O PMO (Project Management Office) e o Impacto no Negócio

O Resultado

Valor de Negócio Gerado:

Com a implementação de um Project Management Office – PMO a utilização da metodologia de Gestão de Projetos – GP, contribuirá para que as lideranças percebam uma diminuição no número de problemas durante a execução de seus projetos. Entretanto, deve-se tratar o início da implantação como o ponto principal, e que seja uma change management top-down, este o ponto gerador e fator essencial que garantirá o sucesso do PMO. Em adição, trabalhar segundo uma metodologia de GP, alinhada a estratégia da empresa e aos objetivos organizacionais, é essencial para obter sucesso na expansão da cultura de gerenciamento de projetos e gerar resultados sustentáveis.

O Diferencial

Lições Aprendidas:

Para que a implantação do PMO possa ser realizada com êxito seguem algumas lições aprendidas: a presença do sponsor nas primeiras reuniões de alinhamento e disseminação do conceito de GP, para legitimar os membros do PMO; cada etapa da implantação deve ser estudada pelos membros do PMO para que os gerentes de projetos não tenham dificuldade na sua utilização (legitimidade do conhecimento); realização de formação continuada envolvendo as lideranças; implementar o processo de Gestão de Benefícios: ter bem claro qual a finalidade do projeto, por que estamos fazendo (investimentos x benefícios), o que esperamos do retorno investido – valor agregado, criando um Portfólio sustentável onde os benefícios sejam maiores que os custos; que o estudo de viabilidade garanta a utilização do produto, envolvendo o usuário, pois o fluxo de valor deve ser baseado nas necessidades estratégicas.

Aspectos de Comunicação e Satisfação do Cliente:

Na aplicabilidade da metodologia proposta, é importante criar um fluxo de informações significativas onde à equipe do PMO interaja com os stakeholders por meio de reuniões mensais (reuniões presenciais, conference call, vídeo conferência, apresentação dos resultados) de monitoramento e controle, bem como a disponibilização de informações utilizando Relatório de Progresso e Painel de Bordo.

Aspectos de Liderança do Gestor:

Estabelecer e manter procedimentos e padrões para as metodologias de gerenciamento de projetos. Definir, validar, implementar e manter para o PMO: a estrutura organizacional, os produtos, os processos, os indicadores de desempenho e as metas.

O que mais Influencia o Resultado do Projeto

Um ponto importante para que a implantação obtenha sucesso deve-se à prática de disseminar as informações junto às partes interessadas de forma gradativa, ou seja, a medida da evolução da maturidade com o tema, bem como seu domínio e compreensão. Esta estratégia facilita a adaptação dos envolvidos permitindo absorver as funcionalidades e benefícios das novas ferramentas e metodologia na gestão dos projetos paulatinamente, sem que as rotinas diárias de trabalho as quais estavam acostumados fossem alteradas drasticamente. Isto só é possível devido aos diálogos durante a fase de iniciação do PMO, úteis no sentido de que as ferramentas possam ser adaptadas à realidade que a empresa necessita. Em um primeiro momento a simplificação dos procedimentos é vital para que os gestores de projetos aceitem a metodologia. Outro fator que auxilia muito nos procedimentos do PMO é o mapeamento dos funcionários em relação ao seu conhecimento sobre o tema. Este mapeamento mostra o nível em que se encontram, e a necessidade da realização de formação continuada para que a Gestão de Projetos possa ser entendida em relação às suas atribuições e responsabilidades. Os profissionais que atuarão no PMO e/ou que irão interagir com o PMO durante a gestão dos projetos deverão ser capacitados nos Processos de Seleção e Gestão de Projetos para compreenderem como aplicar a metodologia e os procedimentos referentes ao fluxo de cada processo. Adicionalmente, é essencial criar um Plano de Capacitação de Gestão de Projeto, com o objetivo de capacitar e preparar tecnicamente os envolvidos no processo de Gestão de Projeto, e uma Matriz de Capacitação do Processo de Gestão de Projetos, integrando a função, colaborador com padrões e conhecimentos específicos. Esse Plano e Matriz de Capacitação de Gestão de Projeto serão compostos de palestras de apresentação e exposição de conceitos, alinhando e buscando consolidar o entendimento sobre os processos e técnicas de gerenciamento de projetos utilizadas pela empresa, substanciando o conceito proposto.

Padronização das informações com o objetivo de:

• Realizar comparações de desempenho do projeto e entre projetos;
• Ser o elemento central de informações relativas às práticas de gerenciamentos de projetos.

Ademais, considerar as premissas e levar em conta os fatores críticos de sucesso para implementação do PMO passa a ser fator preponderante. Dentre eles, destaca-se o patrocínio e apoio da alta administração; a realização de uma avaliação do tipo da organização; o alinhamento do PMO com o Planejamento Estratégico da organização e a integração do PMO com as Áreas Estratégicas da organização. Em suma, enquanto as lideranças enxergam apenas os projetos sob a sua responsabilidade, o PMO proporciona à alta direção uma visão de todos os projetos sob a sua governança com uma perspectiva mais estratégica e sistêmica, implementando de maneira mais efetiva os processos de gerenciamento de projeto. O PMO busca aproximar a estratégia do negócio às pessoas e aos processos, uma vez que, os projetos são orientados objetivamente para os resultados. Portanto, vale a pena salientar que a disseminação da metodologia de GP implementada servirá para a aproximação entre as partes interessadas, proporcionando um valoroso guia para nortear o trabalho da equipe do projeto, além de possibilitar a otimização do tempo e dos recursos, garantindo a qualidade do produto entregue. Destarte, acredito que a implementação de um PMO contribui com a taxa de sucesso dos projetos demonstrando uma percepção de desempenho em custos, prazo e qualidade dos projetos gerenciados, impactando positivamente no ”Negócio”.

Sobre a Autora:

Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante em Administração pela Universidade Cidade de São Paulo. Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini, Especialização – Lato-Sensu em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzi. Extensão em Gestão do Conhecimento, Ed. Corporativa e Aprendizagem Organizacional – FIA/USP. Formada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com especialização em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Certificada em Coach, pela Sociedade Brasileira de Coach – SBC. Sólida experiência em Gerenciamento de Projetos, atuando em cargos de liderança. Conhecimentos amplos na criação de metodologia e no gerenciamento de projetos, baseada na linha PMI e implantação de PMO Autora do Livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública, pela editora BRASPORT. Atualmente Consultora de Projetos Strategy for Business, na DOM Strategy Partners, desenvolvendo um Projeto de Change Management na implantação do Sistema IFS (ERP), na AçoTubo. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br.

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