Realize Auditorias em Projetos – Aprenda como e porque

Em várias organizações, as auditorias são procedimentos corriqueiros e extremamente importantes para analisar se determinados setores estão trabalhando de acordo com normas e procedimentos previamente estabelecidos. Essas auditorias são realizadas em vários departamentos, tais como financeiro e recursos humanos, por exemplo, e visam avaliar conformidades na execução desses procedimentos para que os objetivos estratégicos sejam resguardados. Com projetos não é diferente. Organizações que tratam com seriedade o emprego de seus recursos estão investindo cada vez mais em gerenciamento de projetos. Com isso, os projetos tendem a ser igualmente auditados, tanto de “fora para dentro” como de “dentro para fora”. Essas duas formas de análise são extremamente importantes já que, diferentemente de setores independentes, os projetos são interdepartamentais, consequentemente dependem de procedimentos e especificações de outros departamentos dentro da organização.

OBS: Existe uma norma internacional dedicada à auditoria em Projetos (ABNT NBR 16277:2017). Porém, dado a realidade dos projetos dentro da maioria das organizações, seria forçar muito a barra tentarmos aplicar este padrão para auditar projetos no Brasil. Se já há uma dificuldade tremenda na adoção e alinhamento organizacional com padrões e métodos em gerenciamento de projetos como PMBOK, PRINCE2, ISO 21500, imagina com padrão de auditoria em projetos? Mas prometo que, mais adiante, dedicarei um artigo específico sobre a ISO 16277.

Uma das grandes dúvidas que geralmente ouço dos colegas que me abordam para conversar sobre o tema é: “quem deve ser o responsável por essas auditorias nos projetos”? Bem, isso vai depender de como a sua organização está estruturada e que tipo de resultados eles esperam obter com essas auditorias. Caso a organização tenha um PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos), por exemplo, é bem provável que essas auditorias sejam feitas por ele. Porém, não se impressione se uma auditoria externa for contratada nesse caso, não é comum, mas pode sim acontecer. Outras organizações utilizam sua área de Qualidade corporativa para proceder com esta auditoria, mas é extremamente recomendável que profissionais com expertise em gerenciamento de projetos sejam os responsáveis por esta condução.

Uma outra dúvida ocorrida frequentemente é em relação aos benefícios de uma auditoria em projetos. Obviamente a palavra auditoria causa um certo desconforto em boa parte dos gerentes de projetos, principalmente naqueles que trabalham em empresas com baixa maturidade em gestão de projetos, não pelo medo da “não-conformidade”, mas porque todos sabemos que, nessas empresas, os projetos sofrem com:

• Disponibilidade insuficiente de recursos;
• Falta de apoio executivo;
• Baixo envolvimento dos que detêm o poder da tomada de decisão;
• Problemas com comunicação interna.

Por estes motivos falei anteriormente que se faz necessária uma análise “de fora para dentro” e “de dentro para fora”.

Mas voltando aos benefícios de auditorias em projetos, podemos citar alguns dos vários que podem ocorrer, tais como:

• Melhorar os níveis de performance dos projetos;
• Alinhar os projetos à metodologia de gestão aplicada;
• Se antecipar aos problemas;
• Prover um raio-x fidedigno do andamento dos projetos.

Bem, já que falamos aqui dos benefícios das auditorias em projetos, você deve estar curioso para saber como implementar essas auditorias em sua organização. A depender da aderência da organização ao gerenciamento de projetos, o processo não é complicado, porém aconselho que a implementação dessas auditorias seja tratada como um projeto independente. Caso seja o PMO o agente responsável por este procedimento, o mesmo deverá indicar um GP para conduzi-lo. E por que tratar como projeto? Ora, o próprio PMBOK discorre sobre a utilização estratégica dos projetos em casos de: Demanda de Mercado, Necessidade Estratégica, Solicitação de Cliente, Avanço Tecnológico, Requisito Legal, etc… Lembra?

1. Criar o Business Case

Para que seja “defendido” todo projeto precisa de um embasamento contendo informações relevantes como a Declaração do Problema, requisitos de negócio, descrição da situação atual, uma proposta de solução, estimativa de cronograma e viabilidade financeira. Este é um documento fundamental para a proposta de auditoria em projetos.

2. Prover o Termo de Abertura do Projeto

Muitos consideram este documento com “perfumaria”, mas ele não seria parte de um conjunto de melhores práticas a toa. Eu acredito ser extremamente importante a existência deste documento, principalmente como um registro da autorização pela alta gerência, para que o projeto seja iniciado.

3. Pesquisar Modelos e Realizar Benchmarking

Se você não faz a mínima ideia de como implementar um processo de auditoria, obviamente você pode consultar modelos existentes dentro da sua própria organização. Em alguns casos é interessante realizar bechmarking com outras organizações que já realizam auditoria em seus projetos para entender como elas implementaram e operacionalizaram esse processo.

