Brainstorming na Engenharia de Planejamento

Resumo

Neste artigo há uma breve descrição do Brainstorming, uma ótima técnica que confronta as ideias de um grupo de pessoas. Muitas empresas utilizam este método para desenvolver novas ideias ou projetos de forma a resolver problemas específicos das empresas.

1. Introdução

A técnica Brainstorming, também conhecido como tempestade de ideias, propõe que um grupo de pessoas se reúnam e utilizem seus pensamentos e ideias de forma a chegar a um denominador comum. Tem como princípio básico o julgamento adiado, assim contribui para a produção de ideias, o uso da imaginação e a quebra de barreiras mentais. Desta forma passa a ser um libertador da criatividade por não existirem situações absurdas.

O objetivo principal é produzir um maior número de ideias possíveis sobre um problema particular e necessariamente real. O problema deverá ser simples, e se aplicado a uma questão complexa esta deverá ser decomposta, desta forma poderá ser aplicado o brainstorming a cada uma das partes.

Essa técnica é uma espécie de sessão aberta onde todos falam, todos dão a sua visão sobre o tema abordado, e naturalmente, para isso ocorrer sem nenhum problema, na mais perfeita ordem, é preciso ter regras claras de conhecimento de todos para que não exista uma desordem.

Organizando o Brainstorming

Numa sessão de brainstorming o grupo deverá ser de quatro a doze pessoas, sendo o número ideal de seis participantes. É recomendável que não haja diferenças sociais (essa técnica pode ser trabalhada individualmente).

Depois de dividido, o primeiro passo é colocar diante do grupo com clareza e precisão o tema a ser trabalhado.

Outro passo preliminar é a escolha do coordenador. Esta escolha é crucial, porque pode facilitar uma verdadeira sessão de brainstorming ou simplesmente destruí-la. É preferível que seja um facilitador do processo criativo.

Em seguida deve-se escolher um ou dois escribas, conforme o tamanho do grupo, para anotar as ideias. Como é fundamental ao brainstorming que haja velocidade um grupo de sete participantes já exige dois escribas.

Outra precaução volta-se para o ambiente e para o equipamento necessário. O ambiente deve ser o mais tranquilo e o menos formal possível. Prevenir que não ocorram interrupções durante a sessão. O material necessário resume-se ao utilizado pelos escribas.

 Na escolha dos participantes, é sempre bom ter um grupo misto. Por exemplo, é produtivo que participem homens e mulheres, sempre que isto seja possível. É proveitoso também incluir alguns membros que não estejam demasiado envolvidos com o problema. Parece que esse menor envolvimento torna-os mais isentos de ideias preconcebidas.

 É fundamental que o grupo esteja aquecido antes de iniciar a sessão, as pessoas precisam estar com o atitudinal propício. É como um alongamento mental. Pode ser uma sessão de slides um filme, um jogo etc.

Variações do brainstorming

Brainstorming anônimo: As pessoas do grupo anotam, individualmente, as ideias e as entregam ao coordenador, que expõe para todos, para a produção de novas ideias.

Brainstorming didático: Somente o coordenador conhece o problema e vai conduzindo o grupo em cada sessão à introdução de novas informações. Busca-se ao final somente uma ideia relativamente nova.

Brainstorming construtivo/destrutivo: Aplica-se para revelar aspectos positivos e negativos de produtos, sistemas e projetos para depois propor soluções para os mesmos. O diferencial desta variação está na divisão de três fases distintas: primeiro aponta-se falhas ao produto em questão, segundo as falhas são organizadas e classificadas em grupos e terceiro procura-se soluções para os problemas levantados.

Foto 1 – Reunião de Brainstorming

Fonte: http://negociosdez.comunidades.net

2. Aplicação

Para aplicação do Brainstorming, algumas dicas básicas podem ajudar no sucesso da técnica.

Dica 01: Reserve pelo menos duas horas para uma sessão de brainstorming.

Dica 02: Se possível, não realize a sessão de brainstorming no local onde você e a sua equipe trabalha para não serem perturbados ou distraídos.

Dica 03: Não pegue os participantes desprevenidos. Envie todas as informações necessárias antes do início da sessão, por exemplo: Qual é o propósito da sessão de brainstorming? O que você está tentando buscar? Isso lhes dará tempo para pensar sobre a sessão antes do seu início.

Dica 04: Defina um facilitador para auxiliar na sessão. Você precisará de alguém para ajudar, essa pessoa assegurará que todos foram convocados, que todos tenham as informações necessárias além de ajudar na mensuração das idéias em post-it ou em um quadro branco.

Dica 05: Defina as regras básicas para a sessão de brainstorming. Considere algumas regras como estas:

• • Todas as ideias são boas, não as julgue ou critique.
  • Mantenha um registro de todas as ideias (papel do facilitador) em um quadro branco para que as ideias sejam visíveis para todos os participantes.
  • Após a sessão de ideias, inicie uma revisão de todas as informações coletadas.
  • Procure semelhanças e tendências, isto irá permitir que você reduza a quantidade de ideias.

