Critérios de Seleção e Priorização de Projetos

Resumo: Este artigo apresenta propostas de critérios para seleção e priorização de projetos. Muitas organizações apresentam diversos projetos com diferentes tipos e graus de benefícios potenciais, com diferentes níveis de esforço, prazo de implantação e probabilidades de sucesso. Na maioria das vezes os recursos organizacionais – financeiros, humanos, sistemas, entre outros – são escassos e insuficientes para executar todos os projetos disponíveis. O artigo apresenta uma proposta de roteiro para facilitar a escolha dos projetos a serem executados.

1. Introdução

Segundo o PMBOK do PMI (2013) o planejamento organizacional impacta os projetos através da priorização baseada em riscos, financiamentos e outras considerações relevantes ao plano estratégico da organização.

Segundo Silva et al. (2007), vários são os métodos propostos para a seleção e priorização de projetos citados na literatura, dentre eles, estão:

• Métodos financeiros (valor comercial esperado, árvore de decisão, índice de produtividade, entre outros);
• Modelos de escore;
• Métodos de estratégia do negócio;
• Diagramas de bolhas ou Mapas de portfólio;
• Checklists;
• Métodos de otimização (Programação linear inteira);
• Q -Sort;
• Métodos de Apoio Multicritério à Decisão (Teoria da Utilidade, Métodos TODIM, Electre, Prométhée e Método de Análise Hierárquica – AHP).
• Métodos híbridos: financeiros e de estratégia de negócio; e Programação Linear Inteira e AHP.

Rodrigues (2013) propõe que a seleção de projetos pode ser composta de três etapas: (i) definição de critérios de seleção, (ii) elaboração do ranking de projetos e (iii) balanceamento de recursos. A seguir é apresentado o detalhamento de cada uma dessas etapas.

2. Definição dos critérios de seleção

De acordo com Teixeira (2013), é importante dosar a quantidade de critérios a utilizar na seleção de projetos, definindo os mais relevantes para a Estratégia da organização. Pode-se utilizar 2 (dois) níveis de critérios. Dessa forma, categorizam-se os critérios para comparação par-a-par. Usualmente, o mercado utiliza não mais que 12 critérios únicos para seleção e priorização de projetos.

A partir de Rodrigues (2013), Eduardo (2011) e Teixeira (2013), podemos propor alguns critérios básicos para avaliação de projetos, que poderão ser utilizados em várias das técnicas para seleção de projetos:

• Alinhamento com o Planejamento Estratégico da Organização – Avalia o grau em que o projeto está alinhado com o negócio e com o planejamento estratégico da organização. Algumas perguntas que podem orientar essa avaliação são: O projeto está ligado a algum objetivo estratégico? O projeto irá acrescentar (ou melhorar) algum produto ou serviço ao portfólio da organização?
• Requisitos legais – o projeto é necessário para atender a alguma determinação legal ou regulatória?
• Avaliação econômico-financeira – Qual o valor presente líquido do projeto (VPL)? Qual sua taxa interna de retorno (TIR)? Qual o prazo de recuperação do investimento (payback)? Qual sua relação custo x benefício? O projeto apresenta retorno superior ao custo de oportunidade da empresa?
• Partes Interessadas (stakeholders) – Quais os principais stakeholders? Algum stakeholder é estratégico? Qual seu poder, legitimidade e urgência (Lanz e Lanz, 2014)?
• Prazo – Qual o prazo previsto para execução do projeto? Esse prazo é compatível com os objetivos estratégicos? Com o prazo requerido pelo marcado ou requisito de negócio? Com os prazos de resposta e de ação dos concorrentes?
• Complexidade – Qual o nível de complexidade do projeto? A execução do projeto é compatível com os recursos (humanos, financeiros e tempo) disponíveis?
• Risco – Quão arriscado é o projeto? Esta avaliação pode e deve levar em conta a complexidade, mas também precisa avalia-lo em termos de risco de sucesso do produto ou serviço a ser disponibilizado com sua conclusão. No caso de novos produtos, o mercado está pronto para recebê-los? No caso de alteração de rotinas e práticas, a empresa está preparada para adotá-las? Qual a probabilidade de sucesso do produto/serviço do projeto em relação às alternativas disponíveis internamente e no mercado?
• Conhecimento Técnico – O projeto pode ser desenvolvido com o conhecimento e experiência internos? Ou será necessário adquirir novos conhecimentos técnicos para viabiliza-lo? Qual a dimensão do investimento em treinamentos e/ou contratação de novos profissionais?
• Nível de dependência de terceiros – A organização possui competência e capacidade para executar o projeto? Qual o nível de dependência de fornecedores e consultorias? Quantas empresas estão preparadas para atuar como prestadoras de serviço ou fornecedores dos produtos utilizados no projeto? Qual a real capacidade e disponibilidade dessas empresas para executar o projeto?

Em alguns casos os critérios de seleção são objetivos e quantitativos (como nos itens da avaliação econômico-financeira), em outros a avaliação tende a ser subjetiva. Nesses casos sugere-se o uso da avaliação qualitativa, utilizando escalas padronizadas de três ou cinco pontos a fim de facilitar a próxima etapa: o ranking de projetos.

