A Importância das estimativas de custos e orçamento

Atualmente empresas de diversos ramos trabalham na venda de produtos e prestação de serviços, e visando a sobrevivência no mercado são obrigadas a sempre estarem participando na concorrência de novos contratos, sejam recorrentes com prazos e limites, quanto à realização de projetos com entregas definidas. Este artigo tem como objetivo mostrar como empresas trabalham na elaboração das propostas técnicas comerciais, levando em considerações as fases, bases de conhecimento e principalmente a estimativa de custos que se tornam de suma importância para sucesso na vitória de uma concorrência e atuação em um contrato e/ou realização de um projeto.  

Introdução

Visando a manutenção do mercado as empresas sempre estão participando de editais e concorrências, sendo que para isso, tem que se prepararem com um bom setor de orçamentos e elaboração de propostas, pois um mau orçamento pode falir uma empresa e gerar o descumprimento do contrato e execução do projeto.

Como o mercado é muito volátil e tanto clientes quanto fornecedores trabalham com os prazos no limite a demanda de projetos tende a acontecer de forma desordenada sem tempo para que os orçamentistas trabalhem de forma planejada.

No atentar as oportunidades, empresas elaboram e apresentam suas propostas técnicas comercias, detalhando o escopo, os prazos, as entregas e principalmente os valores. Para elaboração das referidas propostas, devida à falta de informações e prazos, técnicas de estimativa de custos são utilizadas para compor os preços e garantir a participação na apresentação dos valores, pois a estimativa de custo traz a aproximação dos custos dos recursos necessárias para terminar a atividade.

Este estudo irá descrever fases de levantamentos de custos, tendo embasamento principalmente nas questões técnicas e em estimativas de recursos que compõem o contrato ou projeto almejado até estimativas gerais que podem ser utilizadas para obter uma aproximação do custo. Uma boa estimativa trará uma base firme para a tomada de decisão.

Estimativas de custos e orçamento

Estimar os custos de um projeto nada mais é que criar uma estimativa para obter a remuneração dos recursos (mão de obra, equipamentos, serviços, etc) necessários para executar as atividades do projeto. Essas estimativas podem ser desenvolvidas em diversos momentos e com graus de precisão distintos.

AACE internacional’s Estrutura de gestão de custo total (TCM) identifica uma base de estimativa (BOE) documento como um componente necessário de uma estimativa de custo. Como uma prática recomendada (RP) da AACE International, o modelo descrito nas seções a seguir fornece diretrizes para a estrutura e o conteúdo de uma base de estimativa de custo.

Uma base bem preparada de estimativa será:

• Documente o escopo geral do projeto.
• Comunicar o conhecimento do estimador do projeto, demonstrando a compreensão do escopo e cronograma no que se refere ao custo.
• Alerte a equipe do projeto a potenciais riscos de custo e oportunidades.
• Fornecem um registro da chave que comunicações feitas durante a preparação da estimativa.
• Fornecem um registro de documentos utilizados para preparar a estimativa.
• Atuar como uma fonte de apoio durante a resolução de litígios.
• Estabelece a base inicial para o escopo. quantidades e custo para usarem em custo de tendências ao longo do projeto.
• Fornece os relacionamentos históricos entre estimativas durante todo o ciclo de vida do projeto.

Abaixo um exemplo de tabela base para estimativa de custo.

O desenvolvimento de grandes projetos de construção envolve grandes quantias de dinheiro, tempo e esforço e por isso, deve-se evitar que o estudo de um projeto siga em frente caso não se tenha certeza se esse atingirá seus objetivos, principalmente no caso dele não ser rentável.

Para se evitar estudos desnecessários em projetos inviáveis a empresa de consultoria em projetos IPA (Independent Project Analysis) desenvolveu a Metodologia FEL (Front End Loading). Nela, os custos relacionados ao estudo de um projeto são crescentes ao longo de seu ciclo de vida e por causa disso, quanto antes se detectar a não viabilidade do projeto melhor será, pois se gastará menos.

Basicamente, nessa metodologia temos fases sendo que na primeira (FEL 1), é identificada a oportunidade de negócio através de uma estimativa de custo para se obter uma ordem de grandeza com margem de erro entre -30% e +50%. A cada uma das fases propostas pela IPA deve-se decidir se prossegue com os estudos, aborta o projeto ou reavalia o projeto. Esse estudo garante que do total de projetos estudado no FEL 1, 75% deles serão abortados ou reavaliados dispondo até o momento de pouca verba para isso.

No FEL 2, os projetos entram na fase conceitual com um orçamento preliminar com cotações de insumos feitas. Já no FEL 3, o projeto básico será desenvolvido com um maior detalhamento das dimensões, quantidades e cotações de equipamentos e outros insumos a serem consumidos. Nessa fase será feito o Orçamento Preliminar com margem de erro de -5% a +15%. Após essa fase, poderá ser feito novo estudo sobre a viabilidade do projeto e a execução do Plano de execução da obra.

Quando se deseja obter uma noção prévia do custo da obra para se estudar sua viabilidade pelo cliente ou até mesmo para que a construtora verifique seu interesse no projeto do mesmo, pode-se utilizar uma aproximação através do uso de dados históricos para obras semelhantes ou relacionando a algum parâmetro do projeto.

O uso mais clássico para estimativa de custo de um projeto, principalmente para quem trabalha no mercado imobiliário, é o custo por metro quadrado.

