Aplicativos para gerenciar tempo e tarefas: um levantamento das funcionalidades disponíveis

RESUMO

A tecnologia já se mostra consolidada como ferramenta auxiliar nos processos de gerenciamento de projetos, acompanhando o desenvolvimento das tecnologias móveis e de fácil acesso, hoje num ritmo cada vez mais crescente, se fazem disponíveis aplicativos para smartphones com o mesmo fim.

Num processo concomitante a disseminação dos conceitos de gerenciamento de projetos, e sua beneficies, tais aplicativos se mostram relevantes não somente pelas suas funcionalidades, mas também pelo seu fácil acesso, podendo ser explorados como ferramentas auxiliares a programas mais robustos de gerenciamento, ou para aplicações mais enxutas, em cenários específicos.

Este artigo apresenta um estudo comparativo sobre a disponibilidade e abrangência de funções em aplicativos para smartphones e outros dispositivos móveis voltados para o gerenciamento de tempo e tarefas na gestão de projetos.

INTRODUÇÃO

Uma das atividades mais difíceis a serem realizadas pelo gerente de projetos, sem dúvida é a gestão do tempo. Ela envolve vários fatores como: a definição de como as atividades serão realizadas, os responsáveis pela sua execução e o esforço envolvido em cada atividade. Diante de tantas variáveis e decisões a serem tomadas, o auxílio de um meio eletrônico se torna indispensável, principalmente que esteja sempre ao alcance do usuário para fazer as devidas anotações a qualquer momento em qualquer lugar, inclusive in loco.

Neste contexto, o “uso da tecnologia da informação na gestão e coordenação de projetos é fundamental para viabilizar a aplicação dos novos modelos organizacionais, desta forma, a implantação de sistemas colaborativos para gestão de projetos se mostra necessária”(COELHO et. al, 2006).

Um sistema de apoio bem elaborado e que permita a colaboração e dispersão de informação entre membros da equipe, em tempo real, e remotamente, auxilia de forma quase indispensável o trabalho do gestor de projetos, garantindo assim, que cada membro disponha da informação necessária ao desenvolvimento adequado de seu trabalho.

Dentro do universo da gestão de projetos, todo e qualquer esforço conjunto pode ser considerado colaborativo, como corrobora (GEROSA et al., 2003 apud MENDES JR 2005) ao afirmar que a colaboração em um projeto consiste na coordenação de informação a fim de se estabelecer a comunicação, cooperação e coordenação da equipe de projeto. E, assim, possibilitar que os envolvidos tenham uma visão geral do trabalho, assegurando o entendimento global sobre o andamento das tarefas ou de todo o trabalho a ser executado.

JUSTIFICATIVA

Atualmente as empresas estão cada vez mais dinâmicas, o que exige muito da função do gerente de projetos. É muito comum um mesmo gerente de projetos gerenciar vários projetos simultaneamente. A utilização da tecnologia pode e deve ser empregada para auxiliar no gerenciamento do tempo, para delegar tarefas, manter uma comunicação efetiva com os membros das equipes, monitorar e controlar o andamento de cada etapa, e assim, manter o projeto dentro do planejado.

É importante manter em mente que a gestão de projetos se faz necessária e presente não só em instituições de grande porte com níveis organizacionais definidos e estrutura tecnológica robusta, mas também se encontra em crescente uso em empresas de pequeno e médio porte, sem o aparato de redes próprias (intranet).

