é interessante que o mesmo agregue a informação a um procedimento operacional, ou seja, as informações chegarão aos interessados a partir do momento que os mesmos realizem suas atividades.

Figura 1 – Importância da comunicação no projeto – Fonte: Google

Outra maneira é apresentar a todos o padrão que a empresa segue em seus documentos, assim mantendo a organização dos mesmos.

Uma outra forma de melhorar a comunicação é deixar as informações mais acessíveis, de uma forma que cheguem a todos os envolvidos no processo.

Realizar as reuniões informais também é um caminho interessante para aproximar as pessoas, afim de que todos se conheçam de forma informal, para que todos se sintam conectados.

Um caminho interessante também são as plataformas/ferramentas online, o que acaba economizando tempo principalmente entre os envolvidos no projeto que não estão no mesmo local. Este tipo de ferramenta auxilia a todos a acompanharem o desenvolvimento do empreendimento.

4      Conclusões

Dentro do planejamento a comunicação é algo de grande importância para que o mesmo tenha sucesso, sendo assim, todos os envolvidos no processo devem ter o conhecimento dessa importância e trabalharem para que ela siga as diretrizes da comunicação traçadas no início do planejamento.

Para se ter sucesso da comunicação no projeto é importante o gestor seguir as diretrizes apontadas no PMI e garantir que a comunicação entre todos os integrantes no processo esteja acontecendo da maneira planejada, pois isso pode influenciar no resultado final.

Para isso é importante que todos estejam comprometidos com o planejamento da comunicação, para que ocorra assim o entendimento da mensagem, tornando assim a comunicação eficaz.

5      Referências

• PEREIRA, Wiviane. A comunicação no gerenciamento de projetos. Universidade Candido Mendes. Rio de Janeiro, 2010.
• BRAGA, Mariella. O papel da comunicação na gestão de projetos: Um estudo de caso. Tese de Mestrado. Universidade Salvador. Salvador, 2005.
• CUNHA, Bruno. A importância da comunicação e os elementos que a influência no gerenciamento de projetos. Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, 2009.
• PMI (Project Management Institute). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK).
• DANTAS, Diogo; A importância da Comunicação no Gerenciamento de Projetos. Disponivel em: < http://www.webartigos.com/artigos/a-importancia-da-comunicacao-no-gerenciamento-de-projetos/67728/ >. Acesso em 01 dez. 2015.
• COMPASS, Como melhorar a comunicação interna em sete dicas. Disponivel em: < http://www.compass.adm.br/noticias/236-como-melhorar-a-comunicacao-interna-em-7-dicas >. Acesso em 01 dez. 2015.

Sobre o Autor:

Ricardo Silva Peres Cancela, Engenheiro de produção civil, graduado pela Universidade Fundação Mineira de Educação e Cultura (FUMEC), 2014. Experiência na área de qualidade, planejamento e medição, onde participou no gerenciamento da reforma do Estádio Magalhães Pinto e da construção da Estação da Cultura Presidente Itamar Franco, na empresa Concremat. Hoje atua no gerenciamento das atividades civis do Banco Santander. Conhecimento avançado do pacote office. E-mail: ricardocancela@hotmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho da pós-graduação de Engenharia de Planejamento – Turma 11 pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho  do IETEC.

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