Aplicação da Curva “S” no controle de documentos para a Gestão de Projetos

Resumo: Este artigo tem como objetivo principal, mostrar a importância e como aplicar a ferramenta conhecida como curva “S” no gerenciamento de projetos, demonstrando assim sua funcionalidade, tipos, modelos e dicas para aplicação dessa ferramenta. O objetivo da “Curva S” é garantir um acompanhamento eficiente do projeto com foco em manter o menor custo e cumprir prazos estabelecidos, possibilitando assim aos gestores uma tomada de decisões mais assertiva.

 1. Introdução

Projeto é uma atividade única e não repetitiva com duração determinada, formalmente organizada, que agrega e aplica recursos, visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos. É um processo único consistente com um conjunto ordenado e controlado de atividades com data de início e término, com requisitos detalhadamente especificados, incluindo suas restrições quanto ao tempo, custo e recursos.

Segundo PMI-Project Management Institute (2008), o Projeto é um empreendimento temporário, conduzido para criar produto ou serviço único. Não é um programa, ele é componente do programa, sendo determinada sua abrangência em uma modalidade de tarefa. Programa: Fome Zero.

Segundo Darci Prado (2004), “Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizada e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos pré-estabelecidos”.

É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas, relacionadas entre sei, que resulta nem produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.

Barcaui ET AL (2006, p.15) enfatiza que atrasos em projetos existem e que o custo advindo de atrasos é de difícil mensuração sendo que ainda esses atrasos podem vir a gerar insatisfações na cadeia de stakeholders organizacionais ocasionando fatos em que a organização possa perder oportunidades ou ainda participação no mercado onde atua.

Diante da necessidade de melhorar o gerenciamento e o controle de um projeto especifico ou de toda uma carteira de projeto, torna-se essencial o desenvolvimento e aplicação de ferramentas que orientem o progresso e tendências para o decorrer do projeto. Uma ferramenta utilizada no gerenciamento de projeto que auxilia o acompanhamento seja ele físico ou financeiro é a curva “S”, que possibilita realizar contenção para agir de forma mais eficaz nas tomadas de decisão.

Esse estudo é referente à funcionalidade da curva “S”, tipos e modelos e dicas para aplicação da ferramenta.

Com a aplicação da ferramenta em gerenciamento de projetos, quais os benefícios que possa trazer para os gestores e a organização como um toldo?

 2. Hipóteses

Acredita-se que com aplicação da ferramenta seria possível Identificar os desvios do projeto seja ele de custo ou prazo, a eficiência na visualização de tendências como atraso e adiantamentos de custo e prazo, melhorando a tomada de decisões por parte do escritório de projetos e executivos, possibilitando a realização e contenção para agir de forma mais eficaz durante toda a execução do projeto, de forma que o gestor possa ter mais uma opção para fundamentar suas decisões durante o acompanhamento de projetos.

  3. Objetivo Geral

O objetivo deste artigo é ampliar a aplicação da ferramenta conhecida como Curva “S”, desenvolvendo uma nova técnica baseada no controle de documentos, de forma que o gestor possa ter mais uma opção para fundamentar suas decisões durante o acompanhamento de projetos.

3.1 Objetivo Específicos

– Melhorar o gerenciamento e o controle de um projeto específico ou de toda uma carteira de projetos.

– Identificar os desvios ocorridos em projetos seja eles relacionados a custo ou prazo.

– Verificar se o orçamento em relação atende ao que foi programado e se esta ocorrendo aplicação de recursos acima ou menor do que foi programado.

4. Justifitativa

Muito se tem falado ultimamente sobre o gerenciamento de projetos dentro das diversas organizações e o papel do gestor. Até pouco tempo essa era uma atividade comum, e pouca importância era dada a ela. Mas, com as constantes mudanças no cenário dos negócios, as empresas tem se posicionado para obter uma maior flexibilidade e agilidade no atendimento as necessidades de seus clientes.

A partir desta mudança o Gerenciamento de Projetos passou a exercer um papel de destaque, por ser considerada uma atividade que, quando bem executada, pode se tornar um diferencial competitivo e aumentar significativamente os resultados das organizações. Sua implantação tem exigido das empresas certas mudanças, desde a reestruturação de setores até o estudo detalhado dos processos, a fim de identificar possíveis pontos de melhoria, garantindo, assim, que os resultados estejam dentro dos objetivos preestabelecidos.

Conforme necessidade  das organizações na implantação de projetos, o presente estudo possa contribuir de algma forma e mostrando como seria importante a implantação da ferramenta curva “S” no gerenciamneto de projetos.

De acordo com estudo feito a ferramenta poderia ser essencial no acompanhamento dos projetos possibilitando a organização e seus gestores ter um acompanhamento mais eficiente dos projetos, reduzindo tempo, gastos e alcançando resultados mais satisfatórios.

