Aspectos favoráveis e restritivos para a implementação do gerenciamento de projetos em empresas

Resumo

É necessário buscar vantagens estratégicas em um mercado de alta competitividade em que várias empresas nascem e inovam a cada momento. A metodologia de gestão de projetos auxilia visto a relevância nas suas aplicações e neste documento analisaremos os fatores que beneficiam e dificultam a sua implementação.

Introdução

O cenário econômico brasileiro atravessa uma fase de instabilidade. As empresas desaceleraram os investimentos, adiando decisões estratégicas que envolvam expansão de negócios onerosas à espera de uma visão melhor do futuro. Conforme pesquisa realizada pelo IBGE com dados de 2013, 694mil empresas que nasceram em 2009, apenas 47,5% estão em funcionamento em 2013. Com a competitividade acirrada, margens de lucro estreitas, clientes exigentes e os avanços tecnológicos constantes, caracterizam um cenário ideal para a execução de metodologias de gerenciamento de projetos.

A gestão de projetos consiste na utilização de técnicas, conhecimentos e habilidades para a execução de projetos de forma eficaz. Desta forma, a empresa retrata de forma especializada os resultados dentro do prazo e orçamentos previstos.

O crescimento da gestão de projetos está se difundindo entre organizações de todos os segmentos e portes, mas nem sempre as mesmas estão preparadas para aplicá-las, e muitas vezes desconhecem sua metodologia e melhores práticas. Surgem então as principais dificuldades na inclusão da gestão de projetos nas organizações.

O maior desafio é saber por onde começar. Como qualquer outra iniciativa, adotar a gestão de projetos leva tempo. Cada etapa deve ser superada para garantir o sucesso da implementação e as boas práticas. Algumas empresas apresentam em sua estrutura e corpo técnico facilitadores para a introdução dessa metodologia, bem como em algumas outras, dificilmente lograrão êxito. Cabe ao gestor analisar cuidadosamente cada um dos fatores, os benefícios e as restrições do processo para tomar ações rápidas, consequentes e coerentes.

Desenvolvimento

A gestão de projetos é um diferencial competitivo para muitas empresas e tem sido aperfeiçoada devido à demanda crescente do mercado. Para assegurar que os objetivos estratégicos estejam alinhados com os projetos, é necessário o processo de comunicação, dependendo decisivamente da contribuição do líder ou gerente de projeto com uma comunicação clara e precisa para que as ações planejadas sejam executadas com sucesso.

O primeiro desafio para quebrar os paradigmas existentes e superar as resistências é envolver toda organização. É preciso apresentar a nova metodologia de maneira firme e com clareza nos conceitos, conquistando credibilidade.

O PMBOK (Corpo de Conhecimento em Gerência de Projetos) é um guia criado pelo PMI onde indica em suas dez áreas de conhecimento, as ferramentas que o gerenciamento de projetos deve usar para garantir a aplicação das melhores práticas. Cabe ao gerente identificar quais dessas ferramentas são passíveis de adoção em cada projeto.

Como exemplo simples e positivo da implementação do gerenciamento de projeto podemos destacar a eficácia na utilização de um cronograma físico regressivo, com atividades diárias para a entrega de um edifício comercial, com multa caso a data estipulada não fosse cumprida.

Os defensores da aplicação de metodologias para o gerenciamento de projetos têm entre os seus argumentos o entendimento da necessidade de buscar uma identidade da organização executora do projeto a ser percebida por seus clientes. Acredita-se que a metodologia potencializa uma padronização dos pontos fortes dos serviços oferecidos. Para estes, um projeto advindo de uma corporação com uma metodologia de trabalho tende a ter seus serviços e produtos mais previsíveis, o que amenizaria (mas nunca eliminaria) a interferência dos aspectos humanos da equipe que conduz o projeto, além de possibilitar maior clareza e entendimento dos stakeholders do que é esperado de um projeto em cada momento. Por fim, argumenta-se, ainda, que uma metodologia possibilita um ciclo virtuoso de melhoria contínua elevando o processo de maturidade em gerenciamento de projetos de uma organização.

Já seus resistentes, defende-se que metodologia de gerenciamento de projetos, muitas vezes, exige das equipes esforços enormes no desenvolvimento de documentos que acabam não gerando valor aos resultados do projeto. Para estes, a metodologia é uma grande “fábrica” de burocracia que aumenta seus custos, o nível de estresse e tira o foco dos resultados esperados. Existem, ainda, posicionamentos que acreditam que uma metodologia gera limitações à criatividade e entraves ao progresso do projeto.

Fatalmente não há uma resposta única para essa questão. É de conhecimento comum entre os profissionais da área que cada organização deve desenvolver sua própria metodologia de gerenciamento de projetos a fim de buscar o melhor conjunto de métodos para uma corporação. Por isso é sugerido que para o desenvolvimento de uma metodologia, deve-se constantemente questionar se:

– A metodologia proposta traz eficácia aos processos de condução dos projetos?

– Ela traz clareza e transparência ás etapas do empreendimento?

– Minimiza o retrabalho e ajuda na redução do estresse dos envolvidos?

– Os stakeholders serão beneficiados?

– Ajuda a acelerar as entregas sem comprometer a qualidade?

