As Dez Práticas de Sucesso no Gerenciamento de Custo e Prazo em Projetos

I INTRODUÇÃO

Vivemos em um mercado cada vez mais globalizado e competitivo, o que tem levado as Organizações a viverem em permanente estado de mudança. Projetos são utilizados para viabilizar essas mudanças. No Brasil, dos 4,143 trilhões de reais do Produto Interno Bruto (PIB)^[1] de 2011, cerca de 800 bilhões de reais foram aplicados na Formação Bruta de Capital Fixo (FBCF), o que dá uma taxa de investimento (FBCF/PIB) de 19,3%. Porém, as Organizações não têm obtido os resultados esperados. Durante pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos, realizada no Brasil em 2011 pelas seções regionais do PMI (Project Management Institute)^[2], 63% das Organizações relataram que na maioria das vezes ou sempre é a frequência em que elas não alcançam os objetivos de tempo, custo, qualidade e satisfação do cliente em seus projetos.

Esse cenário mostra que, se por um lado existe a valorização do gerenciamento de projetos no Brasil, com as Organizações canalizando recursos humanos e financeiros para o desenvolvimento de habilidades nessa área, por outro lado elas não têm obtido os resultados esperados.

Devemos atuar então de forma objetiva no desenvolvimento de uma maturidade em gerenciamento de projetos. Para isso devemos identificar os fatores, ou seja, os elementos de um projeto que podem ser influenciados para aumentar a probabilidade de seu sucesso. Este artigo pretende citar as práticas que concorrem ou contribuem para o sucesso do gerenciamento de custo e prazo em um projeto.

II As Práticas do Gerenciamento de Projetos que mais contribuem para o sucesso de prazo e de custo

 No 2º semestre de 2011 o autor realizou uma pesquisa com 202 projetos no Brasil em que foi verificada a utilização ou não de 106 práticas, consideradas relevantes pelo autor, nas dimensões Processos, Organização, Pessoas e Tecnologia. Os objetivos principais eram os seguintes:

• Identificar as práticas de gerenciamento mais utilizadas pelos projetos.
• Determinar que práticas, no que diz respeito a Processos, Organização, Pessoas e Tecnologia, mais influenciam os resultados do projeto.

A análise das respostas da pesquisa apontou que o resultado de prazo foi predominantemente influenciado pelas práticas de gerenciamento de riscos e pela dimensão “Pessoas” (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes dos stakeholders em relação ao projeto). Já o resultado de custo teve a influência principal da dimensão “Pessoas”.

As dez (10) práticas que mais influenciaram os resultados de prazo foram:

1. O nível de detalhamento das atividades do cronograma foi condizente com o nível de controle requerido para o projeto
2. A organização possuir um projeto ou programa para alcançar a maturidade em gerenciamento de projetos
3. Pessoas em diferentes papéis e funções na organização colaborarem conforme necessário para com os objetivos do projeto
4. Utilizar uma ferramenta informatizada de gerenciamento de riscos para calcular os resultados da análise quantitativa
5. Efetuar o Monitoramento do projeto através da Técnica do Valor Agregado (Earned Value Management)
6. O gerente do projeto já ter gerenciado um projeto de escopo semelhante
7. As respostas aos riscos planejadas serem executadas
8. Os executivos da organização darem suporte ao gerenciamento do projeto
9. Os recursos serem alocados às tarefas para a definição do esforço / duração das tarefas
10. A linha de base (baseline) ser salva após a aprovação do Plano de Gerenciamento do projeto

 As dez (10) práticas que mais influenciaram os resultados de custo foram:

1. O Aceite final foi formalizado
2. Foi realizada uma reunião de partida (kick-off)
3. Os processos de aquisição dos itens críticos constaram da EAP / Cronograma
4. O gerente do projeto tinha conhecimento técnico acerca do escopo
5. O nível de detalhamento das atividades do cronograma foi condizente com o nível de controle requerido para o projeto
6. Foi elaborado o Plano do projeto
7. O método do nivelamento de recursos foi utilizado para o desenvolvimento do cronograma
8. Foi utilizado um procedimento formal para solicitação, análise e aprovação ou não das alterações do projeto
9. O gerente do projeto propiciou a capacitação dos recursos humanos do projeto para as atividades a eles alocadas
10. A organização padronizou o software que devia ser utilizado para o gerenciamento de Projetos

VI Conclusão

Vimos neste artigo que o gerenciamento de projetos é um conhecimento que tem sido demandado cada vez com mais intensidade nos últimos anos. Porém, precisamos identificar quais as práticas que realmente contribuem para o sucesso no gerenciamento de um projeto, de forma a focar nossos esforços. Esses fatores, que levam à maturidade do gerenciamento de projetos, são referentes a processo, tecnologia, pessoas e organização. Um dos resultados apontado por pesquisa realizada pelos autores foi que o sucesso do projeto é altamente influenciado pelas práticas de gerenciamento de riscos e pela dimensão “Pessoas” (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes dosstakeholders em relação ao projeto).

[1] PIB em 2011. Fonte: IBGE

[2] Fonte: http://www.pmsurvey.org/

Sobre o Colunista: Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito em 2010 uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos, sendo autor / coautor de onze (11) livros. É mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado “Project Management Professional” (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É Sócio-Diretor da Beware Consultoria Empresarial e da CMX Capacitação Profissional, sendo professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de vinte anos em gerenciamento de projetos, inclui consultoria e treinamento em várias Organizações (TIM, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi e outras).

E-mail de contato: magno@beware.com.br – Site: http://beware.com.br

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