Comunicação em Gerenciamento de Projetos é fundamental

Comunicação envolve a transmissão efetiva de informações e a interação entre os agentes transmissor e receptor. Ela é utilizada na criação de pré-condições adequadas para a motivação, o trabalho e as decisões do receptor.

A comunicação pode ocorrer de diversas formas (oral, escrita, gráfica, estática ou dinâmica etc.) e por diversos meios (papel, meios eletrônicos, verbais ou não verbais etc.).

A comunicação acontece em conversas, reuniões, encontros, seminários e conferências, bem como no intercâmbio de mensagens, opiniões e relatórios.

Uma função importante do Gerenciamento de Projetos é a comunicação entre o projeto e seu ambiente do projeto (contexto).

A comunicação por ser muitas das vezes ambígua se torna necessária a interpretação das informações com base no emissor. Nos projetos, os problemas de comunicação têm de ser detectados, analisados e resolvidos de imediato.

A capacidade de comunicação e a competência em técnicas de comunicação são habilidades importantes no Gerenciamento de Projetos.

“O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas.” (PMBOK).

A Comunicação com o time de profissionais do projeto envolve as seguintes técnicas:

• Quatro necessidades básicas de comunicação: Responsabilidade, Coordenação, Status, Autorização;
• Tornar as tarefas designadas claras;
• Reunião de Status Individual;
• Coloque as reuniões no calendário;
• Reunião de revisão de Status;
• Relatório de tarefas em aberto;
• Relatório de Problemas.

A Comunicação com os gerentes e clientes:

• A melhor maneira de comunicar dificuldades é simplesmente apresentar os fatos, quanto mais cedo possível, mais fácil;
• Relatórios de Status;
• Crie um “template” (quadro demonstrativo);
• Conteúdo: Cronograma atualização, itens em aberto, etc.
• Frequência: Semanal.

Figura: Tipos de reuniões – Fonte Imagens Google www.google.com.br

Referências Bibliográficas:

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Sobre o Colunista: Luiz Cláudio de Faria Pimenta, especialista em Gestão de Projetos de Engenharia pelo IEC-PUC-MG, Engenheiro Eletricista com ênfase em Sistemas Eletrônicos pela PUC-MG, Proficiência em Língua Inglesa – Universidade de Michigan – USA, Técnico em Eletrônica pelo COLTEC-UFMG. Professor de Pós Graduação em Gestão de Projetos na Faculdade Pitágoras BH, Betim, e Contagem. Grande experiência na implantação, manutenção e melhoria contínua da norma ISO 9001, desde as definições preliminares, elaboração de todos os procedimentos da qualidade, manual da qualidade, comitê de gestão, comprometimento da alta direção e todos os processos e técnicas eficazes na implantação e melhoria contínua. Atuação  em consultoria, gestão, coordenação, implantação de projetos e obras de telecomunicações, bilhetagem eletrônica, e empreendimentos técnicos.

E-mail de contato: pimenta-luiz@ig.com.br.

Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.

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