Planejamento e Controle de Projetos por meio de Softwares

Resumo: Tendo em vista a complexidade da administração de todas as etapas de um projeto e a necessidade de se obter informações rápidas a serem utilizadas no planejamento e controle é imprescindível o uso de softwares para otimização do tempo. Atualmente há muitos softwares disponíveis no mercado que atendem a necessidade de diversas empresas, não importando a sua capacidade de produção. Entre os softwares mais utilizados pelas empresas de engenharias se destacam o MS-PROJECT, NET PROJECT, COMPOR90, WBS CHART PRO, PRIMAVERA, SAP e UAU. Muitos desses softwares trabalham de forma sincronizada com outros softwares como é o caso do SAP e UAU.  Contudo para a melhor aproveitamento dessas ferramentas é essencial que as empresas disponibilizem programas de treinamento e reciclagem para aperfeiçoamento profissional e assim obter o melhor desempenho.

Introdução:

O planejamento é imprescindível em qualquer estrutura de projetos e processos, sendo eles industriais ou civis. Desde os mais simples, até os mais complexos. Com etapas e de forma detalha, tendo um objetivo a ser atingido.

O Engenheiro de Planejamento é peça fundamental para o andamento de um projeto. Ele é capaz de forma objetiva identificar as necessidades; estudar o escopo, dimensionar recursos, matéria prima, mão de obra; mapear riscos, planejar custos, fazer plano de contratações, medições, qualidade, comunicação das partes interessadas, dentre outras atividades. Tendo em vista início e fim pré–definidos conforme gerente de empreendimento ou gerente do projeto. Seu trabalho é feito tanto individualmente como também em equipe, a qual ele é gestor de técnicos e auxiliares.

O tema apresentado foi escolhido tendo em vista sua função e principais atribuições[1]·. Iremos destacar alguns dos principais Softwares que agregam no planejamento e controle de projetos no mercado.

Fig. 01. Ilustrativa: Engenheiro de Planejamento e o controle de início ao fim do projeto

Como controlar Projetos por meio de Softwares de Planejamento e Controle

O melhor Software a ser usado em um projeto é aquele que a empresa a qual irá utilizá-lo mais se adequa ou aquele que melhor corresponde às expectativas dos projetos executados. Dessa forma devemos nos atentar a cada particularidade;

Segundo Kerzner (2002, p.100)

“… mesmo os mais sofisticados pacotes de softwares nunca substituirão uma liderança de projeto competente”.

Podemos destacar em projetos de baixa complexidade ou empresas sem condições financeiras para uso de Softwares de ponta, o uso de Excel. Através dele podemos fazer o controle e planejamento; para isso é necessário ter um Sistema integrado de gestão empresarial com informações sempre atualizadas, assim poderá coletar diariamente ou conforme necessidade informação para preenchimento de planilhas, gráfico e relatórios.

O Planejamento e Controle podem ser feito através de vários tipos de softwares disponíveis no mercado atualmente. Podemos citar dentre eles:

• MS-Project

Segundo Prado. (2012) o MS Project é um dos mais populares softwares do mercado, sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985, sua principal característica sempre foi à facilidade de uso. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável. Suas características básicas são: Baseia-se no modelo diagrama de rede: as tarefas são criadas em forma de blocos interligados. Portanto, ele não trabalha com diagrama de setas; Utiliza tabelas no processo de entrada de dados; Permite tarefas recorrentes; Permite recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; o cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim“ ou “do fim para o início”; permite uso do modelo probabilístico; existem três tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento), material e custo; dentre muitas outras.

É utilizado para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos.