Alguns fatores que influenciam o sucesso do gerenciamento de projetos:

• Apoio gerencial;
• O projeto alinhado com os objetivos da organização;
• Motivação dos envolvidos;
• Maturidade da empresa;
• Escopo realista;
• Profissionais qualificados;
• Sinergia / integração entre os envolvidos;
• Uso de estimativas confiáveis (uso de estimativas históricas);
• O projeto produz todas as entregas planejadas;
• É executado dentro do cronograma planejado e dentro do orçamento aprovado;
• É entregue de acordo com todas as expectativas de desempenho e qualidade;
• Alcançam todas as metas, objetivos e atinge todas as expectativas das partes interessadas.

Alguns fatores que influenciam o fracasso do gerenciamento de projetos:

• Excesso de burocracia;
• Falta de conhecimento técnico;
• Falta de uma metodologia de apoio;
• Falta de definição do escopo do projeto;
• Falta de definição e comunicação das responsabilidades da equipe;
• Falta de identificação preliminar dos riscos;
• Falta de gerenciamento das partes interessadas;

• Falta de um cronograma realista;
• Não cumprimento do orçamento e dos prazos;
• Falta de recursos humanos capacitados e disponíveis para o projeto;
• Falta de aceitação formal do cronograma do projeto;
• Falta de uma ferramenta de apoio.

Dicas

Para auxiliar na introdução da metodologia de gerenciamento de projetos elencamos uma sequencia de passos:

• Converse com todos, conheça os métodos da empresa e as atividades dos funcionários;
• Conheça os envolvidos e monte seu time. É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos;
• Lembre-se que é mais fácil adaptar a metodologia ao funcionamento da empresa do que a empresa à metodologia. Desenvolva o cronograma junto com os funcionários. O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Divida o trabalho em partes menores para facilitar o controle;
• Defina uma estratégia de implementação e inicie. Treine os envolvidos, compartilhe o conhecimento e as lições aprendidas em todos os níveis da empresa;
• Estimule as competências individuais, da equipe e da empresa;
• Monitore o cronograma e os resultados, seja pró-ativo;
• Comparações com outras empresas e aprimoramento contínuo impedem a excelência
• Não existe a excelência, busque aprimoramento contínuo e compare o seu desenvolvimento com a concorrência.

Conclusão

As empresas podem se apoiar em metodologias e práticas de mercado para implementar os processos de gerenciamento de seus projetos, bem como aprimorá-los dentro da organização, de forma a  progredir continuamente.

Saber gerenciar projetos passa a ser a peça chave neste cenário cada vez mais competitivo do mercado e com cliente que busca cada vez mais a agilidade dos projetos, a excelência em qualidade e o baixo custo.

O gestor precisa de ações rápidas, consequentes e coerentes, e precisa analisar todas as variáveis do processo, tais como as características da empresa, dos funcionários, dos objetivos comuns, para então decernir se a metodologia de gestão de projetos pode ser aplicada integralmente, parcialmente ou não se aplica.

Referências:

• http://noticias.r7.com/dino/economia/empresas-otimizam-gestao-de-projetos-com-tecnologia-da-informacao-05042015
• GONÇALVES, André S. e TAKATO, Josimara M. – Gestão de Projetos em Pequenas e Médias Empresas:           Principais dificuldades. Belo Horizonte. Techoje IETEC artigo.
• RODRIGUES, Ramiro – Metodologia de Gerenciamento de Projetos: parceria ou entrave? Belo Horizonte. Techoje IETEC artigo.
• REIS, Thiago – Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa. Site Project Builder artigo, 2015.
• SALLES, Fernando – A importância do gerenciamento de projeto nas empresas. RH Portal artigo, 2015.
• REIS, Gardenia – Gerenciamento de projetos: sua importância e seu valor estratégico. Site Task Blog notícia, 2011.

Sobre os Autores:

Daniel Damato: Cursando Pós-graduação em Gestão de Projetos (IETEC-MG), graduado em Engenharia Mecânica (CEFET-MG), Técnico Mecânica (CEFET-MG) e Mecânica Automotiva (Real Master). Experiência nas áreas de Engenharia Mecânica, Civil, Elétrica e de Materiais, com ênfase em Administração, Desenvolvimento de Projetos, Supply Chain, Controle de Produção, Robótica, Automobilística e Social no Texas-EUA. E-mail de contato: danird@oi.com.br

Erick Duca: Engenheiro Civil graduado pela Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG. Pós-graduação em Gestão de Projetos pelo IETEC (previsão 2016). Certificado em MS-Project pelo SENAC e Compor 90 pela Noventa TI. Conclusão do Programa de Desenvolvimento dos Construtores de Resultado (PDCR) pela RESULTA Consultoria e do Programa de Desenvolvimento de Lideres (PDL) – IBMEC. E-mail de contato: erickduca@gmail.com

Paulo Alexandre: Engenheiro civil graduado pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais – PUC. Supervisor de obras. Pós-graduação em Engenharia de Segurança do Trabalho e Meio Ambiente pela Faculdade FUMEC. Auditor Interno do Sistema de Gestão da Qualidade – ISO 9000 pela SAS Certificadora. Curso do software Gestor 90, pela 90 software; Pós-graduação em Gestão de projetos pelo IETEC (previsão 2016). E-mail de contato: p.pauloalexandre@globo.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho da matéria de Gestão de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma GPPP (Pós em Gestão de Projetos) T155 do IETEC.

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