O auxílio de um software ou um aplicativo simples, conjugado com uma gestão estruturada pode se apresentar como uma solução adequada na formulação e disseminação de comunicação interna em diversos cenários. A potencialidade desses sistemas – que podem ser colaborativos ou não – de permitirem a integração, coordenação e integração de equipes de projetos, proporcionam, segundo (COELHO et. el. 2006)“(…)velocidade e agilidade na troca de informações entre envolvidos; maior eficácia no controle de versões do projeto; diminuição nos erros de comunicação; redução dos custos e também o acesso controlado e personalizado para cada usuário. ”

Embora a disponibilidade de um grande número de opções e o fácil acesso a tais ferramentas enunciem a solução de tantos problemas- tanto de gestão como de comunicação – (MANZIONE e MELHADO, 2004) destacam que “a limitação de determinadas ferramentas, aliadas ao uso inadequado por parte das equipes de projetos, podem prejudicar os resultados esperados.”. O conhecimento a profundis acerca do funcionamento da ferramenta escolhida para ser adotada, e principalmente, o seu alinhamento à estrutura organizacional já presente na empresa se faz indispensável para que os resultados alcançados sejam benéficos e explorados ao máximo.

Portanto, com a intenção de abreviar a exploração dessas ferramentas, nos propomos a estruturar uma pequena amostragem, delimitada pela facilidade de acesso e mobilidade por elas oferecida.

 OBJETIVO

Esse estudo se desenvolve partindo de uma revisão bibliográfica, para o levantamento exploratório acerca da disponibilidade abrangência e funções dos aplicativos voltados ao gerenciamento, disponíveis nas principais lojas de aplicativos. Com o intento de condensar e comparar os recursos hoje disponibilizados pelo mercado de desenvolvimento de aplicativos, sondar o estado da arte, disponibilidade e abrangência dessas ferramentas voltadas a Gestão de Projetos (GP), mais especificamente à gestão do tempo e tarefas. Desta forma, propõem-se a elaboração de um quadro de comparação das funcionalidades desses sistemas, voltados à troca de informações e comunicação entre equipes de projetos.

 OBJETIVO ESPECIFICO

– Obter um levantamento dos aplicativos que sejam de fácil acesso (gratuitos em sua maioria), voltados para smartphones ou que permitam algum tipo de uso remoto.

– Analisar as funcionalidades dos aplicativos voltados à diferentes cenários de utilização.

DESENVOLVIMENTO

SLACK

Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas, integração com serviços externos incluindo Dropbox, Asana, Google Drive, Twitter, Zendesk entre outros.

A ferramenta está disponível para smartphone android, IOS, windows phone e também versão para desktop. A ferramenta possui uma versão grátis e também uma versão paga o que possibilita incluir um número maior de integrantes, estender o histórico de mensagens, armazenar mais arquivos e personalizar a política de retenção de dados. Além disso, possui uma interface muito amigável. Grandes empresas já fazem uso da ferramenta no dia-a-dia como: adobe, Spotify, The New York Times, Dow Jones e outras gigantes. (Tecnoblog, 2016)

Figura 1: Interface gráfica Slack

Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Centralização da comunicação: todos os membros da equipe se comunicam em um só lugar, o que torna a busca por um arquivo antigo muito mais fácil. A ferramenta possui busca rápida de arquivos e com a possibilidade de adicionar uma estrela em mensagens e arquivos importantes, como no Gmail.
• Integrações e Plugins: Com o plugin do Giphy, é possível inserir GIFs nas suas conversas somente com uma frase de busca. O Slack conta com milhares de integrações de outros serviços, como o popular O usuário é notificado, por exemplo, sobre cards que mencionam seu nome ou prazos finais de tarefas que estão se aproximando, tudo isso diretamente no ambiente de discussão da sua equipe. Arquivos do Google Drive e do Dropbox expandem automaticamente; áudios do SoundCloud e vídeos do YouTube ganham um player sem nenhum esforço, é só enviar o link. Também é possível fazer uma vídeo conferência no Hangouts. Basta digitar /hangout.
• Aplicativos: A versão web do Slack também é bem completa, mas seus aplicativos nativos são mais rápidos e funcionais. Os apps móveis não são simples adaptações da web e possuem funcionalidades nativas de cada plataforma, como, por exemplo, compartilhamento de conteúdo no IOS e Android. Para a versão desktop, os programas também são motivo para deixar de lado o navegador: são velozes, personalizáveis. Eles têm ainda atualizações constantes e discretas, como o Chrome.
• Sincronismo: Quando se lê uma mensagem no celular, isso é propagado para todas as outras plataformas do serviço. O usuário só recebe um e-mail de notificação de menção se não ver a mensagem em algum aplicativo dentro de alguns minutos.