Após a coleta das ideias, inicie a apuração delas com um questionamento:

• • O que faz sentido para o seu negócio ou projeto?
  • O que pode ser feito com os recursos existentes na sua empresa? (financeiros, tecnológicos e humanos)
  • O que irá gerar maior receita ou o maior benefício para os seus clientes?

Execute este processo de perguntas quantas vezes forem necessárias, isso efetivamente irá reduzir a sua lista de muitas ideias para algumas boas ideias, 2 ou 3 no máximo.

3. Exemplo

Situação: O número de clientes que frequentam uma dada loja reduziu drasticamente nos meses recentes; o seu dono procura novas formas de atrair novos clientes e de aumentar a frequência de ida à loja dos clientes atuais.

Problema: Como atrair mais clientes?

A sessão de Brainstorming

• A sessão deve ser planeada. Defina o espaço e o horário.
• Os empregados na loja são convidados a participar. Todavia, o supervisor e o dono não tomarão parte da sessão.
• A sessão terá lugar longe da loja e num ambiente relaxado.
• O moderador deverá ser um bom comunicador e irá tentar quebrar o gelo e preparar o grupo com um jogo de associação de palavras.
• O moderador levanta a questão:  Como podemos atrair mais clientes? E escreve a questão num quadro.
• O moderador explica as regras da sessão – 20 minutos, todos os participantes devem apresentar ideias e respeitar as dos colegas. CRITICAR É PROIBIDO!
• O moderador pede que sejam avançadas ideias.
• O escriturário aponta as ideias produzidas num mindmap.

Figura 2: Mind Map – Sumário das ideias geradas durante uma sessão de brainstorming

Fonte: http://www.innosupport.net

• É acordado um critério de pontuação e cada ideia é avaliada: Negativo 1 5 Positivo.

Figura 3: Resultado da avaliação das ideias geradas durante uma sessão de brainstorming

Fonte: http://www.innosupport.net

Explicação de como as ideias foram pontuadas:

Cada ideia recebeu uma pontuação entre 1 (Negativo) e 5 (Positivo). Por exemplo, na introdução de novos produtos, seria muito mais fácil introduzir uma nova oferta de produtos desportivos do que produtos de jardinagem, já que um dos correntes fornecedores tem uma variedade de produtos que não são usualmente vendidos na loja. O custo e a facilidade de introdução destes novos produtos seriam relativamente baixos, visto que a loja possui espaço e capacidade de armazenagem suficiente. De qualquer forma, foi notado que nenhum destes novos produtos teria um grande impacto na atração de novos consumidores, já que outras lojas nas redondezas oferecem produtos similares.

Tendo como base esta sessão, as seguintes ações foram aconselhadas ao dono da loja

• Deve procurar introduzir novas linhas de produtos na loja.
• Possibilitar o pagamento por cartão de crédito.
• Fazer uma grande promoção e introduzir a oferta “compre 1 receba 1” a metade do preço em produtos selecionados.
• Fazer publicidade num jornal local e avaliar o impacto desta medida após algumas semanas.
• Colocar cartazes em áreas de alta aglomeração de pessoas.
• Criar uma base de dados contendo os contatos dos clientes que serão usados em futuras ações de sensibilização por correio.
• Investigar acerca da possibilidade de introduzir o serviço de entregas ao domicílio e compras online.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Brainstorming.

Referências:

http://www.portalcmc.com.br/tecria_09.htm – Autor Fernando Bem.

http://negociosdez.comunidades.net

http://www.innosupport.net

Sobre os Autores:

Autor:  Alexis Sandro Soares. Formação: Engenharia Mecânica. Experiência em planejamento e inspeção da qualidade, na fabricação e fornecimento de equipamentos para mineração (Silo, Chute de Descarga, Caçamba de Retomadora, entre outros). Realizo análise para elaboração de projetos focados na redução dos desgastes dos equipamentos, provocados pelo contato direto com o minério, determinando especificações, desenhos, técnicas de execução, recursos necessários e demais requisitos, para possibilitar a construção e montagem dentro dos padrões técnicos. Elaboro e faço o acompanhamento de cronogramas (alocação de recursos, tempo, desvios físico-financeiros) e planilhas de controle (EAP – Estrutura Analítica de Projetos, histogramas, curva “S”). Realizo analise de Payback. Possuo mais de 10 anos de experiência como desenhista/cadista. E-mail: sanderalexis@yahoo.com.br

Autor: Marcelo Bragança Lemos. Formação: Engenharia Mecânica. Experiência em manutenção de máquinas pesadas (caminhão fora de estrada, carregadeiras, escavadeiras…). Suporte aos técnicos e ao departamento de peças. Realiza análise das condições dos componentes das máquinas e identifica as causas das falhas nos mesmos. E-mail: marcelobrale@yahoo.com.br

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 9a Turma de Engenharia de Planejamento com coordenador Ítalo Coutinho do IETEC.

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