Produto de Gerenciamento: Business Case Preliminar

Introdução

Esse artigo é parte da nova série de artigos proposta pela Management Plaza e se relaciona aos chamados Produtos de Gerenciamento[1]  dos projetos conduzidos com a Metodologia de Gerenciamento de projetos PRINCE2® (PRojects in a Controlled Environment).

Nesse primeiro artigo, nosso foco será no Business Case Preliminar (A.2)[2] e nosso objetivo é fornecer as seguintes informações para cada produto de gerenciamento:

• Relacionamento com outros produtos do tema;
• Como o produto de gerenciamento é usado;
• Quem é responsável pela criação;
• O conteúdo típico;
• Quem fornece as informações;
• Papel do Gerente de Projetos;
• Outros papéis importantes;
• Tempo e esforço para a criação;
• Um exemplo do documento;
• O que acontece no mundo real.

Outros documentos relacionados ao Business Case

O Business Case preliminar é o primeiro documento relacionado ao tema Business Case e é criado no pré-projeto, durante o processo Starting up a Project (SU). Essa versão do Business Case, na verdade, faz parte do documento chamado Sumário do Projeto (A.19) e fornece uma visão superficial do projeto, de forma que o Comitê Diretor do Projeto possa julgar o valor que o mesmo traz para a organização.

Os passos para a criação do Business Case são:

• Desenvolvimento do Business Case (criação do documento);
• Manter o Business Case (manter o documento atualizado).

O documento Business Case Preliminar é expandido para o documento Business Case detalhado durante o estágio de iniciação (que é um estágio de planejamento). Isso é feito no processo chamado IP (Initiating a Project). Após a criação do Business Case detalhado, o mesmo é mantido atualizado (a atualização ocorre ao final de cada estágio de gerenciamento) com as informações do projeto, como por exemplo: custos reais, nova análise do ROI, sumário dos riscos, prazos etc. Trata-se de um documento vivo para mostrar a Viabilidade Contínua do Projeto (conforme Princípio 1 do PRINCE2).

Figura 1 – A abordagem do PRINCE2 para o tema Business Case

O Business Case é o único documento de gerenciamento que está na linha do Comitê Diretor, uma vez que o Executivo é o responsável pela criação do documento. Todos os outros documentos relacionados ao Business Case, ou versões do mesmo, são de responsabilidade do Gerente do projeto.

O Busines Case Preliminar

O Business Case preliminar é basicamente uma versão light do Business Case detalhado, de forma que iniciamos com o esboço que é expandido para o Business Case detalhado. Este documento declara por quais motivos o projeto vale a pena ser conduzido e, portanto, é usado para justificar o mesmo.

Nesse ponto bastante inicial da vida do projeto, o Business Case conterá apenas informações de alto-nível, porém são informações suficientes para auxiliar o Comitê Diretor do Projeto para tomar sua primeira decisão, que é autorizar o Estágio de Iniciação. O Business Case detalhado fará parte do Documento de Iniciação do Projeto (DIP) no estágio de iniciação e fornecerá uma base para a criação do Plano de Revisão de Benefícios (A.1).

Como o Business Case Preliminar é utilizado?

Imaginemos que sua organização tem 20 idéias para novos projetos de 8 departamentos diferentes e com um orçamento limitado. Faz-se então necessário haver uma avaliação se os projetos são realmente viáveis, com base no melhor investimento e se o projeto está alinhado às direções estratégicas. Assim, a organização escolhe quais projetos são viáveis e quais não são. O Business Case Preliminar faz parte do Sumário do Projeto, que é enviado ao Comitê Diretor do Projeto para a tomada de decisão.

Figura 2 – A criação do Business Case Preliminar

Quem é responsável pela criação do Business Case Preliminar?

O executivo é o responsável pela criação do Business Case Preliminar (também chamado de esboço de Business Case) e será auxiliado por outras pessoas, como o Usuário Principal, o Fornecedor Principal e o Gerente do Projeto.

O Conteúdo do Business Case Preliminar

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos PRINCE2 apresenta um template [modelo] para o Business Case. O mesmo template é utilizado para o Business Case Preliminar e para o Business Case detalhado, porém as informações deste último têm um nível de detalhamento, ou de qualidade de informação, ainda melhor.

Tabela 1 – Conteúdo mínimo de um Business Case

Quem fornece tais informações?

Tabela 2 – Participação das partes interessadas

O papel do Gerente do Projeto 

O Gerente do Projeto auxilia na criação do Business Case Preliminar e fornece o suporte necessário ao Executivo. Ele poderá organizar workshops para:

• Confirmar as razões para a organização assumir o projeto;
• Rever os benefícios esperados;
• Analisar a Descrição do Produto do Projeto e obter as expectativas de prazo e custo do Fornecedor Principal;
• Efetuar os cálculos para a análise do investimento e verificar se os dados podem ser validados;
• Coletar os riscos principais e auxiliar na identificação de novos riscos importantes.