DESVANTAGEM

• O Slack não tem versão em português, o que pode ser um problema para usuários que não dominam o idioma, porém a interface é muito intuitiva. Falta também, disponibilizar o aplicativo para Windows Phone. Apesar de ter uma versão gratuita, paga-se US$ 80/ano por usuário para ter histórico de mensagens e integrações externas ilimitadas.

Manage It – Project Manager

Manege It é uma ferramenta que permite gerenciar seu time em vários projetos simultaneamente, criando listas de afazeres.

Criação de projetos onde a comunicação entre as pessoas é clara e direta e todas sabem o que deve ser feito e o que tem a ser feito nas próximas etapas do projeto.

A ferramenta esta disponível para as plataformas PC, Smartphones e tablets.

Figura 2: Interface gráfica Manage It

Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Permite efetuar login com contas Google;
• Comunicação com outros membros da equipe usando o próprio software;
• Anexar arquivos nas tasks;
• Listas de tasks finalizadas;

DESVANTAGEM

• Exportar para outros ambientes necessita efetuar a compra da versão paga;
• A versão paga vem por planos, como:
  • 5 projetos com 5GB
  • 10 projetos com 10GB
  • 40 projetos com 40GB de espaço

Project planning

O objetivo do programa é te habilitar a desenvolver projetos no seu smartphone e ver as consequências diretas e imediatas dos problemas ocorrido nos projetos.

O software permite criar rapidamente seus projetos e planos, sem a necessidade de efetuar login para utilizá-lo.

Figura 3: Interface gráfica project planning

 Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Não é necessário efetuar login para utilizá-lo;
• Gratuito por completo;

DESVANTAGEM

• Não ser capaz de se comunicar utilizando o próprio programa;
• Não ter uma interface de fácil utilização;
• Não consegui utilizar a função de importar e exportar pois aparentemente não esta funcionando;

MobiDB Project Management

Mobi foi desenhado para ajudar a organizar projetos e gerenciar linhas do tempo de workflow baseados no guia PMBOK.

Figura 4: Interface gráfica moboDB project management

 Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Não é necessário efetuar login para utilizá-lo;
• Interface amiga e de fácil utilização;
• Gratuito por completo;
• Com opção de pesquisa de projetos, exportação para pdf e CSV, importar de CSV, impressão e filtros;

DESVANTAGEM

• Não utiliza um meio eficaz de comunicação, se utiliza de e-mails cadastrados nos projetos e telefone;

Project Manager

Localize e gerencie todos os projetos e um lugar apenas. A equipe apenas visualiza aquela atividade associada a ela.

Figura 5: Interface gráfica project manager

Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Permite efetuar login com contas Google;
• Comunicação com outros membros da equipe usando o próprio software;

DESVANTAGEM

• Tem muito cadastro para efetuar antes de começar a utilizar;
• Travou momentaneamente no meu aparelho os menus de acesso à tarefa;
• Apenas se comunica por e-mail, não tem ferramenta própria de comunicação;
• Não exporta, nem importa nada;
• Não imprime;

 Project Planning Pro

O Project Planning Pro é um aplicativo de Gerenciamento do Projeto, Gerenciamento da Tarefa e Gerenciamento de Recurso. Ele permite criar planos e agendas ou importar planos do Microsoft Project existentes e editar/atualizar no momento. O Project Planning Pro é uma app de gerenciamento de projetos simples e fácil de usar.

Figura 6: Interface gráfica project planning pro

Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Não foi possível avaliar, pois o aplicativo não funcionou no android versão 6.0.

DESVANTAGEM

• Instalou normalmente no android 6.0, mas não abriu a aplicação.

