As documentações do projeto e seus impactos no gerenciamento

Resumo do Artigo

Em um ambiente onde cada vez mais são solicitadas entregas com prazos otimizados, custos dentro do orçamento e a comunicação sendo a base no gerenciamento dos projetos, como combinar todas as necessidades na qual temos que lidar diariamente e utilizar a grande quantidade de artefatos que temos a disposição sem atrapalhar nesse gerenciamento?

Texto Principal

A utilização das documentações dentro da sua gestão é fundamental, são necessários por diversos motivos, podendo ser importantes desde o controle junto a equipe, com as partes interessas, o monitoramento do orçamento do projeto até mesmo como melhor prática de que muitas coisas devam ser devidamente formalizadas para que as mesmas tenham validade, e assim sendo necessário utilizar de artefatos que irão lhe suportar nas suas rotinas. É importante compreender que obviamente nem tudo que se é sugerido de documentos precisam ser utilizados, deve-se analisar o cenário de seu projeto pede e o quanto o mesmo tem de complexidade.

Para ilustrar um pouco, atualmente temos 13 planos que podem ser desenvolvidos e entregues como parte do projeto, e como sabemos temos 10 áreas de conhecimento segundo nossa última versão do pmbok (5ª edição) e basicamente todos as áreas geram seus planos através dos processos “planejar”, mas porém algumas destas áreas de conhecimento geram mais de um plano, como as áreas de integração, escopo e qualidade que geram dois planos cada. E analisando a quantidades de artefatos que são gerados dentro dos processos de suas respectivas áreas e que poderia nos auxiliar no gerenciamento eu fiz um rascunho e acredito que fica em um valor próximo a 32 documentos, sendo este não um número final ou mesmo oficial do PMI, realizei essa análise e contagem com meus próprios meios navegando em leitura dos processos e outros, para que eu pudesse lhes trazer um número e uma listagem destes documentos, com certeza outros serão lembrados, veja abaixo essa lista.

Conseguimos enxergar então que não é por falta de documentações que seu projeto poderia fracassar ou ser menos gerenciado, devemos compreender o que de fato dentro do meu projeto tem como a necessidade de utilização quanto as documentações do projeto, é claro que há documentos que podemos considerar como dentro de um “pacote básico” e até mesmo por muitos obrigatórios. Não conseguimos visualizar por exemplo um projeto sem um termo de abertura, porque o mesmo é o documento que formalizaria a sua existência e a delegação do gerente do projeto, e o que dizer da EAP? Artefato mais do que recomendado para que se tenha a visão de todo o projeto e o que será entregue pelo mesmo.

Enfim, uma coisa é certa no meu entendimento, o gerenciamento do projeto não pode afetar o andamento do projeto, o que quero dizer é que nenhuma atividade da gestão do projeto pode afetar uma entrega ou podendo interferir no seu prazo de conclusão por exemplo, uma atividade da equipe de projeto deve ser realizada em conjunto com a execução do projeto, nada pode ser atrasado por motivo de elaboração de um documento ou alguma atividade principalmente que faça parte dos processos de monitoramento e controle das áreas de conhecimento por exemplo.

Ter uma boa equipe e capacitada com as rotinas e seus processos lhe ajudará a conduzir de uma melhor forma seus projetos e que as atividades de gerenciamento possam ser conduzidas sem impactos. Distribuir bem as suas responsabilidades também contribuirá para que as etapas possam ser executadas e devidamente cumpridas de acordo com o planejamento ou com menores desvios possíveis.

Querer desenvolver muitos documentos, disponibilizar para todos os envolvidos de forma desorganizada você só correrá o risco de ficar mais tempo tentando elaborar documentos que ninguém vê e que lhe custará um tempo que é muito precioso para esse desenvolvimento, e a grande maioria dos documentos dentro do gerenciamento de projetos são artefatos vivos, ou seja, são modificados sempre quando novas informações são apresentadas, e você e sua equipe deverão estar preparados para que as informações sejam atualizadas. Não deixe que documentos sejam criados se os mesmos só foram construídos no início do projeto e não foram monitorados continuamente para que sejam atualizados, principalmente quando estes documentos estão disponibilizados em um site do projeto. Não seria interessante seu sponsor ou diretorias quando forem inicialmente buscar informações sobre o andamento do projeto em um local onde as mesmas não estejam atualizadas ok?

Conclusão

Os documentos que serão utilizados em seus projetos não há regras definidas do que deve ser utilizado ou não, e sim recomendações, e tudo deverá passar uma análise de complexidade por você e sua equipe, e considerar também o padrão utilizado por sua empresa pois a mesma poderá conter diversos templates de documentos que devem ser utilizados, até mesmo com a ajuda nas orientações quanto a complexidade dos projetos que estão entrando, verifique com o PMO quanto as recomendações.

Não procure utilizar tudo o que estiver ao seu alcance, projetos que tem muita documentação não é sinônimo de organização ou de que o projeto está caminhando na direção certa, utilizar muitos documentos em projetos considerados pequenos por exemplo e de curta duração poderá ser um tiro no pé e sua área acabar se transformando em um grande cotovelo dentro do processo. Otimize, entregue o que for viável e de importância segundo a organização e as principais partes interessadas.

Dicas

• Analise a complexidade do projeto para definir e alinhar os artefatos a serem utilizados e suas formas de distribuição junto aos envolvidos.
• Se um documento foi elaborado, não esqueça de atualiza-lo sempre quando necessário.
• As suas atividades de gerenciamento, caracterizadas principalmente dentro das rotinas de monitoramento e controle não devem impactar o projeto

Referências Bibliográficas

• Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV).

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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