Para que servem os Relatórios de Status

Como apresentamos anteriormente, Relatórios de Status sintetizam informações de acordo com o mapeamento das Partes Interessadas. Mas o que as “Partes Interessadas” fazem com essas informações?

Raramente um Gerente de Projetos (GP) consegue analisar os impactos de problemas em seu projeto no resto da empresa, pois geralmente estão posicionados em cargos de coordenação e com isso tem visão tática-operacional. Em outras palavras, é comum que os GPs não vejam seu projeto em relação ao portfólio e estratégia da empresa.

Abaixo listei possíveis consequências de impactos de um projeto, considerando quatro disciplinas da Gestão de Projetos (Tempo, Escopo, Qualidade e Custo):

• Projeto fora de prazo – Impede que novos projetos iniciem, reduz a previsibilidade e aumenta o risco dos negócios. Com isto, aumentam-se as margens de segurança (buffers), os custos e reduz-se a competividade. Quando a equipe poderá atender a novos clientes? O que fazer com os contratos que iniciariam em seguida? Contratar novas pessoas?
• Projeto que não cumpre o escopo – Embora seja um item básico não é fácil de cumprir, pois as expectativas mudam ao longo do projeto. Um fornecedor que não entrega o que foi combinado vende “gato por lebre” e o que que não gerencia escopo não atende as expectativas das partes interessadas.
• Projeto fora dos padrões de qualidade – Um produto abaixo da qualidade “esperada” causa grande impacto na percepção do serviço (por parte do cliente), quando existem pontos negativos que causam incômodos, frequentemente os positivos são esquecidos. Deste modo, a confiança dos clientes é abalada e há tendência de perda de negócios.
• Projeto fora do custo – O primeiro ponto a avaliar é se existe alguma estratégia por trás do custo, é comum que empresas façam preços reduzidos para conquistar novos clientes. Mas se o estouro for uma surpresa, devem-se analisar causas e alternativas para resolver o incidente e “matar” as causas.
  Dependendo de quem receber a informação, pode precisar analisar impactos no fluxo de caixa da empresa; a decisão de repassar, diluir ou assimilar o excedente e de continuar ou não com um cliente, fornecedor e até mesmo com o GP. Por isso, o relatório de status deve ser adaptado a cada uma dessas necessidades.

Os Relatórios de Status lhe pareciam tão importantes? Veja como são úteis à estratégia da empresa. Costumo dizer que é por isso que existe o papel do GP, para manter as expectativas atendidas.

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Sobre o Autor: 

Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança. Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos., inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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