TEAMS da Microsoft

Lançada pela Microsoft, Teams é a uma nova plataforma concorrente do Slack. A ferramenta faz parte da estratégia da empresa em desenvolver ferramentas para o mercado corporativo. O objetivo dele é tornar o trabalho em equipes mais produtivo e fácil de ser gerenciado. O Teams oferece serviços de chat para interação de grupos de trabalhos para manter a comunicação em um só lugar, sem haver preocupação das informações se perderem através da utilização de vários aplicativos e serviços diferentes.

Um dos grandes pontos fortes do Teams é a grande integração com os serviços de terceiros e também da própria Microsoft. Ele possui integração com todas as ferramentas do pacote Office e Skype, além de serviços de outras empresas, como o Zendesk, Asana, Twitter, GitHub, etc.

O Microsoft Teams está disponível para Mac, Windows, iOS, Android e também para a web. Entretanto, ele faz parte do pacote de assinatura do Office 365, ou seja, é uma ferramenta paga. Por este motivo, talvez seja difícil mensurar o quanto as pessoas vão aderir ao aplicativo; parém, o potencial dele é grande e pode até significar uma ameaça aos serviços competidores. A ferramenta está disponível para testes em 170 países e 18 idiomas, para os clientes do pacote Office 365 dos planos Enterprise ou Business. Seu lançamento oficial será no primeiro trimestre de 2017. (MacMagazine, 2016)

Figura 7: Interface gráfica Microsoft teams

Fonte: Os autores (2016).

 PRINCIPAIS VANTAGENS

• Fácil utilização;
• Interface amigável;
• Total integração com ferramentas do pacote office.

DESVANTAGEM

• Necessita de conta na Microsoft apenas;
• Requer licença do comercial do Office 365;

RunRun it

Aplicativo que permite gerenciar tarefas, equipes e tempos em ambientes corporativos. Para até cinco usuários, o uso é gratuito. O gestor cadastra a empresa ou o setor, adiciona colaboradores e informa de quem eles podem ou não receber tarefas. Em seguida, cadastra as principais atividades do dia a dia e define as prioridades. Cada projeto possui sua própria timeline de acompanhamento e feedback. As atividades são enviadas ao funcionário pela própria plataforma que, a partir do histórico anterior ou do que é indicado pelo usuário, apresenta o tempo ideal para a conclusão do projeto. A plataforma também estima quando a tarefa será finalizada, tendo como base a lista de pendências do colaborador.  É possível repriorizar uma tarefa, que leva o sistema a reajustar todo o resto das atividades.

A concentração de gestão na plataforma diminui drasticamente a quantidade de e-mails e evita desentendimentos sobre o que é para ser feito e quando a tarefa foi enviada. A ferramenta evita o excesso de demandas com prazo curto para um único funcionário, além de apontar no que ele está empenhando naquele determinado momento e se está sendo eficiente. Diariamente, os gestores podem ter acesso a relatórios com o acompanhamento dos projetos, produtividade da equipe e gestão do tempo. (Estadão, 2016)

Figura 8: Interface gráfica runrun.it

Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Fácil utilização;
• Interface amigável;
• Freeware;
• Permite visualizar valor (custo do projeto);

DESVANTAGEM

• Não possui bate-papo incluído no programa;

Trello

O Trello é uma ferramenta utilizada para organizar e colaborar com projetos de todos os tipos. Gerenciando uma equipe, escrevendo um roteiro ou apenas criando uma lista de tarefas; o Trello permite ao usuário organizar e integrar-se sobre todos os projetos que estão em andamento.

Figura 9: Interface gráfica Trello

 Fonte: Os autores (2016).

PRINCIPAIS VANTAGENS

• Possibilidade de compartilhar utilizando WhatsApp;
• Visão amigável e operação simples utilizando arrastar tarefa para dar como concluída;
• Totalmente gratuito;

DESVANTAGEM

• Não possui a opção exportar para outros formatos;

DICAS

Se a necessidade é de comodidade e agilidade o software que tem comunicação embutida e essa é via redes sociais ou mensagens instantâneas o software freeware que mais se adéqua é o Manage It – Project Manager, não utilizando a opção de exportar ou importar, pois se for utilizada, será necessário pagar.