Tempo e esforço   

Conforme se pode observar no exemplo abaixo, não há que se juntar muitos dados, pois muitas informações são relacionadas no documento Sumário do Projeto. Uma vez que a Descrição do Produto do Projeto (A.21) esteja completa, o Fornecedor Principal poderá fornecer estimativas de prazo e custo. O Usuário Principal já terá uma ótima idéia dos benefícios esperados e deverá verificar se tais benefícios são realmente factíveis de serem alcançados e se todos estão incluídos no Business Case. O Usuário Principal também será responsável por materializar os benefícios, tão logo os produtos estejam concluídos.

O Gerente do Projeto está principalmente preocupado em manter o andamento do projeto, organizar e facilitar os workshops necessários para a coleta das informações. A quantidade de tempo e esforço para essas atividades variará em função da disponibilidade das informações e também da qualidade das mesmas.

Exemplo de um Business Case preliminar

Aqui vemos um exemplo de um Business Case Preliminar documentado, extraído do “Projeto Caneta” (um exemplo nosso de um projeto totalmente documentado com PRINCE2). Conforme se pode observar, não há muitas informações, mas mesmo assim este documento já auxilia a organização para a tomada de decisão.

Figura 3 – Conteúdo mínimo de um Business Case em formato pptx

O que acontece no mundo real?

Algumas organizações iniciam a criação de um Business Case detalhado bem no início do projeto, o que poderá representar um investimento mais alto e uma perda de tempo, caso o projeto não siga em frente. Assim, uma boa prática é iniciar com um esboço do Business Case, conforme detalhamos no presente artigo.

Algumas organizações consideram o Business Case como um documento estático usado apenas para a criação do Termo de Abertura do Projeto e nunca mais efetuam uma revisão, de modo a saberem se o projeto continua sendo bom para a organização. Todavia, esse documento deve ser “vivo” (atualizado constantemente) e confrontado em relação às mudanças pelas quais toda organização passa.

Outras organizações não criam o documento, o que pode parecer bastante ineficaz e ineficiente, mas constitua a realidade vigente, conduzindo projetos por feeling. Por exemplo, muitos executivos ficam extremamente ansiosos com a concepção do projeto e querem iniciá-lo o mais rápido possível, como se fosse um mutirão. Outras vezes o fazem apenas com uma parcela do orçamento necessário e sem ter investido algum tempo na análise de viabilidade (econômica, financeira, técnica etc), investindo somente tal parcela de orçamento na iniciativa, até um ponto em que acreditam não poderem mais voltar atrás, precisando assim concluir o projeto a qualquer custo. Tais projetos são os chamados projetos pet (“projetos de estimação”, que os executivos não querem largar).

Temos ciência de ótimos Gerentes de Projetos que sequer jamais viram um Business Case. Em muitos casos, o Gerente do Projeto viu tal documento nos preâmbulos do projeto e lá ficou arquivado e “empoeirado”. Contudo, mais e mais organizações vêm percebendo a importância de se ter um Business Case, iniciado com um Business Case Preliminar que lhes ajude na priorização e na tomada de decisões, além de manter o documento atualizado para constatar a justificativa contínua para o Projeto, conforme preconizam o PRINCE2 e o COBIT® (“Um Modelo de Negócio para a Governança e para a Gestão de TI da Organização” – Framework de Governança do ISACA).

Template

O PRINCE2 já fornece a você e à sua empresa os templates de todos os documentos de Gerenciamento, de forma que você não precise reinventar a roda, além do questionário “Verificação da Abordagem Adequada” (health check), que permite que você e/ou o escritório de projetos saibam se a condução do projeto está sendo bem aplicada. Mesmo pertencendo à AXELOS Limited, sua empresa não precisa pagar para implementar a metodologia PRINCE2.

No caso do Business Case Preliminar Detalhado, o modelo dos documentos é exatamente o mesmo. Baixe Business Case BR o template em formato Word do documento Business Case, conforme proposto pelo PRINCE2.

[1] (Produtos de Gerenciamento são os documentos criados para auxiliar no Gerenciamento do Projeto)

[2] As indicações entre parênteses mostram a referência do Template no Manual Oficial do PRINCE2.

PRINCE2^® é Marca Registrada da AXELOS Limited.

A Management Plaza pode ajudar você a fazer parte desse time.

Para saber mais sobre mais PRINCE2®, acesse o SIG-PadrõesGP.

Sobre o Colunista: Ernani Marques, MBA, PRINCE2, PgMP/PMP, CBAP, mais de 25 anos de experiência em TI, dos quais 10 foram dedicados no Gerenciamento de Projetos de TI para área de Cash Management Internacional. Profissional em Instituições Financeiras para corporativos e de varejo. É graduado em Economia pela USP, MBA Empresarial Fundação Dom Cabral, pós-graduado em Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação pela FGV/ Ohio University. Atualmente é consultor e instrutor de projetos, programas, portfólios e analise de negócios.

E-mail de contato: contatosp@mpplaza.com.br

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