3. Elaboração do ranking de projetos

Eduardo (2011) identifica algumas técnicas para seleção de projetos: priorização, classificação, análise financeira, pontuação e técnicas mistas (que combinas as opções anteriores). A seguir a descrição das principais técnicas:

• Priorização – usa variáveis simples para fazer o ranking como a importância e a complexidade. Sua principal vantagem é a simplicidade, como desvantagem tem-se a subjetividade da avaliação. Pode ser feito utilizando-se combinações dos critérios sugeridos na seção anterior.
• Classificação – são criadas categorias de benefícios e/ou beneficiados por projeto. Como exemplo de benefícios temos: financeiro, prazo, e imagem da empresa. Os beneficiados podem ser externos, como clientes, stakeholders, parceiros; ou internos, como por exemplo, uma divisão departamental (tecnologia de informação, recursos humanos, produção, entre outros). Os projetos a serem selecionados nesse método são os que se encaixam em um maior número de categorias. Um projeto que beneficie clientes e parceiros, gere melhores rendimentos financeiros para a empresa e auxilie nos processos do departamento de marketing teria mais chances de ser colocado em prática do que um que apenas reduza o tempo de trabalho do RH.
• Pontuação – O método pode ser usado de forma isolada ou juntamente com os outros métodos apresentados. Para fazer a pontuação são listados tópicos relativos a cada um dos projetos em avaliação e é estipulada uma pontuação para cada tópico e é verificado se os projetos em avaliação atendem cada critério, por fim são somados os pontos de cada projeto e os projetos com maior pontuação final são selecionados para serem desenvolvidos. Um exemplo de utilização desse método em conjunto com outros métodos e quando se estabelece um peso para cada uma das categorias levantadas na técnica de seleção de projetos por classificação, dessa forma, um projeto que propicie vantagens para um stakeholder mais relevante (a presidência de uma empresa) receberia mais pontos nesse quesito do que um projeto que beneficiasse o departamento de recursos humanos.

O Quadro 1 apresenta um exemplo de ranking de projetos com três critérios e cinco projetos.

4. Balanceamento de recursos

É possível que a empresa possua condições financeiras para executar mais de um projeto. A relação é simples e deve ser definida através do balanceamento de recursos financeiros, também conhecida como conciliação financeira. Outra questão é a alocação de pessoal para atuar no projeto e de recursos de tecnologia de informações, que muitas vezes são escassos e disputados entre diversos projetos e atividades operacionais, tornando necessário balancear a utilização desses recursos.

Por exemplo, considerando que tivéssemos 5 projetos em avaliação para início imediato, se temos R$ 500 mil de orçamento e 20 pessoas disponíveis é preciso escolher a combinação de projetos que possuem a maior pontuação, balancear aos recursos humanos e financeiros e elegê-los.

No caso seriam selecionados três projetos totalizando um investimento de R$ 450.000 e utilizando todas as 20 pessoas disponíveis.

Considerações finais

A proposta deste artigo foi a apresentação de critérios para seleção e priorização de projetos.

Os critérios propostos são somente uma referência, pois os critérios adotados devem ser adequados ao tipo de projeto, a metodologia de gerenciamento utilizada pelo PMO, à realidade e aos recursos disponíveis na organização. Além disto, os critérios devem refletir as práticas do setor de atuação da empresa. Os critérios escolhidos devem sempre estar sujeitos a revisões e adaptações ao contexto da organização e as lições aprendidas com projetos anteriores.

Referências

CASTRO. E. M. Priorização de projetos, através da identificação e análise de critérios de seleção, relacionados aos objetivos estratégicos de negócio. Dissertação de Mestrado. Mestrado Executivo em Gestão Empresarial. EBAPE – FGV. 2010

EDUARDO, P. Técnicas de Seleção de Projetos. 2011. Disponível em < http://www.pauloeduardo.com/2011/07/13/tecnicas-de-selecao-de-projetos/> Acesso em 16/11/2015.

LANZ, L. Q.; LANZ, R. T. M. Gerenciamento dos stakeholders de projeto. PMKB – Project Management Knowledge Base. 2014. Disponível em < https://pmkb.com.br/artigo/gerenciamento-dos-stakeholders-de-projeto/> Acesso em 15/11/2015.

PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.

RODRIGUES, E. Como selecionar projetos para o portfólio. 2013 Disponível em <http://www.elirodrigues.com/2013/10/22/como-selecionar-projetos-para-o-portfolio/> Acesso em 16/11/2015.

SANTOS, C. D. Gestão de portfolio: critérios de seleção de projetos em uma organização com foco em projetos esportivos. XXXVII Encontro da Anpad, Rio de Janeiro. Setembro. 2013.

SILVA, A.; NASCIMENTO, L.; BERDERRAIN, M. Método De Apoio Multicritério À Decisão Na Seleção E. Encontro de Iniciação Científica e Pós-Graduação do ITA. 2007. In. SANTOS, C. D. Gestão de portfolio: critérios de seleção de projetos em uma organização com foco em projetos esportivos. XXXVII Encontro da Anpad, Rio de Janeiro. Setembro. 2013.

TEIXEIRA, D. Seleção De Projetos, Critérios De Decisão. 2013. Disponível em < http://projetoseti.com.br/selecao-de-projetos-criterios-de-decisao/> Acesso em 15/11/2015.

Sobre o Colunista: Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Certified Scrum Project Owner (CSPO), Doutor e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de vinte anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES. Co-autor do livro Confiança nas Organizações. Prêmio de Excelência na Produção Científica e Reconhecimento ao Progresso de Sustentabilidade no XI Congresso Nacional de Excelência em Gestão e INOVARSE – Responsabilidade Social Aplicada em 2015.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Ofertas de Produtos e Serviços de Aplicações de TI para o mercado BtoB.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.