Causas de estouro em orçamento são inadmissíveis

Resumo: A pressão do desenvolvimento dos projetos, provocada pelo cliente que cobram prazos curtos, escopos complexos e orçamentos enxutos (e apertados), tem causado falhas no momento de custear e controlar o orçamento do empreendimento, seja no que se refere ao levantamento dos prazos adequados, ao escopo exequível, como também sobre os custos que irão compor o orçamento – que deve ser o mais real e seguro, tanto para a contratante como para a contratada, afinal, ambos estão no mesmo barco. O presente artigo irá discutir o que faz com que orçamentos falham e ao final do projeto sejam além do que o planejado, gerando prejuízos.

O que causa estouro de orçamento de projetos de Engenharia e Construção?

Estimar os custos e garantir o cumprimento do orçamento não tem sido uma tarefa fácil, principalmente no ambiente de projetos encontrado atualmente: são empreendimentos muitas vezes pioneiros no país, que exigem profissionais especializados e fornecedores escassos. Um exemplo? Quantos fabricantes de vagões há no Brasil atualmente? Quantas companhias têm know how para engenharia portuária? Quais empresas fazem recuperação de estruturas de concreto de estádios?

É nesse cenário que se destaca a relevância da atuação do profissional de custos e orçamentos, que trabalha nas empresas e projetos de Engenharia sempre buscando otimizar os recursos disponíveis e prima pelo uso racional da disponibilidade de materiais, serviços, pessoas e equipamentos.

Para tal fim, o profissional se utiliza de técnicas e ferramentas necessárias para assegurar maior assertividade nas informações iniciais e o correto monitoramento e tomada de decisões para manter a linha de base de custos inicial. Isso é feito, inicialmente, por meio da compreensão dos processos de Gerenciamento de Projetos – segundo as melhores práticas do PMBOK – do entendimento de como deve ser feita a gestão integrada de Escopo, Prazo e Custos dos projetos, além de propor um sistema de indicadores de desempenho de projetos que esteja alinhado ao Planejamento e Controle de Custos e orçamento dos projetos.

Outras de suas atribuições são compreender como se dá a formação e a estimativa de custos e orçamentos nos projetos, promover a análise do Valor Agregado nos projetos, identificar os impactos e a importância da gestão de riscos sobre a gestão de custos e orçamentos de projetos, estabelecer estratégias de redução de custos em projetos, realizar análises sobre os custos dos fornecedores de bens e/ou serviços em processos de contratações e aquisições, identificar como deve ser feito o gerenciamento do relacionamento com os fornecedores/subcontratados em termos de Custos e Orçamento, gerenciar e acompanhar fornecedores, administrando conflitos com os mesmos, gerenciando seus pleitos e eventuais aditivos contratuais.

Para avaliação das principais falhas dos orçamentos, foi realizado um trabalho de pesquisa com 19 profissionais da turma 5 de pós-graduação em Engenharia de Custos e Orçamento do IETEC com o objetivo de compreender melhor essas causas.

Os participantes elencaram 14 falhas que mais se destacaram segundo a experiência dos mesmos, que são:

• Acompanhamento do Orçado x Comprado nos Fornecedores;
• Mudança de Escopo do Projeto;
• Desconhecimento ou mudança de medidas regulatórias;
• Falta de monitoramento e controle;
• Falhas na segurança do trabalho;
• Elevado número de horas extras;
• Mau detalhamento da Engenharia provocando falhas nas Planilhas de Quantidade;
• Mau entendimento do Escopo do Projeto;
• Falta de compatibilização dos projetos de Engenharia;
• Falta de estudos prévios dos custos dos insumos da região do empreendimento;
• Falta de aprovações a órgãos governamentais;
• Estimativa de custo defasada;
• Mudança arbitrária de fornecedor estratégico;
• Má gestão de riscos do projeto.

Todos esses itens foram identificados como provocadores do estouro do orçado. Acontecendo isso o projeto está suscetível a ter prejudicada a margem de lucro, desgaste interno na empresa e também externamente com o cliente, pode vir a gerar falência do negócio principal, atrasos e multas geradas por esse atraso e outros inconvenientes.

