Dicas do Boyadjian: Gerenciamento de Programas

Um programa é definido como um grupo de projetos, subprogramas e atividades de programa relacionados, gerenciados de modo coordenado visando a obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. Os programas podem incluir elementos de trabalho relacionado fora do escopo dos projetos distintos do programa. Um projeto pode ou não ser parte de um programa, mas um programa sempre terá projetos.

Dicas do professor Boyadjian sobre as melhores práticas para um eficaz Gerenciamento de Programas dos seus projetos:

1) Uma das atribuições do gestor de programa é justamente o de priorizar e analisar capacidade de recursos humanos, máquinas, equipamentos e outros em relação a necessidade. Para isto deverá ter um bom sistema de controle de localidade física dos mesmos e exercer um trabalho de alocação e logística para que todos os projetos possam usufruir melhor desta disponibilidade.

2) Determinadas pessoas que atuam operacionalmente nas organizações por vezes não estão focadas nos investimentos das organizações. Quando um programa de investimentos é autorizado, gestores são nomeados um uma equipe de técnicos entram em ação para efetuarem suas especificações. Ocorre o de sempre. Falhas de comunicação entre equipe técnica e direção fazem com que as especificações não sejam adequadas as necessidades estratégicas e vice-versa. Assim, quando o Gestor de Programas está prestes a efetuar os investimentos estratégicos, os setores operacionais correm para corrigir suas falhas de definições e querem corrigir as premissas de projetos depois de o fato consumado. O que isto acarreta? stress, aumento de custos e prazos nos projetos de investimento, riscos e porque não, falhas de qualidade nas especificações. O ideal é que, o Plano de Programa seja divulgado em todos os niveis e esgotados os entendimentos sobre as premissas e detalhes técnicos para atendimento ao estratégico e só assim, devem-se começar os contratos de desenvolvimento. Cabe aos gestores de projetos focarem no desenvolvimento do escopo dos projetos para atenderem a todas as expectativas dos stakeholders conforme as premissas definidas.

3) Ao trabalhar com a gestão do programa, compare o escopo do programa com o escopo dos projetos para verificar se os benefícios do programa estão sendo atingidos. Isto ajuda a eliminar a sobreposição ou lacunas no escopo do programa.

4) Ao iniciar o Gerenciamento de Programas, faça como o início de um projeto. Elabore o Relatório de Definição do Programa que contempla, uma série de informações táticas sobre os projetos que compõem o programa e não se esqueça de incluir os riscos do programa.

5) Ao elaborar o plano de tempo do programa, não esqueça de verificar as interefaces entre os projetos componentes do programa. Isto poderá afetar o fluxo de caixa do programa e a alocação de todos os recursos do programa.

6) Sempre que estiver com muitos projetos para serem gerenciados e estiverem envolvidos muitos gestores de projetos de uma mesma área de negócio, melhore a performance de gestão. Aplique as técnicas de gestão de programas. Você poderá talvez compartilhar melhor os recursos e interfacear projetos com mesma afinidade e melhorar a gestão de tempo e custos, bem como minimizar riscos e melhorar a qualidade da gestão.

7) Defina sempre o grau de autoridade do gestor de programa junto ao Gestor de Portfólio e estabeleça o tempo para aprovar o programa e o teto de investimentos do programa.

Sobre o Colunista:  João Carlos Boyadjian, MSC, PMP, MBA, Graduado em Administração e Mestre em Engenharia Naval da 1ª turma de Gerenciamento de Projetos da POLI_USP. CEO e Fundador da CPLAN® (www.cplan.com.br), em 1987, Fundador do PMI®-SP (1998) e diretor por duas gestões como Diretorias de Administração e de Grupos de Estudos. Atualmente é Conselheiro do PMI®-SP, gestão 2014-2015. Foi mentor na fundação do PMI®-MG (1999) e do PMI®-MT (2013). Professor das seguintes instituições acadêmicas: FIA-USP, UFSCAR, IETEC, FGV, FATEC, e INPG. Administrador de Empresas USJT. Especialista em planejamento e finanças pela New York University. Especialista em Planejamento Industrial pela FGV e Especialista em ensino a distancia (EAD) – UFSCAR.  Palestrante profissional tendo realizado palestras nacionais e internacionais nos seminários e congressos do PMI® e outras entidades desde 1987. É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997, INPG e FATEC SP.

E-mail de contato: jcboyadjian@gmail.com – Blog: http://jcboyadjian.com

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