De acordo com Aldo (1965 p. 280) trabalhar com a curva s é uma pratica que traz muitos benefícios para o gerante de projetos, é uma curva única que mostra o

desenvolvimento do projeto do começo ao fim, é  de fácil leitura e permite apresentação  rápida da evolução do projeto.

 5. Metodologia

 Primeiramente será apresentada a ferramenta Curva “S”, em seguida uma breve    noção de Controle de Documentos, possibilitando o alcance do objetivo do artigo, ou seja, aplicar a Curva “S” na Gestão Documental.

5.1 Curva “S”

A curva “S” é um tipo de curva de acumulação, instrumento destinado ao acompanhamento periódico da evolução de uma variável, sejam elas: faturamento, custos, quantidade de produção, etc.

Leva esta denominação porque, comumente, a curva de acumulação lembra-se de forma “S” sendo um instrumento de fácil visualização.

Sua aplicação a projetos permite, facilmente, comparar o acumulado dos desembolsos realizados com os orçados.

Sob a forma clássica, sua utilização é recomendada para a análise do comportamento dos fluxos de caixa, quando permite verificar se ocorre compatibilidade entre o fluxo previsto e o efetivamente realizado. Isto é, se os recursos despendidos correspondem àqueles previstos ou se estão ocorrendo em quantidades abaixo ou acima do previsto.

Em termos práticos uma curva “S” no gerenciamento de projetos, tem como principal foco realizar a melhoria, o gerenciamento e o controle de um ou mais projetos.

Uma das ferramentas mais utilizadas para o planejamento e controle dos recursos financeiros e materiais é a Curva S. Barcaui et. AL (2006, p. 138) disserta sobre a abrangência e utilização da curva “S”:

É uma ferramenta que representa graficamente o resultado da acumulação das distribuições percentuais, parciais, relativas à alocação de determinado fator de produção (mão-de-obra, equipamentos e materiais) ao longo do tempo. Por conseguinte, a curva S pode ser também denominada curva de distribuição ou agregação acumulada. Basicamente a curva pode ser empregada como técnica de planejamento, programação ou técnica de controle.

A representação gráfica do andamento do projeto e alocação dos recursos é uma das formas de se verificar se o cronograma planejado está sendo seguido e os eventuais impactos gerados pela falta de conformidade entre o planejamento e a execução. Utilizar-se-á a figura 04 para melhor exemplificação:

Figura 01: Curva “S” de um projeto
Fonte: Frame (2003)

Ao analisar o gráfico exemplo, verifica-se que o planejamento não foi feito de maneira adequada e a execução vem fazendo com que as despesas estejam acima do planejado naquele momento especifico do tempo em que o andamento do projeto se encontra. A curva S nesse caso, sendo utilizada como ferramenta de controle, permite com que sejam visualizados e mensurados os impactos financeiros e materiais, para que o gestor de projetos possa agir no sentido de que sejam tomadas ações corretivas, que de acordo com o Guia PMOK (PMI, 2004, p. 155) são todos e quaisquer atos realizados para que o desempenho se adéqüe novamente ao cronograma. Erros no planejamento temporal do projeto incorrem em aumento de custos para que seja reverter esses erros, o autor Vargas (2005, p. 31), ao dissertar sobre uma das características que os projetos têm em comum, enfatiza que o custo de “promover mudanças no projeto é pequeno nas fases iniciais, crescendo exponencialmente com o progresso do projeto”.

É de grande importância salientar que na relação entre o gerenciamento do tempo e os recursos financeiros e materiais, a grande importância de se buscar o equilíbrio entre o planejamento e execução do projeto em tempo correto, como é mostrado na figura 05:

Figura 02 – Evolução do custo do projeto com sua duração
Fonte: Vargas (2005, p. 38)

Os custos do projeto em relação ao tempo vão sendo decrescentes até chegarem a uma relação ótima de custo-duração, onde a alocação de todos os recursos é feita de forma adequada com as necessidades do projeto. Vargas (2005, p. 39) faz uma colocação interessante sobre tal fato:

Em projetos realizados em um prazo reduzido, o custo do projeto torna-se elevado devido à quantidade de horas extras, pessoal e controle. Quando o tempo destinado ao projeto é adequado ele atinge seu ponto mais baixo […]. Após esse período o custo volta a subir devido à ineficiência no projeto e perda de produtividade. 

As estimativas de tempo e recursos evidenciam-se, portanto como fases fundamentais para que se tenha esta melhor relação custo-duração do projeto, permitindo que o mesmo seja executado de forma mais eficiente no decorrer de sua execução.

5.2 Dicas para fazer a curva “S”

Então, como utilizamos a Curva S no acompanhamento de projetos? Na maioria absoluta às vezes ela é utilizada para acompanhar o andamento do projeto em comparação a sua linha de base. Você deve, após a aprovação da linha de base do cronograma, calcular os avanços físicos ou financeiros estimado para cada período no gráfico, gerando a Curva S dos valores previstos, ou também chamados de planejados. Durante a execução do projeto, você deverá realizar as medições

Periódicas e apurar os seus avanços reais, que também serão acumulados, por período, e plotados no gráfico, gerando a curva de avanço real. A comparação entre duas curvas apresenta uma indicação da evolução do projeto.

