Como minimizar os problemas da falta de Organização

Em um mercado grande como o de hoje, qualquer perda de tempo pode ser fatal para sua competitividade. Para se combater a perda de tempo em atividades cotidianas ou na busca de informações, uma correta organização é necessária.

Mais do que saber usar e possuir informações para os trabalhos realizados é importante saber aonde estas informações se encontram. Do que adianta saber que há um e-mail onde o cliente liberou uma mudança de escopo do projeto, se não se sabe aonde ele se encontra para evidenciá-lo? Do que adianta ter todas as fotos que comprovam que você fez um serviço na data estipulada, se não se tem certeza na data em que foram tiradas as fotos ou mesmo aonde se encontram elas no meio de tantas fotos? Do que adianta cobrar um serviço de uma terceirizada, se eu mesmo não possuo o histórico dos e-mails e/ou atas de reunião para acompanhar o avanço? Na procura destes documentos, arquivos e/ou históricos, se há uma grande perda tempo, o qual poderia ser utilizado em outras atividades, muitas vezes diminuindo o fluxo de trabalho das pessoas e até quem sabe um pouco o stress do dia-a-dia.

Para combater essa desorganização, há alguns planos de ações que podem ser tomados:

Figura 1- Avaliação do “Desafio: Organização”, elaborada na aula do dia 05/10/2013 – GPCM/IETEC/T3

– Procedimentos e Treinamentos Introdutórios

Não há nada melhor do que ter procedimentos que nos ajudam a ter um padrão das informações do serviço e que nos ajudam a fazer nosso trabalho no dia-a-dia. O único requisito destes procedimentos é a clareza em que estão escritos, para que não haja duvidas do mesmo. Mas do que adianta ter um procedimento, se não se ensina como utilizá-lo e nem pelo menos se informa que ele existe? Para se evitar este problema, treinamentos introdutórios aos mesmos são necessários.

Dentro destes procedimentos, deve haver políticas de organização do fluxo de trabalho da equipe e até mesmo boas práticas de organização tais como Gestão a Vista e o 5S. Se seguidos, toda uma equipe saberá aonde guardar e consultar as informações para seus respectivos trabalhos, otimizando assim o seu tempo.

– Treinamentos Comportamentais/Culturais

De que adianta uma empresa possuir todos os padrões e procedimentos de organização, se ninguém os seguem? De que adianta cobrar organização das informações, se a mesa de uma pessoa apenas demonstra a desordem? Muitas vezes, pessoas não seguem os procedimentos pelo o simples fato de não entender a sua importância ou simplesmente por não fazer parte do seu dia-a-dia.

Para haver mudança comportamental de uma pessoa ou até mesmo cultural de uma equipe, investimentos em treinamentos são necessários. Esses treinamentos não devem ser maçantes e nem mostrando imposições, pois assim não apresentarão efeito. Eles podem ser simples jogos lúdicos, para mostrar a importância dos métodos para as equipes, pois não há maneira mais fácil de mudar um comportamento do que pelo o lazer e o prazer que ele te proporciona.

– Controle e Feedback

De que adianta um líder conhecer os procedimentos e boas praticas de organização e não os seguir? Infelizmente se existem procedimentos, eles devem ser utilizados e cobrados. Sendo assim, um controle da utilização correta dos mesmos deve existir. Mas do que adianta ter um procedimento que engloba tecnologias antigas ou ações que já não são mais realizadas? De que adianta possuir um procedimento no qual as pessoas que deveriam utilizar não o aceitam?

Para sempre possuir os melhores procedimentos e boas praticas, busque opinião das equipes que o utilizam, procure novas tecnologias que os possam melhorar e até mesmo um Benchmarking entre as empresas para que ambas se saiam com as melhores praticas.

Sobre os Autores: 

Antônio Araújo, Fabiano Médice, Lucas Cardoso.

Contexto: O presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos de Construção e Montagem dentro do prazo estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 23 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 3 de Pós Graduação em Gestão de Projetos de Construção e Montagem do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

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