É possível também a estimativa do custo da obra relacionando com dados históricos de projetos similares, seja para a obra completa, seja para suas unidades como, por exemplo, o custo por unidade de quarto como se utiliza muito na análise de investidores de hotelaria.

É possível também se utilizar uma correlação entre a quantidade de um produto a ser produzido em um projeto e a quantidade que já foi produzida em projetos similares e fazer uma proporção do custo. Obviamente que uma Estação de tratamento de 1,0m³/s não custa o dobro de uma de 0,5m³/s e, além disso, os prazos de execução são diferentes, mas, permite uma estimativa macro do custo do projeto.

Já no orçamento detalhado, o processo se dá através de cálculos determinísticos. Serão feitas estimativas dos custos das atividades através da execução de composições unitárias e alimentação dos valores dos insumos e custos como, por exemplo:

• Equipamentos, mão de obra e serviços terceirizados;
• Instalações como alojamentos e canteiros;
• Gerenciamento do projeto;
• Riscos inerentes ao projeto;

É de extrema importância também o conhecimento do escopo do projeto e do local de implantação da obra bem como seu possível impacto no cronograma do projeto.

Além disso, a busca por opinião especializada ajuda na tomada de decisão e na estimativa correta do custo do projeto. A obtenção de cotações atualizadas e fieis ao custo do mercado também refletirá em um orçamento mais confiável.

Mesmo que o orçamento já tenha que estudar o projeto no nível mais detalhado, deve-se se dar importância para as estimativas paramétricas que usa relações estatísticas para estimar custo e duração das atividades com base em dados históricos e parâmetros do projeto conforme descrito anteriormente para confirmar que o valor atingido corresponde aos valores já vistos no mercado.

Conclusão

É necessário abordar uma estimativa de custo com boas ferramentas que aproxime aos recursos necessários das atividades e observando o objetivo da estimativa, para que não seja desprendido tempo desnecessário. Para a obtenção do custo aproximado de um projeto pode-se fazer uso de correlações paramétricas ou de um estudo matemático através do uso de composições unitárias para os diferentes serviços necessários para a execução do projeto e a determinação dos outros itens inerentes ao custo como a mão de obra indireta, as instalações, serviços e etc.

É importante na tomada de decisão em relação à continuidade no estudo do projeto, que se sigam as fases indicadas pelo IPA, pois, se otimizará os estudos e se excluirá já em nível de estudo básico os projetos que não serão viáveis seja tecnicamente, socialmente e financeiramente. Isso evitará o desperdício de dinheiro e de esforço relacionado ao empreendimento.

Referências

• ESCRITÓRIO DE PROJETOS. Estimativa de Custos. Disponível em: <http://escritoriodeprojetos.com.br/estimar-os-custos.aspx>. Acesso em 20 mar. 2015.
• PROFISSIONAIS TI. Vamos planejar? #11: Planejar o Gerenciamento dos Custos, Estimar os Custos e Determinar o Orçamento. Disponível em: <http://www.profissionaisti.com.br/2015/03/vamos-planejar-11-planejar-o-gerenciamento-dos-custos-estimar-os-custos-e-determinar-o-orcamento/>. Acesso em 20 mar. 2015.
• BLOGTEK. Metodologia FEL – Métodos dos Portões. Disponível em: <http://blogtek.com.br/metodologia-fel-%E2%80%93-metodo-dos-portoes/>. Acesso em 21 mar. 2015.
• TECHOJE. A Importância da Estimativa para o Gerenciamento de Custos. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/767>. Acesso em 23 mar. 2015.
• YUMPU. AACE International Recommended Practice – 34R-05: Basis of Estimate. Disponível em: <https://www.yumpu.com/en/document/view/32925282/34r-05-basis-of-estimate-aace-international>. Acesso em 20 mar. 2015.

Sobre os Autores:

Rômulo César da Silva, Formação técnica em Edificações e Elétrica, superior em Tecnologia de Redes, possuindo experiência de 15 anos na área de redes e telecomunicações, atuando em empresas de médio porte como projetista, analista de vendas e supervisão de equipes. Habilidade de comunicação, integração, pró-atividade e trabalho em equipe. – E-mail para contato:  romulocsbhte@gmail.com

Michele Cristina Ferreira Pinto, Engenheira Civil, formada pela UFMG, com pós-graduação em Estradas com Ênfase em Drenagem de Rodovias pela FEAMIG. Trabalha como engenheira na área de planejamento / orçamento desde 2010, sendo que atualmente ocupa o cargo de Engenheira Orçamentista na Empresa Construtora Brasil, empresa especializada na construção de obras pesadas.– E-mail para contato: engcivilmichele@yahoo.com.br

Alan Uelto de Souza, Engenharia Civil formado pela Universidade Fumec no ano de 2012. Trabalho como Engenheiro Orçamentista na Empresa Construtora Brasil S/A, empresa especializada na construção de obras pesadas, atuo nessa área a 8 anos. Comecei trabalhando em obra com Topografia aos 17 anos, então me tornei Encarregado de Seção Técnica aos 21 anos, aos 23 anos Técnico em Orçamento.  – E-mail para contato:  fauelto@live.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 7a Turma de Engenharia de Custos e Orçamento – AUEG –  com a coordenação do Prof. Ítalo Coutinho do IETEC. O presente trabalho tem como base a norma da AACE – Recommended Practices – http://www.aacei.org/resources/rp: 34R-05: Cost Estimating – Basis of Estimate.

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