Figura 3: Curva S com valores planejados (em azul) e reais (em vermelho).
Fonte: publicação IETEC

 Das curvas plotadas na Curva S você pode tirar dois tipos de informação (vertical), terá informações sobre o desempenho do projeto. Isto é, terá uma indicação, até o período correspondente, se a equipe do projeto entregou mais ou menos do que o planejado. No exemplo, a equipe entregou o equivalente a 10% do escopo do projeto a mais do que o planejamento, indicado um bom desempenho, por outro lado, se fizer uma analise no avanço (horizontal), terá informações sobre a pontualidade do projeto em relação às entregas efetuadas. Em outras palavras, terá o desvio, em relação ao tempo, do avanço planejado e realizado. Na figura, há a indicação que o projeto está adiantado em aproximadamente três meses, pois entregou no mês sete o equivalente em avanço do escopo que deveria ser entregue no mês 10.

Um projeto pode ter quantas curvas S forem necessárias para garantir um acompanhamento eficiente. Em um projeto pequeno e simples de poucos meses de duração, você provavelmente criará uma Curva S geral do projeto, o que será eficiente. Porém, para um projeto longo e complexo, como a construção de uma usina hidrelétrica, por exemplo, você poderá criar uma Curva S geral, uma para cada fase do projeto, para o caminho Crítico, para determinadas entregas, fornecedores, etc. Enfim, tantas quantas forem necessárias para garantir o acompanhamento eficiente.

Figura 4: exemplo de análise dos resultados.
Fonte: publicação IETEC

 MATTOS (1965 P. 280) descreve no seu livro Planejamento e Controle de Obras, os benefícios da curva S, a saber:

•  – É uma curva única que mostra o desenvolvimento do projeto do começo ao fim;
• – É aplicável a projetos simples e pequenos a empreendimentos complexos e extensos;
• – Permite visualizar o parâmetro acumulado (trabalho ou custo) em qualquer época do projeto;
• – Aplica-se o detalhamento de engenharia por homem-hora, quantidade de serviço executado usa de recurso ou valores monetários;
• – É uma ótima ferramenta de controle previsto x realizado;
• – É de fácil leitura e permite apresentação rápida da evolução do projeto;
• – Serve para decisões gerenciais sobre desembolsos e fluxo de caixa;
• – De acordo com o formato do S, pode-se constatar se há grande (ou pequena) concentração de atividades no começo (ou fim) da obra.

 6. Conclusão

Para obter o gerenciamento de um projeto sobre controle, implica ter conhecimento sobre todas as fazes do mesmo, saber prazos, custos previstos x realizado, e a Curva “S” se torna uma ferramenta que orienta o gestor sobre o controle e andamento do projeto para uma tomada de decisão mais assertiva.

Haja vista que a tendência mercadológica implica que os projetos precisam ser mais assertivos e com o melhor custo beneficio o mercado a cada dia se torna mais competitivo, o uso de ferramentas que auxiliam essa realidade se tornam mais utilizadas por gestores de projetos para fundamentar suas decisões, e ter um diferencial competitivo para o mercado.

Este artigo mostra que a aplicação da curva “S” ao controle de documentos é uma ferramenta interessante que permite que o gestor tenha mais um argumento para fundamentar suas decisões.

 NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Curva de Avanço Físico.

 7. Referências Bibliográficas

• BARCAUI, A. B; BORBA, D. SILVA, I. M; NEVES, R. B; Gerenciamento do tempo em projetos. 1. Ed. São Paulo: FGV, 2006.
• FOSTER, RICHARD N. Inovação: a Vantagem do Atacante – Bester Slleer, 1988
• FRAME, J. D. Managing projects in organizations: How to make the best use of time, tecniques and people. 3. Ed. San Francisco, CA: Jossey-Bass, 2003.
• DARCI PRADO, Planejamento e Controle de Obras. Ed. 2004
• MATTOS, Aldo Dórea. Planejamento e Controle de obras. São Paulo: PINI, 2010.
• PMI. Project management body of knowledge (PMBOK). Newton Square, PA: Project management institute, 2004.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A guide to the Project Management Body of Knowledgement (PMBOK Guide). 4a edição. PMI, 2008.
• PETER, Management Institute (PMP – Project Manager Professional e PMI-SP – Scheduling Professional) e receptor do prêmio individual do PMI Best of the Best 2009
• VASCONCELOS, Hezequias. Curva S no Microsoft Project (PT-BR). Microsoft TechNet, 2012.
• VARGAS, R. V. Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 6. Ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.

Os Autores:

Igor Aurélio e Tiago Maradona Conceição Pereira da Silva

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da turma 5 do curso em MBA Gestão de Projetos da Faculdade Pitágoras de Betim com professor Ítalo Coutinho.

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