Tabela Comparativa: Aplicativos x Funcionalidades

Tabela 1: Comparativo dos aplicativos x funcionalidades

Fonte: Os autores (2016).

*Valores convertidos de dólar para Real. Data da cotação 17/11/2016.

CONCLUSÕES

Dependendo da necessidade e tempo para utilizar o software, pode se adorar um ou outro. A escolha fica a critério do utilizador, que para cada finalidade ele exigirá mais do software ou não. Se a necessidade for de agilidade, aquele software que possuir comunicação instantânea é o mais adequado para tal necessidade.

Se a necessidade permite ter mais tempo para se comunicar e utilizar uma ferramenta fora do programa que controla os projetos, pode ser optado por utilizar os Manage It – Project Manager, Trello ou Project Manager.

REFERÊNCIAS

• BARATA, André Montoia; ARAUJO, Camila de; MARTINS, Guilherme; AMARAL, Daniel Capaldo. Estratégias para utilização do Google Code no gerenciamento ágil de projeto. Gestão e Projetos: Gep, Vol.2 Nº.1, 2011. Pags. 88-105
• COELHO, Sergio B. S.; MATTAR, Daniela G.; NOVAES, Celso C. Estudo comparativo dos recursos disponíveis em extranet colaborativa de gestão de projetos, com base em sistemas proprietários ou em software livre. ENTAC, 2006. XI Encontro nacional de tecnologia no ambiente construído. Florianópolis, SC.
• MANZIONE, Leonardo; MELHADO, Silvio B. Extranets de projeto: situação atual e necessidades de evolução. TIC, 2005. Tecnologia da informação e comunicação na construção civil. São Paulo, SP.
• Playstore, Google. https://play.google.com/store , acessado em 09 de novembro de 2016.
• RICARDO, Mendes JR; SCHEER, Sérgio; ZEN, Thiago H.; PEYERL, Fabio V. Estudo comparativo de sistemas colaborativos de projeto. TIC, 2005. Tecnologia da informação e comunicação na construção civil. São Paulo, SP.
•  Tecnoblog. Disponível em: <https://tecnoblog.net/179267/slack-motivos-para-usar/>. Acesso em 8 de nov. 2016.
• TRAVASSOS, Paulo Roberto Nascimento; KIENBAUM, Germano de Souza. Metodologia e ferramentas para a integração de simulaçãp de processos com a gestão de projetos. VII Simpósio de pesquisa operacional e logística da marinha,2004. Rio de Janeiro,RJ.
• MacMagazine. Disponível em: <https://macmagazine.com.br/2016/11/03/microsoft-lanca-teams-nova-plataforma-de-chat-concorrente-do-slack/>. Acesso em 11 de nov. 2016.
• Estadão. Disponível em: <http://link.estadao.com.br/noticias/geral,startup-da-semana-runrunit,10000033641>. Acesso em 12 de nov. 2016.

Sobre os Autores:

Beatriz Luchini, Graduada em Arquitetura e Urbanismo, UFJF; mestranda em Ambiente construído, UFJF; pós-graduanda em Gerenciamento de projetos Ces/Puc MG. E-mail do contato: btrzcrds@gmail.com.

Ivens Bruder, Graduação em Ciência da computação; pós-graduando em Gerenciamento de projetos Ces/Puc MG. E-mail do contato: ivensbruder@gmail.com.

Ramon Varela, Graduado em Engenharia de Produção; pós-graduando em Gerenciamento de projetos Ces/Puc MG.  E-mail do contato: varelajf@gmail.com.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da Pontifica Universidade Católica de Minas Gerais – PUC-MG, Juiz de Fora/MG.

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