Publicado em 26/01/2018
Atualmente, as organizações de maior sucesso são aquelas capazes de se adaptar às mudanças no dinâmico e competitivo mundo dos negócios. Momentos de crise ou incertezas em relação aos seus resultados demonstram que apenas definir um plano estratégico não é suficiente; é essencial também gerenciar a execução desse plano, de forma que a organização seja capaz de realizar ajustes ao observar erros e perigos pelo caminho, mitigando os riscos do não atingimento dos objetivos estratégicos. Com o auxílio de um Escritório de Projetos, que é capaz de suportar o gerenciamento de programas e portfólios, é possível monitorar com precisão toda a execução desse plano estratégico, uma vez que esse recurso também é capaz de apoiar a priorização de projetos em acordo com os objetivos estratégicos, gerenciar mudanças de escopo necessárias aos programas para perseguir os resultados organizacionais esperados, controlar as entregas planejadas e medir os benefícios práticos trazidos para a organização. Esses fatores foram investigados na prática a partir de um estudo de caso em uma empresa brasileira prestadora de serviços, de grande porte, que adotou a gestão de projetos para executar e gerenciar seu plano estratégico.
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Sobre o Autores:
Lucas Safont Pereira, Fundação Instituto de Administração – FIA. Email de contato: lucas_safont@hotmail.com
Guilherme B. M Salles, USP – Universidade de São Paulo. Email de contato: salles.guilherme@gmail.com
Franscisco Ribeiro de Almeida, Faculdade FIA de Administração de Negócios. Email de contato: chicoalmeida@hotmail.com
Contexto: Artigo apresentado no V SINGEP – Simpósio Internacional de Gestão de Projetos, Inovação e Sustentabilidade de 2016.
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Atualmente, para se adaptar as oscilações do mercado mundial, as grandes organizações precisam com certeza de, além de definir um plano estratégico de curto e longo prazo, manter um escritório de projetos dentro da empresa. Em uma empresa que trabalhei, o controle de portfólio funcionava muito bem e todos os anos fazíamos um processo de priorização de projetos em que todas as gerencias da organização participavam de reuniões onde eram apresentados os projetos de curto, médio e longo prazo informando a urgência dos mesmos, assim como premissas, custo, escopo, prazo, cronograma, etc. Dessa forma o investimentos principais eram priorizados enquanto outros eram postergados ou desconsiderados de forma a atender as necessidades estratégicas da empresa. A existência do escritório de projetos e o seu alinhamento com todas as áreas da empresa é extremamente importante, pois através do acompanhamento do portfólio é possível realizar ajustes quando houver necessidade de forma a atingir os resultados buscados pela organização.
Através da leitura do artigo é possível entender que, diante de uma concorrência cada vez mais intensa, as organizações que atingem um nível de maturidade mais alto, percebem que o escritório de projetos é indispensável para seu sucesso por ser responsável por traduzir estratégias em resultados. Nesse contexto, a utilização do PMO traz grandes benefícios, pois auxilia na determinação dos meios que a organização deve utilizar para alcançar seus objetivos e na adaptação às mudanças de mercado.
Este artigo foi muito útil para entender o exato papel de um escritório de projetos dentro de uma organização de grande porte. Este caso aborda o porque da necessidade do PMO e do gerenciamento estratégico andarem lado a lado.
Trabalhei por dois anos em uma multinacional que desenvolvia seus projetos sem a presença de um PMO e sentia-se falta de coordenação a nível operacional.
A nível estratégico, podia-se perceber falta de priorização dos projetos e falta de correlação entre os mesmos e a gestão estratégica.
Ficou claro lendo o artigo que um PMO desenvolveria a cultura organizacional na aplicação dos projetos e que apenas os projetos mais relevantes à estratégia seriam priorizados.
Acredito que atingir a visão de futuro da empresa, os projetos devem sim estar alinhados com os objetivos estratégicos de alto nível da empresa. Porém, o artigo discorre sobre os resultados de um PMO já existente e já alinhado com o setor de Planejamento Estratégico. Muitas vezes o alto custo da criação de um PMO e o impacto na cultura da empresa podem trazer malefícios também. Para contornar isso muitas empresas decidem contratar consultorias que trabalharão temporariamente como um PMO dentro da empresa para emitir um parecer que pode direcionar a empresa inicialmente. Com o tempo as empresas que receberam a consultoria acabam criando seu próprio Escritório de Projetos, pois a partir da experiência adquirida com a consultoria pavimenta o caminho para a criação de um PMO próprio.
A leitura do artigo permite uma visualização sistêmica no ambiente empresarial no âmbito do planejamento estratégico, ressaltando seus estágios e sua importância para que os objetivos sejam atingidos. Dessa forma, é possível perceber e entender a necessidade de um Escritório de Projetos (PMO) para que tudo seja executado de forma organizada e padronizada. Além disso, um PMO é capaz de perceber as mudanças que podem atingir a organização e mudar os rumos dos projetos e/ou portfólios definidos. Nos negócios de hoje, toda a organização deve estar envolvida para alcançar resultados e, portanto, crescem o número de empresas que implantam um PMO e observam avanços expressivos.
Vejo que é extremamente importante estar preparado para mudanças. No cenário atual de mudanças constantes e inovação tecnológica , ter um PMO para acompanhar se torna essencial . Através da reflexão deste artigo, penso que é essencial para as empresas que estão começando nessa era tecnológica , que comece em uma estrutura profetizada .
A organização que consegue se desenvolver e atinge um determinado grau de maturidade em projetos, consegue visualizar a necessidade e importância do PMO para execução mais eficaz dos seus projetos, isso alinhado com as estratégias definidas da empresa possibilita maior sucesso no alcance de suas metas e objetivos. Um GP que consegue a gestão de qualidade do PMO e está com as estratégias da organização em paralelo com seus projetos consegue filtrar, priorizar e otimizar seu trabalho de modo a chegar em melhores resultados.
Não havia pensado, ainda, na utilização de um escritório de projetos na adaptação de uma empresa às mudanças do mercado. De fato, se existe um PMO na empresa, o alinhamento no desenvolvimento dos projetos, visando buscar a coerência com um eventual novo plano estratégico, é facilitado, uma vez que um gerente de projetos por si só, trabalhando com foco apenas no “seu” projeto, pode não conseguir assimilar as novas diretrizes e, consequentemente, ir contra aos novos objetivos da companhia.