O Gerente de Projetos em tempos de crise

Desde o ano passado estamos vivendo em uma época de turbulência na nossa economia. Escassez de investimentos, projetos engavetados e uma evidente preocupação com o cenário recessivo, principalmente quando falamos de Projetos. Claro, não poderia ser diferente. Nós, profissionais de projetos, vivemos de investimentos. Na última reunião do voluntariado do PMI aqui no nosso chapter, ouvi muitos colegas GPs comentando das dificuldades que estão enfrentando em suas empresas com seus projetos; diminuição na quantidade de recursos (humanos e financeiros), demissões, postergação de novas fases e até diminuição de escopo para conter gastos.

Voltando dessa reunião, tentei montar um quadro imaginário em que considerava todas essas mudanças, desde uma visão mais otimista até a mais pessimista de todas e queria convidar vocês a pensarem em proposições. Eu vou dar o meu ponto de vista, mas também vou pedir para que você monte esse cenário parecido, buscando soluções no seu ponto de vista.

A primeira coisa que um GP sente em um cenário de crise, de cara, é a redução do seu capital humano (equipe do projeto). Em todas as empresas que trabalhei ou prestei consultoria, essa sempre foi a primeira medida a ser tomada pela diretoria. As vezes, pode acontecer de uma equipe dedicada começar a ser compartilhada por outros projetos. Para tudo isso, você precisa trabalhar com uma palavra que dá calafrios, principalmente nos clientes: PRIORIDADES. Claro que no começo do projeto, ainda na fase de planejamento, você definiu prioridades internas (com sua equipe de projeto) e externas (com seu cliente) e eu tenho quase certeza que na definição com o cliente, você não tocou na palavra MUDANÇA. Se você acha que uma redução ou compartilhamento da sua equipe de projeto não deve ser encarado como uma mudança, seu planejamento corre um sério risco de “se dar mal”. Sempre, em qualquer projeto, inclua mudanças no escopo, redução dos recursos financeiros e capital humano na sua Análise de Riscos. Caso você não tenha feito esse planejamento, calma, você tem como se redimir.

• Busque alternativas com o PMO ou a gerência sênior;
• Em tempos de crise, nem pense em botar banca com a diretoria ou o PMO. O que eles esperam de você são soluções inteligentes para redução de custos;
• Seja extremamente transparente com o seu cliente;
• Crie URGENTEMENTE um plano de readequação às mudanças.

Vocês puderam perceber que, até agora, eu não falei em redução do cronograma. Claro, isso não está em jogo. Lembre-se que você tem um prazo e, com certeza, ele é uma RESTRIÇÃO naquele pequeno e até então “desimportante” documento chamado Termo de Abertura do Projeto.
Portanto, segue abaixo o meu cenário, construído em cima de Lições Aprendidas em projetos passados e construa também o seu.

Não esqueça que, com a crise, você precisará ter uma atenção redobrada com todos os ativos do seu projeto. Procure sempre mapear os fornecedores e fazer uma gestão efetiva de seus serviços prestados. Eu mesmo tenho uma planilha onde controlo e avalio todos os fornecedores ao fim de cada atividade. Nessas horas é importante você mesclar e contar com vários fornecedores, por um motivo muito simples. Tudo é uma cadeia e o fornecedor também vai demitir bons profissionais (com melhores salários) e contratar profissionais de baixa qualidade com salários menores. Se você deixar todo o seu trabalho nas mãos de um único fornecedor, você corre o risco de ficar na mão com várias de suas tarefas.

Quanto ao caixa do projeto, tente reduzir ao máximo custos com Hora Extra e Despesas com Viagens, enfim, sempre tenha todo o controle da movimentação financeira do seu projeto. Aditivos e revisão de Budget não acontecem em tempos de crise, não se iluda. Busque criar mecanismos para um controle total dos custos.

Com essas adequações você poderá manter seu projeto sustentável dentro do portfólio da empresa. Não se esqueça que a ordem agora é GESTÃO EFICIENTE DE RECURSOS.

Sobre o Colunista: Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI. Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil, Logística e Telecomunicações. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público é voluntário e facilitador no grupo de estudos preparatório para certificação PMP oferecido pelo PMI-PE.

Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

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