Como convencer a diretoria dos benefícios da Gestão de Projetos?

Resumo

Em um mundo onde a exigência pela qualidade e pelo sucesso faz com que a concorrência seja cada vez maior, há necessidade que tenha um ótimo projeto em mãos. É nessa necessidade de excelência, que é necessário a aplicação de uma gestão de projetos eficiente, que venha contribuir tanto para a empresa com seus diretores e funcionários quanto para o cliente e seu produto ou serviço prestado.

Mas afinal, como convencer a diretoria dos benefícios da GP?

Definição apropriada para gestão de projetos gira em torno de que o planejamento bem como a definição das etapas com rigoroso controle de todas as esferas participantes do processo, obtenha sucesso na execução da meta proposta para benefício direto aos integrantes.

Gestão de Projetos: “a gestão de projetos pode ser definida como o planejamento, a programação, e o controle de uma serie de tarefas integradas de forma a atingir seu objetivo com êxito, para benefício dos participantes do projeto”. (KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas).

Empresas de modo geral lutam para sobreviver em um cenário extremamente sufocante que tende a eliminar do mercado em pouco tempo aquelas que não possuem uma organização eficiente.

O cenário político, altas taxas de impostos, mão de obra desqualificada, logística que compromete os lucros da produção, falta de infraestrutura de norte a sul no país, concorrência desleal, leis que beneficiam infratores e mais uma serie de complicações que afetam o dia a dia da classe empresarial são o gargalo que impede o crescimento prospero do empreendimento.

Sem dúvida que a situação se torna pior quando a relação intrínseca nas esferas que compõem o quadro gerencial de uma organização tem uma linguagem desalinhada na execução de seus compromissos. Estes estão sujeitos a erros esmagadores no lucro, sejam de projetos, de execução, de falta de diálogo com cliente e fornecedor, orçamentos fora da realidade, custo elevado de produção, aumento significativo de tempo acordado para a atividade. Comprometendo toda a cadeia do processo, do ponto de vista interno e externo há organização.

Estes fatores associados trazem para a organização uma serie de prejuízos em cadeia que certamente com o passar do tempo mostrará o fim da organização.

Portanto percebe se neste cenário a necessidade da implantação de uma gestão de projetos, que venha contribuir, a empresa, aos funcionários, aos gestores e aos clientes, facilitando os processos e garantindo a qualidade do produto final.

Há várias formas de incentivar a gestão de projetos em uma empresa. A primeira etapa é a aprovação da diretoria quanto á implantação da gestão, para isso e preciso demonstrar seus benefícios: financeiros, de crescimento, e integrador no mercado, deixando claro, a chance de sucesso do projeto e destacando os itens que podem ser utilizados como facilitadores neste processo.

• A comunicação entre os setores. Minimizando os riscos, com a ligação de todos os setores envolvidos: engenharia, compras, comercial, produção entre outros. Necessário para que as informações pertinentes sejam repassadas para os departamentos responsáveis, inibindo possíveis falhas, por falta de comunicação.
• Assistência ao cliente mais eficaz. O cliente é a propaganda do negócio, garantindo agilidade as solicitações e retorno, ganhamos muitos pontos para novos projetos e construímos assim uma relação de confiança no mercado.
• Documentação. Garantindo a qualidade do produto através de normas e certificações necessárias para atender ao padrão do fornecedor. (Certificados, processos, procedimentos entre outros).
• Gerente de Projeto. Responsável pela programação, pelo andamento do projeto e Interação entre os setores. O gerente de projetos torna-se o elo entre a estratégia e a equipe. (PMBOK).

Os projetos são o combustível para o crescimento e sobrevivência de uma empresa. Portanto se faz necessário à implementação de uma gestão de projetos, visando o sucesso. Vários fatores determinam o sucesso de um projeto. Entre esses fatores o planejamento de início, meio e fim, para que se tenha controle de cada etapa, e possa controlar melhor seus custos e recursos. Assim, não gerando burocracia e não criando empecilhos, mas facilitando o processo para que cada departamento possa desenvolver um trabalho com mais confiança e atuando como referência no ramo.

Logo se faz necessário um chefe de projeto qualificado que construa durante o processo todas as informações necessárias, sendo um elo entre as demais áreas e tentando assim minimizar os riscos e criando assim tempo hábil para agir a qualquer diversidade.

Conclusão

Com isso podemos concluir que a gestão de projetos deve ser traduzida pela diretoria como uma ferramenta de controle do processo. Uma vez que pode reduzir custos e recursos, facilitar o processo, minimizar os erros no planejamento e melhorar o produto ou serviço. Trazendo para a empresa o sucesso de seu projeto.

Também não se pode esquecer a ativa participação de cada setor envolvido neste processo, para de fato obter resultados animadores com a implantação de Gestão de Projetos.

Esta ferramenta de suporte atua a 360 graus, uma vez que implantada todo sistema ao seu redor é beneficiado, inclusive a sustentabilidade do meio ambiente, pois onde se tem economia de produção os insumos são poupados juntamente com outros recursos envolvidos direta e indiretamente na execução de cada passo de um projeto.

Por fim, essas e outras benéficas respostas, intrínsecas e extrínsecas na implantação da Gestão de Projetos indicam um caminho que deve ser seguido haja vistos que não só no aspecto nuclear de uma organização mas também benefícios a todo o meio do segmento, meta internacionalizada para preservação dos recursos naturais e a qualidade de vida das pessoas. Objeto direto de economia e lucro nas organizações.

Referências

• PMBOK – Project Management Body of Knowledge – 5ª Edição 2013.
• Hafsi, Taïeb* & Martinet, Alain-Charles – Estratégia e Gestão Estratégica das Empresas: Um Olhar Histórico e Crítico – Disponível em http://www.scielo.br/pdf/rac/v12n4/11.pdf (Google Acadêmico) – Acesso em 14 de junho de 2015
• KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2.ed. Porto Alegre: Bookman, 2007

Sobre os Autores:

Francisco Aguiar: Engenheiro Civil graduado pela Faculdade Pitágoras Betim – MG. Pós graduando em Gestão de Projeto Faculdade Pitágoras Betim. Técnico contabilidade pela associação empregados do comercio – Belo Horizonte. Técnico eletrônica pela Escola Estadual Professor Engenheiro Fontes – Belo Horizonte – MG. Técnico Refrigeração pelo Senai Lagoinha – Belo Horizonte – MG. Atualmente, Projetista e Responsável Técnico na indústria da Engenharia Civil. E-mail de contato: brcdaguiar@yahoo.com.br

Letícia Medina: Formada em Matemática e cursando Engenharia Mecânica ambos pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais. Cursando MBA em Gestão de Projetos pelo Pitágoras – Betim. Formada em técnico em Automação Industrial pelo SENAI Euvaldo Lodi. Atualmente envolvida na área técnica, com projetos em 3D mecânicos e Elétricos, UG e Auto Cad, na área automotiva. E-mail de contato: medinabr@yahoo.com.br

Vinícius Alvarenga: Formado em Gestão Financeira na Faculdade Promove e Cursando MBA em Gestão de Projetos pela Faculdade Pitágoras. Formado em técnico em Mecatrônica pela escola técnica Polimig e técnico em Eletrônica pelo CEFET-MG. Atualmente fazendo estagio na Vallourec do Brasil. E-mail de contato: Vinicius.w4@gmail.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da MBA em Gestão de Projetos pela Faculdade Pitágoras.

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