5 itens essenciais para seus relatórios de status

O patrocinador do projeto vai até a sua mesa. “Você pode me dar uma atualização sobre o seu projeto?”, diz ele. Isso é algo que todos os gerentes de projeto ouvem muito. É importante manter os stakeholders do projeto atualizados, e mesmo que você consiga impedir esses pedidos pontuais, nos quais alguém lhe pede uma atualização de status no corredor ou na sua mesa, você pode chegar à frente do jogo, fornecendo ótimos relatórios de status.

Muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos on-line têm um modelo ou painel que você pode usar para seu relatório de status. Isso é muito útil, já que significa que todos os projetos gerenciados em toda a empresa terão seu status apresentado de uma forma consistente, e isso é melhor para os stakeholders – eles só têm de aprender a interpretar um relatório. Então use qualquer modelo ou ferramenta que oferece suporte a seu escritório de projetos – não tente criar uma a partir do zero e dar-se o trabalho extra!

Independentemente do sistema que você usa, ou qualquer ferramenta que você tem disponível, aqui estão cinco coisas que são essenciais para seus relatórios de status.

1. Os principais riscos do projeto

O que é provável que te atrapalhe nesse projeto? Inclua um imagem instantânea de seus 3 principais riscos do projeto e do que você está fazendo em relação a eles. Certifique-se de que estes são os grandes riscos sobre os quais o patrocinador do projeto deve estar ciente – não se preocupe, inclusive, com os outros pequenos riscos, para os quais você sabe que tem um bom plano de ação para atenuar.

A situação com riscos pode mudar com frequência, então fale com o proprietário do risco para se certificar de que você tem as últimas informações para o relatório. O que é um grande risco deste mês talvez não seja uma preocupação no próximo mês, portanto, atualize esta seção do relatório regularmente. E se não há nada a relatar, pois todos os riscos estão sendo gerenciados, diga isso também! Use o seu relatório de status para compartilhar boas notícias, além como notícias ruins.

2. Os principais problemas do projeto

Relacione os três principais problemas que o projeto está enfrentando. Você também pode listar seus 3 principais problemas do projeto incluindo um breve resumo das ações que está tomando para resolvê-los. Inclua o nome da pessoa que está gerenciando o problema e se precisa da participação de seu patrocinador do projeto para ajudar a resolver qualquer um deles, certifique-se de mencioná-lo aqui. Você também pode classificar o impacto de seus problemas como alto, médio ou baixo para dar-lhes algum contexto.

Esta seção vai mudar em cada relatório de status, portanto revise o registro de problema e verifique se seu documento tem as informações mais atualizadas.

3. Uma lista de etapas e progresso

Uma das coisas em que os patrocinadores estão mais interessados é no progresso que está sendo feito no projeto. Progresso em relação à programação prevista é algo que vai definitivamente ser questionado regularmente. Portanto, se certifique de incluir os destaques em seus relatórios de status. Você pode fazer isso, incluindo uma lista das principais etapas do projeto e do progresso com relação a elas.

Escolha as etapas de alto nível, não tente incluir cada tarefa em seu relatório. A data de início de uma etapa, a data de término de uma etapa, quando o projeto entra em uma nova fase, quaisquer dependências externas ou datas com as quais que você ou os fornecedores estão contando – são todas boas etapas para incluir no documento.

Registre a data-base original (quando você pensava que você seria capaz de completar a tarefa) e a atual data prevista (a data que você agora acha que a tarefa será concluída). Estas podem ser a mesma se o projeto está no caminho certo. Ou podem ser diferentes se as datas mudaram ligeiramente.

Quando a tarefa for concluída, destaque isso também. Da próxima vez que você precisar entregar um relatório de status, retire as tarefas concluídas. Isso torna o relatório mais fácil de ler e garante que foque sobre as principais coisas que o patrocinador do projeto precisa saber agora. Embora seja ótimo mostrar-lhes que as tarefas estão sendo concluídas, eles não precisam de ver a história completa das datas em que cada etapa foi alcançada. Se eles realmente quiserem saber, eles podem pedir!

4. A previsão do Orçamento atual

Outra coisa em que os patrocinadores estão realmente interessados é saber sobre as previsões orçamentais, quanto dinheiro você está gastando e se isso está de acordo com o que você pensou que o projeto custaria. Os patrocinadores do projeto querem saber que seu dinheiro está sendo gasto com sabedoria, e eles querem ser avisados com antecedência se um projeto vai estourar o orçamento. Igualmente, se o projeto vai estar abaixo do orçamento, eles vão querer saber que eles podem usar parte dos fundos para fazer outras coisas. Amarrar dinheiro em projetos onde não é necessário não faz sentido nos negócios.

Você não tem que dar muitos detalhes. Basta dar o seu orçamento global planejado e as últimas previsões. Se esses dois números são diferentes, adicione uma frase curta que explica porque é que há uma diferença. Deixe claro se você está esperando que o patrocinador do projeto aprove esta mudança no orçamento.

5. Um Status Vermelho / Amarelo / Verde

Facilite que as pessoas lendo o relatório vejam se o projeto está no caminho certo ou em dificuldades. Um indicador de status vermelho / amarelo / verde permite demonstrar o estado geral do projeto graficamente, de modo que as pessoas podem facilmente ver o a situação atual utilizando indicadores de semáforos.

Você pode fazer isso, incluindo uma pequena caixa no topo do relatório ou painel que mostra a cor do indicador de status. Ou você pode mudar a cor do nome do projeto para refletir o status. Seu escritório de projetos pode ter orientações sobre o que torna uma etapa do projeto vermelha, amarela ou verde. Uma maneira alternativa fácil de escolher um status é usar a seguinte convenção:

• Vermelho: o projeto precisa de atenção imediata da administração e não vai atingir seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.
• Amarelo: o projeto está em risco de não cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.
• Verde: o projeto está no caminho certo e vai cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.

Essencialmente, seu relatório de status do projeto é uma maneira de garantir que você trouxe todos os principais problemas e ações para a atenção do seu patrocinador. É uma maneira de torná-los cientes das áreas onde eles podem ter de intervir, e de fazê-los atuar em problemas quando eles precisam. Pense no seu relatório de status como uma oportunidade para pedir ajuda quando você precisa, ou garantir-lhes que você tem tudo sob controle.

Torne o status do seu projeto muito claro, usando um painel de instrumentos e recursos de relatório do seu software online de gestão de projetos.

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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