Dicas do Boyadjian: Gerenciamento das Comunicações

O gerenciamento das comunicações é uma das áreas de conhecimento mais importantes para os Gerentes de Projetos, se não for a mais importante. Os Gerentes de Projetos gastam a maior parte do seu tempo com comunicação ou com problemas decorrentes deste nos projetos. A falha na comunicação é sem dúvida o motivo principal para o fracasso de um projeto e também a habilidade do Gerente de Projetos em administrar as comunicações.

Dicas do professor Boyadjian sobre as melhores práticas para um eficaz Gerenciamento das Comunicações dos seus Projetos:

1) Elimine as reuniões de progresso onde a equipe faz-se presente para informar o que fez e o que não fez. Planeje em seu sistema de comunicação o envio do Relatório de Progresso de forma automática. Com as informações recebidas processadas promova sim uma Reunião de STATUS para análise da situação do projeto e consequente tomada de decisões.

2) Quando montar seu plano de comunicação, não se esqueça de inclur os hyperlinks dos modelos de relatórios em sua intranet, como formulários de mudança entre outros e onde estas informações são armazenadas. Isso pode minimizar as solicitações desnecessárias de interessados perguntando onde estão os formulários do procedimento.

3) A comunicação é um item fundamental que precisa ser bem trabalhada para se obter sucesso nos projetos. Nos dias de hoje pode-se ganhar tempo, rapidez e qualidade de informação utilizando-se aplicativos de compartilhamento colaborativo e que trabalham em ambiente tipo FACEBOOK.

4) Ao trabalhar em projetos internacionais, a comunicação remota, a longa distância começa fazer a diferença para minimizar o impactos dos ruidos de comunicação na gestão dos projetos. A escolha de uma boa ferramenta e versões é fundamental. Já ocorreu comigo trabalhar com o MS Project em uma versão mais avançada e outro grupo em outro país com uma versão mais antiga e problemas de cálculo surgiam. Canais de voz e de reuniões virtuais a longa distância tornam-se fundamentais. Ferramentas de share point para documentos tem ajudado neste sentido. É de suma importancia a elaboração deste plano. Ferramentas integradas neste processo também ajudam como repositório de documentos do projeto. Repositórios nas nuvens idem, mas cuidado com o fator segurança. Lembrem-se, no final temos que montar o data book do projeto e organizá-los corretamente desde o princípio é fundamental.

5) É bom manter ao alcance de sua mão (de preferência no seu notebook) os relatórios de desempenho para permitir uma rápida revisão do mesmo ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso ajuda uma rápida comunicação do projeto entre as partes interessadas.

6) A EAP – Estrutura Analítica do Projeto é uma importante fonte de informação do planejamento do projeto que influencia as necessidades de comunicação do projeto, pois o tipo de trabalho pode envolver várias partes interessadas a criarem os requisitos de comunicação.

7) Para termos uma boa sinergia nos processos de Comunicação devemos ter um bom sistema integrado e hierárquico de codificação de atividades, integrada a fases de projetos, projetos e programa  interligados ao portfolio. Exemplo, se temos que desenvolver sempre sistemas em TI, a fase de desenvolvimento pode ter um código 03. Assim, todos os pacotes devem iniciar com codigo 03. Todas as lições aprendidas devem ter em seu registro o código 03. Quando quiser saber como vai o desenvolvimento ou que tipos de problemas tivemos de um projeto na fase de desenvolvimento, basta apenas acessar no software de gestão o código 03. Desta forma uniformiza a informação e por consequência a Comunicação é facilitada na análise de recursos em programas, por exemplo, quando se deseja analisar o quanto se gasta em desenvolvimento de programas.

8) Quando um determinado teste de sistema é feito por terceiros e não pelas pessoas que fazem o trabalho, é importante comunicar os resultados do teste o mais rápido possível para as pessoas que fazem o trabalho possam ajustar alguma coisa, se necessário. Quando o responsável ajustar, também é importante dar o feedback ao terceiro. Desta forma a comunicação se dá por inteiro.

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Sobre o Colunista:  João Carlos Boyadjian, MSC, PMP, MBA, Graduado em Administração e Mestre em Engenharia Naval da 1ª turma de Gerenciamento de Projetos da POLI_USP. CEO e Fundador da CPLAN® (www.cplan.com.br), em 1987, Fundador do PMI®-SP (1998) e diretor por duas gestões como Diretorias de Administração e de Grupos de Estudos. Atualmente é Conselheiro do PMI®-SP, gestão 2014-2015. Foi mentor na fundação do PMI®-MG (1999) e do PMI®-MT (2013). Professor das seguintes instituições acadêmicas: FIA-USP, UFSCAR, IETEC, FGV, FATEC, e INPG. Administrador de Empresas USJT. Especialista em planejamento e finanças pela New York University. Especialista em Planejamento Industrial pela FGV e Especialista em ensino a distancia (EAD) – UFSCAR.  Palestrante profissional tendo realizado palestras nacionais e internacionais nos seminários e congressos do PMI® e outras entidades desde 1987. É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997, INPG e FATEC SP.

E-mail de contato: jcboyadjian@gmail.com – Blog: http://jcboyadjian.com

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