A importância na definição do escopo e seus entregáveis

Resumo do Artigo

Definir e controlar o escopo dentro de um projeto pode ser a causadora de muitos de seus problemas ou a responsável em grande parte do seu sucesso, o escopo é a base de gerenciamento de qualquer projeto, e a realização de uma boa definição será o ponto de partida para que tudo no gerenciamento contribua para um caminho de sucesso.

Texto Principal

Mudanças no escopo já são esperadas durante o ciclo de vida do projeto, mas muitas destas mudanças podem ser evitadas quando direcionamos mais esforços em sua definição, definir as diretrizes para o que será entregue e a sua forma de trabalho, ou seja, alinhar o que será entregue e as suas expectativas. Vamos primeiramente compreender quando falamos sobre escopo, entendemos dois tipos, o escopo do projeto e do produto.

O escopo do produto refere-se as características e suas funções que o descrevem, geralmente deve responder a pergunta: O que o projeto pretende produzir? E quando nos referimos ao escopo do projeto entende-se que se trata do trabalho que precisa ser realizado para entregar o produto e respondendo a pergunta: Como produzir o produto? Quando realizamos um planejamento do escopo teremos como benefício o alinhamento das necessidades x expectativas, procurando reduzir as incertezas, retrabalhos e talvez como mais importante reduzir as quantidades de mudanças, algo que acontece comumente. Como base para o gerenciamento do escopo temos como um dos componentes a declaração de escopo do projeto, declaração esta que irá descrever com maiores detalhes as entregas e o seu trabalho necessário.

No planejamento do escopo em suas definições é importante que as partes interessadas sejam envolvidas durante a etapa, para que se evite um crescimento em mudanças no projeto, mudanças descontroladas não são saudáveis para a execução do projeto e fazendo uma relação de mudanças x custos ou cronograma podemos identificar que as mudanças quando ocorridas no seu início do projeto haverá menos impacto do que na medida que o projeto é caminhado. Visando diminuirmos este impacto utilizaremos a declaração de escopo para este apoio, e a mesma serve como base para decisões futuras no projeto, e para inserirmos as informações em uma declaração de escopo temos que coletar todos os requisitos que fazem parte do produto a ser entregue, realizar um trabalho de investigação para que tudo o que se espera como sendo de entregas seja devidamente bem definido e esclarecidas as suas formas que a mesma será trabalhada no decorrer do projeto.

A declaração do escopo é um documento importante do seu projeto, é utilizada para identificar as entregas e alinhar com todos os envolvidos e pessoas responsáveis de que as condições para as entregas foram definidas e acordadas entre todas as partes, toda declaração deve conter e todos devem concordar com suas premissas, restrições, entregas e também o que não está contemplado para ser entregue, os conhecidos fora de escopo, seus limites e critérios de aceitação, dentre outras informações. Concluir o projeto no prazo e no orçamento definido não é uma tarefa fácil, é um grande desafio, o fracasso em um projeto pode estar diretamente ligado ao escopo e o tempo que foi gasto para a sua definição, as vezes nos deparamos em projetos onde seu escopo não está claro, com margens para interpretações e isso é um grande indicador de que prazos poderão não ser cumpridos, orçamentos estourados e a entrega não retratar de forma correta o que se era esperado.

Como mencionado como um dos itens a serem descritos no documento, tão importante como descrever o que será entregue é descrever o que não será, deixar claro o que não está contemplado de entrega diminuirá dores de cabeças futuras, e para não ceder a desejos que podem vir a acontecer e que podem causar impactos negativos no gerenciamento do projeto. Parece simples, mas quando um projeto é iniciado, as vezes o próprio solicitante ainda não sabe bem o que quer, mas cabe ao gerente do projeto conseguir extrair estas informações durante a fase de planejamento, pois quanto mais avançado estiver o projeto maiores poderão ser os desgastes entre as partes envolvidas.

Conclusão

Um bom gerenciamento do escopo é fundamental para uma execução do projeto de forma mais tranquila, e como foi dito, para evitar os desgastes sobre o que está ou não incluído no projeto, potencializando a qualidade e a aumento na probabilidade de sucesso do seu projeto.

O documento de declaração de escopo é um documento vivo durante o seu ciclo de vida do projeto, o mesmo poderá ter a necessidade de contemplar e refletir novas informações, refinar entendimentos no projeto e suas mudanças aprovadas que ocorreram em sua execução.

Dicas

• Alinhe e valide sempre o que será entregue com os envolvidos que receberão do projeto o seu produto ou serviço.
• Deixe de forma clara o que não está contemplado para executar no projeto, tão importante como o que será entregue deverá ser também o que não será.
• Não tenha medo de fazer questionamentos, a entrega pode parecer óbvia para o cliente, mas se não estiver claro, pergunte.

NOTA DO PORTAL PMKB: Faça download de modelo de Declaração do escopo do projeto.

Referências Bibliográficas

• VARGAS, R. V. Manual Prático do Plano de Projeto. 3. ed., Brasport, 2007.
• Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• KEELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2005
• Wikidot, Declaração de escopo do projeto, http://wpm.wikidot.com/artefato:declaracao-do-escopo-do-projeto, acessado em julho/2014
• Ilmário Rocha, techoje, A importância da gestão de escopo de projetos, http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/406, acessado em julho/2014

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV).

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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