• NetProject

O NetProject foi desenvolvido segundo paradigma de três camadas, sendo que a camada de banco de dados está homologada para o sistema gerenciadores de bancos de dados MySQL e Oracle, a camada de aplicação foi desenvolvida em PHP e Java e a camada de apresentação utiliza navegadores WEB como o Internet Explorer. Foi desenvolvida pela Pentagrama Consultoria e Sistemas, fábrica de software mineira fundada em 2002 que oferece serviços prioritários ao gerenciamento de projetos, isso se dá por meio de uma ferramenta de gerenciamento via internet. Suas características básicas são: Agenda corporativa, integrando compromissos do cotidiano com atividades do projeto; Planejamento físico de projetos, permitindo alocação de múltiplos recursos; planejamento físico; Controle de documentos; Cálculo de caminho crítico; Visualização de EAP e gráfico de Gantt; Análise EVA; API de integração com ERP’s: SAP, Totvs, outros; Painel de Pendências do usuário; Orientado ao Guia PMBOK®; dentre muitas outras. A implementação do software tem um valor agregado alto com isso seu custo é mais elevado já que ele modela conforme necessidade de cada empresa é feito um estudo via consultoria de cada necessidade, prestação de serviço em gerenciamento de projetos, treinamento de usuários e todas as demandas para melhor integração da empresa usuária e o NetProject.

• Compor90

De acordo com Noventa TI, o compor é Versátil, abrangente, de fácil entendimento e capaz de atender as demandas de empresas dos mais variados portes da área de Engenharia. O sistema é referência em elaboração de orçamentos e planejamento de obras em todos o país, com avaliações altamente positivas dos seus usuários, principalmente, pela confiabilidade e pela facilidade na realização de suas operações. Com 28anos de experiência no mercado, a Noventa TI é uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares para a área de engenharia com reconhecimento nacional, atuando nos segmentos de construção, consultoria, fiscalização, gerenciamento, projetos e orçamento. Fundada em Belo Horizonte, Minas Gerais, a 90t.i prima pela inovação e pela qualidade dos produtos e serviços, oferecendo aos seus clientes sistemas completos, de fácil utilização e que trazem resultados satisfatórios. Suas características básicas são: Importação de dados; rotinas de replanejamento; cronograma de permanência e insumos; BDI diferenciado e Cálculo de BDI; ajuste de valor final; formatador de relatórios; Curva ABC de insumos e serviços; Custo horário de Equipamentos; Cálculo de produção de equipamentos e equipe; dentre muitas outras. Entre seus importantes recursos estão à apresentação de um registro completo de composições e insumos e um versátil gerador de relatórios. Além de construtoras de todos os portes, o compor90 também é utilizado por pessoas físicas que atuam na área de orçamentos e por diversos órgãos públicos.

• WBS CHART PRO

O software WBS Chart Pro, pode ajudar os chefes de projeto na gestão de seus dados. Isso melhora a visibilidade dos dados por meio de gráficos e árvores em sua apresentação. Em outras palavras, este programa consiste em apresentar graficamente um projeto. O que o torna bem útil. O que é interessante neste software é que ele pode trabalhar com outras ferramentas como o Microsoft Project. Desta forma, o usuário poderá realizar a parte gráfica do seu projeto e, ao mesmo tempo, estabelecer os horários respectivos. Além disso, se os dados já estiverem no Microsoft Project, eles podem ser sincronizados com o WBS Chart Pro.

• Primavera

É um software de boa gestão e organização empresarial. Contribui para o desenvolvimento de soluções que respondam antecipadamente as necessitadas futuras da empresa. O Primavera, possui inúmeras funções para o auxílio do usuário no gerenciamento de projetos, visando melhorias na execução das tarefas pelas partes envolvidas. O Primavera, possui uma interface composta por várias ferramentas as quais fornecem algumas funções individualizadas. O Primavera possibilita o controle de projetos de tal maneira que provê grandes benefícios a empresa, expondo relatórios a fim de possibilitar que os gerentes de projetos possam controlar os funcionários, fazendo com que as tarefas sejam divididas de maneira que não sobrecarregue-os e permite ainda que todos possuam uma interface funcional. Através da opção Organizing Activities, as atividades podem ser divididas em grupos distintos usando o código das atividades, ou por categorias, podendo ser ajustada de acordo com exigências do programador ou a necessidade do projeto. Dentre estas e outras funcionalidades este software só vem a agregar benefícios ao crescimento da empresa (STEI, 2005).

