Opinião da Lilian: O que é e como utilizar uma estrutura analítica de projetos (EAP)?

RESUMO

Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto. A WBS deve ser detalhada, até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages).

INTRODUÇÃO

A EAP serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerir riscos, entre outros.

Simplificando, a EAP dividirá o projeto em entregas (“deliverables”).

A Estrutura Analítica de Projetos decompõe em uma árvore que abrange do nível mais geral ao mais específico de todo o trabalho a ser realizado, passando pelas fases do projeto até chegar ao nível de pacotes de trabalho. Facilita a organização dos pacotes de trabalho e o gerenciamento das atividades. Possibilita a visualização clara das partes que compõe o projeto.

Fazendo as considerações gerais:

• Na fase do planejamento do projeto, o gerente precisa detalhar o escopo e construir a estrutura analítica do projeto;

• Serve como instrumento de apoio a gestão do projeto e ajuda o Gerente de Projetos a mostrar o conteúdo do projeto de forma estruturada;
• A efetiva utilização desta ferramenta assegurará que todas as atividades sejam realizadas correta e satisfatoriamente.

Benefícios

• As subdivisões asseguram que o plano de gerenciamento do projeto cumprirá o escopo aprovado e irá atender aos os objetivos globais do projeto;

• Previne o esquecimento e a falta entendimento sobre as atividades;

• Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo (prazo) e recursos;

• O principal benefício desse processo é o fornecimento de uma visão estruturada do que deve ser entregue.

Informações Complementares

O Project Management Institute PMI® em seu site possui um caderno específico “Practice Standard for Work Breakdown Structures” para o desenvolvimento de uma WBS, as diretrizes para geração, desenvolvimento e aplicação de uma WBS. No caderno podemos obter alguns exemplos e modelos de WBS por setores específicos que necessitam alguns ajustes para o seu projeto.

Ademais, na internet é possível acessar alguns sites para montagem gratuita de uma EAP ou WBS, tais como: http://www.wbstool.com/

CONSIDERAÇÕES GERAIS

Para a maioria dos autores, o escopo e a EAP, quando corretos podem garantir o sucesso de um projeto, além de evitar que o gestor chegue a fases mais avançadas do planejamento com uma base de informação equivocada.

Diante deste contexto, a EAP é uma ferramenta extremamente útil para que os gestores possam tomar o controle da situação em busca do atingimento dos objetivos definidos.

Cabe ressaltar que, junto à Estrutura Analítica, é preciso desenvolver ainda, o dicionário da EAP, documento complementar que traz informações detalhadas sobre cada pacote de trabalho e seus critérios de aceitação no momento da entrega. Apesar do PMI (2008) sugerir que todos os pacotes de trabalho estejam detalhados no dicionário da EAP, entende-se que projetos pequenos podem não ter essa obrigação, desde que o enquadramento do projeto na metodologia de gerenciamento de projetos da empresa indique este documento como principal.

Destarte, a EAP de um projeto específico poderá ser utilizada parcialmente em outro projeto semelhante, aplicando a gestão do conhecimento na coleta, armazenamento e disponibilização das informações históricas e lições aprendidas em outros projetos.

Sobre a Colunista: Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business.

E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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