A Comunicação eficiente na Construção Civil

Ser Gerente de Projetos envolve, basicamente, trabalhar com informação. Em boa parte do tempo ele desenvolve atividades relacionadas a ela, no sentido de gerar, analisar, corrigir, distribuir e arquivar. Essa não é uma tarefa fácil, mas está diretamente ligada ao sucesso da empreitada.

Sendo assim, é preciso planejar meios e desenvolver mecanismos eficientes para garantir a comunicação com todas as partes interessadas do Projeto e entre elas. Seja em relação às predefinições ou às mudanças que venham a ocorrer durante o ciclo de vida, tudo deve ser devidamente formalizado e repassado.

A importância disso está associada ao cumprimento das necessidades do projeto em tempo hábil. A comunicação permite que cada parte interessada entenda seu papel, se planeje para cumpri-lo, acelere a tomada de decisões e prepare de antemão a contenção dos impactos advindos de modificações que eventualmente ocorram.

Apesar da necessidade óbvia de um sistema de comunicação consistente, nem sempre esse fator é analisado com a devida importância. Em muitos casos as informações chegam incompletas ou atrasadas, provocando os famosos “incêndios” e os conflitos entre as partes interessadas. As atividades se desenvolvem com lentidão e toda a estrutura do projeto é comprometida.

As informações na Construção Civil

Um setor especialmente influenciado pela comunicação nos projetos desenvolvidos é a construção civil. Além de as alterações serem constantes, o impacto das modificações são abrangentes e geralmente demandam adequações que reverberam por toda a cadeia produtiva.

Algumas situações comuns quando a informação não circula:

• Predefinições do projeto que não são devidamente divulgadas a todas as partes interessadas, provocando conflitos de expectativas e interesses, ou levando a incertezas nos procedimentos e decisões;
• Alterações em projetos não comunicadas à equipe de execução, que fica perdida em campo ou constrói de forma incorreta;
• Alterações de escopo não repassadas ao setor de Orçamento e Planejamento, impedindo uma nova estimativa do custo e do prazo da obra;
•  Modificações nos histogramas de insumos não repassadas ao setor de suprimentos, impedindo um replanejamento das aquisições;
• Adequações em projetos, devido a necessidades construtivas, não informadas ao cliente, levando a insatisfação no momento da entrega.

Além desses, existem muitos outros casos onde a falta de comunicação leva a insatisfação ou a conflitos que afetam o andamento do projeto de forma desastrosa.

Garantindo uma comunicação eficiente

Encontrar uma forma para garantir a comunicação na construção civil não é tarefa fácil. São necessárias ferramentas consistentes que, além de distribuir a informação, verifiquem se todos estão cientes de alterações críticas que possam impactar negativamente no andamento das atividades.

A ferramenta em si, não importa tanto. É necessário, porém que ela cumpra a requisitos como:

Formalização das informações: Por uma questão de garantia em diversos sentidos, incluindo o jurídico, é importante que os meios de disponibilização das informações mantenham um registro. Isso resguarda todos os envolvidos e estabelece uma fonte de consulta, caso surjam dúvidas futuras.

A grande sacada nesse caso é evitar ao máximo deixar as coisas no “boca a boca”, por mais que haja urgência.

Acessibilidade: O meio de comunicação utilizado jamais pode ser excludente para qualquer parte interessada envolvida na questão.

Um exemplo seria utilizar um sistema interno para repassar uma informação que deve chegar ao cliente. Algum método auxiliar teria de ser utilizado nesse caso, mas o ideal é que isso seja padronizado, evitando cair na armadilha do esquecimento ou falta de atenção.

Clareza: Esse ponto não diz respeito apenas ao meio de comunicação, mas também à forma pela qual se opta por divulgar a informação. É essencial a aplicação de uma linguagem clara e objetiva que atenda a todos os envolvidos.

Um exemplo seria tentar utilizar uma linguagem puramente técnica com um cliente que não domina o assunto. Provavelmente ele ficaria perdido e isso poderia provocar um mal entendido. É necessário, então, se adequar para ser capaz de lidar com cada caso para que a informação seja absorvida corretamente.

Agilidade: O ideal seria se todas as partes interessadas tivessem acesso às informações que lhes competem em tempo real. Porém, como isso não é possível, o método utilizado precisa ser capaz de transmiti-las com o máximo de agilidade o possível. Sendo assim, é preciso evitar a burocratização desse processo, permitindo fluidez na comunicação e, consequentemente, no projeto.

A comunicação move o Projeto

Como mostrado, a informação é a base para qualquer projeto, o que torna sua divulgação quase tão importante quanto ela em si. Sendo assim, o gerente precisa se empenhar em garantir que sua equipe e todas as partes interessadas absorvam tudo aquilo que garanta um trabalho completo, de qualidade, com o devido custo e dentro do prazo esperado.

Alcançar isso só é possível com muito empenho e através de ferramentas consistentes e que sejam do domínio de todos. Não se pode ficar inerte e torcer para que cada indivíduo esteja ciente das informações cruciais para o seu trabalho. Para um projeto ser bem sucedido é necessário garantir isso em todos os níveis organizacionais envolvidos, internos e externos.

Referências:

• PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK© Guide) – Fifth edition, 2012.

Sobre o Colunista: Bruno Augusto, estudante do Curso de Engenharia de Produção Civil no CEFET MG. Trabalha há 3 anos como Assistente de Engenharia em Planejamento e Controle de obras de galpões industriais, na empresa SGO construções. Na área de construção, também já atuou com controle tecnológico de concreto e execução de obras prediais. Técnico em Química formado pelo CEFET MG, trabalhou por 1 ano e meio como Inspetor de qualidade em uma indústria da Coca Cola Company. Criador e idealizador do blog A Engenharia em Foco:  http://aengenhariaemfoco.blogspot.com.br.

E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com

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