• Outros

Devemos mencionar também o uso de Sistema integrado de gestão empresarial como: SAP; UAU; Gestor 90; TOTVS. Onde trabalham paralelamente com os Softwares e mesclam informações para o bom andamento do Projeto.

Conclusão:

Portanto notamos que é inegável a viabilidade e a facilidade de gerenciamento via softwares. Porém o custo de aquisição de muitos desses citados acima impacta diretamente na decisão de muitas empresas que estão iniciando o seu ciclo de produção de fazer o seu planejamento via Excel.

Para outras empresas com maior recurso financeiro existem softwares cada vez mais completos e com uma didática prática e dinâmica onde existem gráficos e camadas que somadas ao know-how de gerentes e controllers tornam as decisões e as assertividades muito mais simples.

Concluímos que cada vez mais é imprescindível o uso de softwares na elaboração, desenvolvimento e controle de projetos, porém as empresas devem saber qual o melhor software a ser utilizado caso o contrário ela aumentará o custo fixo e não obterá o resultado e informações desejadas para seu projeto.

Referências:

• Compor 90. Disponível em: < http://noventa.com.br/compor-90-orcamento>. Acesso em: 04 maio. 2015
• KERZNER, Harold. Gastão de projetos: As melhores práticas. Tradução: Marco Antônio Viana Borges e Gustavo Severo de Borba. Consultoria, surpervisão e revisão técnica desta edição: Gustavo Severo de Borba. Porto Alegre: Bookman, 2002; reimpressão,2005. 522p.
• Manual de Treinamento – Gerenciamento de Projetos com o NetProject
• MILHOMEM Jácome, Edson.  Estudo da Ferramenta de Gerenciamento de projetos primavera Palmas 2006.
• NetProject. Disponível em: < http://www.netproject.com.br>. Acesso em: 04 maio. 2015
• PRADO, Darci. Usando o Ms Project 2010 em gerenciamento de projetos. IDNG 2012. 18P.
• WBS Chart Pro. Disponível em:
•  < http://www.licenciamentodesoftware.com.br/principal/banco-de-dados/99-wbs-chart-pro >. Acesso em: 04 maio. 2015

[1] Engenheiro de Planejamento – atividade feita em sala de aula dia 25.04.2015 com o Prof. Ítalo Coutinho

Sobre os Autores:

Josiane Aparecida Viana de Carvalho – Engenheira de Produção com experiência em Projetos e Planejamento e Controle da Produção, com foco na capacidade produtiva, suprimentos, lotes econômicos de produção e projetos. Faço a rotina de MRP do sistema de ERP (Protheus). Especializações: Planejamento, simulação e modelagem de processos, MRP e suprimentos. Atualização da base de dados da cadeia de suprimentos, redução dos estoques e redução do prazo de entrega dos produtos acabados. E-mail para contato: josianeviana2013@gmail.com

Karla Izabela Da Costa – Engenheira de Produção com experiência em Planejamento; Suprimentos; Lean Manufacturing. Conhecimentos em gerenciamento de projetos com ênfase em documentações, acompanhamento por Softwares; Civil e Produção com foco em planejamento e controle; Habilidades no Sistema SAP, UAU, DATASUL. Realização de atividades diárias desenvolvendo ações para redução de custos, negociações, processos de compras, análise e viabilização de contratos, desenvolvimento de cronograma físico-financeiro, orçamentos civis, controle de materiais, melhoria de processos, qualidade, dentre outras atividades. E-mail para contato: karlaicost@gmail.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 10a Turma de Engenharia de Planejamentos com a coordenação do Prof. Ítalo Coutinho do IETEC.

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