Conheça a organização do projeto e tire mais proveito do time

A organização do projeto é o elemento fundamental para que uma empresa mantenha o foco nos seus objetivos, depois de definidos a missão, a visão, os valores que servem de bases para definição de como a empresa vai dirigir suas atividades no mercado, isto é quais são as suas estratégias de mercado. Estas servirão de base para a formulação da sua estrutura.

A organização do projeto constitui a forma temporária da estrutura organizacional mais adequada ao projeto. Ela inclui:

• a identificação de todas as unidades organizacionais envolvidas no projeto;
• a definição das atribuições funcionais e das interfaces;
• as definições das responsabilidades e das autoridades;
• a atribuição às unidades funcionais;
• a regulamentação de estruturas e procedimentos de gestão do projeto;

Dependendo do modo como o Gerenciamento de Projetos está integrado na organização, existem três tipos básicos de estrutura:

• estrutura funcional;
• estrutura por projeto;
• estrutura matricial (simples, balanceada ou pura).

A definição da estrutura deve considerar as influências culturais e ambientais. Ela pode mudar, à medida que o projeto evolui ao longo de seu ciclo de vida, e de acordo com o tipo de projeto e as condições contratuais.

A Estrutura de Decomposição da Organização – EDO (Organisational Breakdown Structure, ou OBS) é a representação gráfica da organização do projeto. A correspondência entre elementos da WBS e da OBS pode ser estendida para constituir a Matriz de Responsabilidades (Responsability Matrix). Nesta matriz, as funções das pessoas no projeto são identificadas e descritas.

A organização do projeto envolve o compartilhamento de trabalho e a coordenação e integração de tarefas, com o respectivo aumento de autonomia dos membros do projeto e alguma capacidade de auto-organização dos grupos de trabalho.

Influências Organizacionais no Gerenciamento de Projetos

Por fazerem parte de uma estrutura organizacional, os projetos sofrem influências do contexto em que estão inseridos.  As estruturas organizacionais determinam em grande parte como os projetos serão gerenciados, definindo o nível de autoridade para o gerente, a disponibilidade de recursos entre outros aspectos que influenciam o projeto. Como exemplos de organizações temos as empresas, o Governo, os organismos internacionais, as associações profissionais, entre outros (TRENTIM, 2011).

Ainda que um projeto envolva entidades externas em forma de joint ventures ou parcerias, ele também será influenciado pela organização ou organizações que o iniciaram. Os projetos também podem ser influenciados pela maturidade da organização em relação ao seu sistema de gerenciamento de projetos, sua cultura, sua estrutura organizacional seu estilo e seu escritório de projetos (PMI, 2008).

A cultura e estilos organizacionais são os conhecimentos comuns relacionados à execução do trabalho e aos meios aceitáveis utilizados para tal (ex: valores, normas, métodos, políticas, procedimentos, ética, entre outros) (PMI, 2008).

Os principais modelos de estruturas organizacionais utilizam são:

• Organização Funcional:

Nessa estrutura existe uma hierarquia bem rígida, sendo que cada funcionário tem um superior definido. As equipes são organizadas por funcionalidade (marketing, engenharia, contabilidade, etc.) e realizam seus trabalhos de forma independente dos outros departamentos; a interface entre os departamentos é feita por meio de chefias.

Essas organizações são as mais tradicionais. Suas operações têm origem em departamentos onde todos os colaboradores alocados possuem perfis semelhantes, variando apenas o nível de conhecimento e experiência.

Nessa estrutura o gerente de projeto tem pouca autoridade e acaba recebendo outras responsabilidades em paralelo ao projeto.

• Organização Projetizada:

Os membros da equipe trabalham juntos e a maior parte dos recursos da empresa está envolvida no trabalho do projeto. O gerente de projetos possui grande independência e autoridade. As equipes formadas em departamentos reportam-se diretamente ao gerente de projetos ou oferecem serviços de suporte aos vários projetos.

• Organização Matricial:

É o resultado da combinação de características da organização funcional e projetizada. Dessa forma, as matrizes podem assumir características distintas que dependem exclusivamente do grau de relevância que cada extremo é considerado. As mesmas podem adotar três níveis de estruturas matriciais classificadas como: fraca, forte e balanceada.

A estrutura matricial fraca é mais semelhante à estrutura funcional, o gerente possui um papel de um coordenador com um nível maior de autoridade.

A estrutura matricial forte possui mais características da estrutura projetizada. O gerente de projetos tem mais autoridade que o funcional, além de contar com pessoal administrativo trabalhando integralmente no projeto.

A estrutura matricial balanceada representa um equilíbrio entre os dois extremos, o lado funcional e o projetizado.

A Tabela ilustra as principais características relacionadas às estruturas organizacionais acima abordadas.

Tabela: Influências organizacionais nos projetos.

Fonte: Guia PMBOK 4^a Edição (PMI, 2008).

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Sobre o Colunista: Luiz Cláudio de Faria Pimenta, especialista em Gestão de Projetos de Engenharia pelo IEC-PUC-MG, Engenheiro Eletricista com ênfase em Sistemas Eletrônicos pela PUC-MG, Proficiência em Língua Inglesa – Universidade de Michigan – USA, Técnico em Eletrônica pelo COLTEC-UFMG. Professor de Pós Graduação em Gestão de Projetos na Faculdade Pitágoras BH, Betim, e Contagem. Grande experiência na implantação, manutenção e melhoria contínua da norma ISO 9001, desde as definições preliminares, elaboração de todos os procedimentos da qualidade, manual da qualidade, comitê de gestão, comprometimento da alta direção e todos os processos e técnicas eficazes na implantação e melhoria contínua. Atuação  em consultoria, gestão, coordenação, implantação de projetos e obras de telecomunicações, bilhetagem eletrônica, e empreendimentos técnicos.

E-mail de contato: pimenta-luiz@ig.com.br.

Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.

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