4. Definir as Ferramentas e Técnicas

Essa é uma um parte extremamente importante no projeto de implementação das auditorias. Que ferramentas e técnicas iremos utilizar durante o processo? Bem, existem técnicas e ferramentas já consagradas, porém nem todas elas são adequadas à auditoria em projetos. É extremamente importante que essas ferramentas e técnicas estejam alinhadas com as necessidades do PMO e da organização, que são os potenciais clientes desse projeto. Algumas são comumente utilizadas:

• Análise de Documentos;
• Observação;
• Entrevistas;
• Relatório de Auditoria;
• Apresentação

4.1. Análise de Documentos: o auditor pode observar a conformidade na utilização dos documentos-padrão nos projetos da organização, tais como atas, Termo de Abertura, Plano do Projeto, Relatórios de Status Report, Cronograma, etc.

4.2. Observação: o auditor participa de reuniões com a equipe do projeto, com o patrocinador e com demais stakeholders internos (não é prudente que o auditor participe de reuniões com clientes externos, porém isso fica a cargo do entendimento da organização sobre a observação nas auditorias).

4.3. Entrevistas: o auditor poderá levantar questionamentos que podem ser esclarecidos através de entrevistas com o próprio Gerente do Projeto, o patrocinador do projeto, integrantes da equipe do projeto, clientes, fornecedores (caso necessário).

4.4. Relatório de Auditoria: documento que consolida as informações coletadas durante o processo de auditoria. Ele deve conter o resultado final da avaliação e recomendações (caso haja).

4.5. Apresentação: uma forma resumida e mais direta de apresentar os resultados ao requerente da auditoria.

5. Definir Quando os Projetos devem ser Auditados

A depender da necessidade, nem todos os projetos deverão ser auditados. Geralmente a implantação de auditorias em projetos exige uma lista de critérios para que um projeto seja auditado. Caso você e o PMO concordem, alguns critérios são largamente utilizados, tais como: troca de GP, projetos fora das margens de segurança e controle (estouro de prazo e custo), projetos complexos com necessidade de altos níveis de qualidade, ao fim do projeto ou fase, etc.

6. Definir os Processos de Auditoria

Esses processos podem ser definidos dentro de uma lógica específica de necessidades, porém, geralmente temos 7 processos básicos que são utilizados nas auditorias em projetos:

1. Planejamento
2. Alinhamento Inicial
3. Realizar as análises
4. Realizar Alinhamento dos Resultados
5. Gerar o Relatório
6. Criar a Apresentação
7. Encerrar Auditoria

7. Princípios da Auditoria em Projetos

Viabilidade: são analisadas as estratégias, premissas financeiras e técnicas nas quais foram estimados os custos do projeto, bem como o seu retorno comercial.

Metodologia: caso os projetos em sua organização obedeçam a um método de gerenciamento (processos e padrões) são analisadas as conformidades em relação ao uso do mesmo.

Controles Internos: como todo o ciclo de vida se comporta, desde a abertura do projeto, passando por gestão de mudança, recursos, aceite das entregas e transição para operação.

Desempenho do Projeto: avalia se as reuniões de acompanhamento estão acontecendo, como está a baseline em relação à posição atual do projeto, o fluxo de caixa e indicadores de desempenho e satisfação do cliente.

OBS: É fundamental que o Auditor de Projetos seja munido de alguns princípios comportamentais para que ele sinta-se à vontade de ser transparente com as partes envolvidas, manter sua independência e principalmente, preservar a confidencialidade das informações coletadas.

Sobre o autor:

Wagner Borba – Digital Mobility Assoc Manager na Accenture. Graduado em Tecnologia da Informação pela UNIFG/Laureate International Universities (PE) e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade Estácio de Sá (RJ). Possui certificações Project Management Professional (PMP®) pelo PMI, Certified Scrum Master (CSM®) pela Scrum Alliance, ITIL® Foundation pela OGC-UK, International Product Owner Foundation (IPOF) pela Scrum Association e Lean Six Sigma Yellow Belt (SSYB). Detém 8 anos de experiência em gerenciamento de projetos nas áreas de Desenvolvimento de Software, Telecomunicações, Infraestrutura e Outsoucing de TI em empresas nacionais e multinacionais como Accenture, Huawei Technologies, Alcatel-Lucent e Isolux Corsan, atuando em projetos de alta complexidade, tendo como clientes as principais operadoras de telefonia do país, montadoras de veículos, holdings de bens de consumo, redes de hospitais, grupos educacionais, universidades, indústrias e órgãos de todas as esferas de governo (municipais, estaduais e federais). Criador do MEsP (Mapa Estratégico Pessoal) e do método 4D-STK para Gerenciamento de Stakeholders. Foi Diretor de Administração e Finanças do PMI Pernambuco Chapter na gestão 2016/2017 e colunista em editoriais sobre gerenciamento de projetos.Email de contato:  wagner.borba@pmipe.org.br/   wborbaconsultoria@gmail.com.   Site: http://escopodefinido.com