Figura 1 – Estouro do orçamento traz prejuízos à empresa

Visando a melhor implementação do modelo de orçamentação e controle do orçado, é fundamental que façamos uma reflexão sobre a correta seleção dos fornecedores no início do empreendimento – isso fará com que compremos no custo orçado; a necessidade de envolver o fornecedor selecionado na fase de estudo/concepção/orçamentação do projeto. Esse ponto será fundamental visando uma sintonia com os fornecedores para o contrato. Os profissionais envolvidos devem, ainda, realizar o acompanhamento adequado do cronograma do empreendimento e viabilizar o gerenciamento adequado das informações e da comunicação no projeto. Estes dois pontos são importantes, já que projetos complexos torna difícil a tarefa de controlar custos.

É muito importante, ainda, que a empresa responsável pelo empreendimento busque conhecer não só do processo do cliente, como também o seu negócio. Com base nesse conhecimento, a prestadora possui condições de visualizar pontos críticos no processo de produção e, assim, identificar possíveis melhorias, necessárias para um melhor gerenciamento de todo o projeto. Além disso, tal ação de entender os processos e problemas dos clientes passa a ser um diferencial para seleção dos parceiros e das tecnologias a serem implementadas.

Conclusão:

Diante do exposto, avalia-se que a estratégia de um orçamento adequado tem impacto direto na produtividade e lucratividade da empresa, abrangendo uma série de características compartilhadas por projetos bem sucedidos, e destaco alguns pontos vitais ao sucesso da iniciativa. São eles:

• Estimativas confiáveis;
• Escopo realista;
• Alinhamento com os objetivos da organização;
• Metodologia formal de gerenciamento de projetos;
• Habilidade dos recursos humanos;
• Infraestrutura disponível.

A seguir os alunos da 5ª turma de Pós em Engenharia de Custos e Orçamento do IETEC irão detalhar melhor 9 causas das 14 identificadas. Essas falhas que serão estudadas são:

• Causa 1: Gestão de custos: Orçamento x Suprimentos (estará disponível para leitura em 02/07/2014)
• Causa 2: O Efeito Negativo do desconhecimento ou mudança em medidas regulatórias (estará disponível para leitura em 09/07/2014)
• Causa 3: Estouro no orçamento devido à falta de segurança do trabalho (estará disponível para leitura em 16/07/2014)
• Causa 4: Estouro de orçamentos em função de mau detalhamento de projeto (estará disponível para leitura em 23/07/2014)
• Causa 5: Falta de Estudos Prévios dos Custos dos Insumos na Região do Empreendimento (estará disponível para leitura em 30/07/2014)
• Causa 6: As estimativas de Custos Defasadas em Projetos (estará disponível para leitura em 06/08/2014)
• Causa 7: Mudança arbitrária de fornecedor estratégico (estará disponível para leitura em 13/08/2014)
• Causa 8: Gestão de Riscos e suas consequências para falha no controle de custos (estará disponível para leitura em 20/08/2014)
• Causa 9: Falha no monitoramento e controle dos projetos (estará disponível para leitura em 27/08/2014)

Referências:

• COUTINHO, Ítalo. O que causa uma Engenharia Ruim? Belo Horizonte. PMKB artigo, 2014.
• COUTINHO, Ítalo. Escritório de Gerenciamento de Projetos para Projetos Industriais. Belo Horizonte. PMKB e-Book, 2013.
• FERNANDES, Paulo S. Thiago. Montagens Industriais: Planejamento, execução e controle. São Paulo: Artliber Editora, 2005.
• JOHN E. SCHAUFELBERGER, LEN HOLM.  Management of Construction Projetcts: A Constructors Perspective. Ed. Prentice Hall .2001

Sobre o Colunista:  Ítalo Coutinho é formado em Engenharia Industrial Mecânica, Especialista em Gestão de Projetos e Mestre em Administração de Empresas. Gerente de Projetos e Engenharia da Saletto Engenharia. Coordenador e Professor de Cursos de Pós nas áreas de Engenharia de Planejamento, Gestão de Projetos de Construção e Montagem e Engenharia de Custos e Orçamentos.

E-mail de contato: contato@italonaweb.com.br / facebook.com/italonaweb

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 5ª turma de Pós em Engenharia de Custos e Orçamento do IETEC.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.