Dicas do Boyadjian: Gerenciamento do Tempo – Parte 1

O objetivo do gerenciamento do tempo de projeto é descrever os processos requeridos para o término do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de atividades.

Dicas do professor Boyadjian sobre as melhores práticas para um eficaz Gerenciamento do Tempo dos seus Projetos:

1) Vejo que muitas pessoas planejam limitando-se apenas a sequência FS ou TI (término início). Isto leva o projeto a um prazo maior de execução. Não se esqueçam das lógicas do paralelismo (II ou TT), dos LAGs ou LEADs, da aplicação portanto do fast-tracking e redução de tempos e divisão dos trabalhos em partes menores… Critical Chain… isto os ajudará a reduzir o prazo dos projetos.

2) Se necessitar trabalhar com estimativas de tempo e custos análogas entre projetos semelhantes e quiser ter uma boa definição de tempos, custos e diminuir os riscos do projeto, recomendo que elabore uma planilha comparativa qualitativa entre os projetos e classifique qualitativamente os riscos de forma consistente.

3) Uma das falhas de cálculo de folgas livres e totais de um projeto é a falta de conexão de atividades com suas sucessoras ou predecessoras. Antes de finalzar um cronograma faça um filtro das atividades que estão sem conexão e corrija para que os cálculos das datas cedo e tarde de inicio e término do projeto sejam processadas corretamente. Isto também ajudará a analisar melhor o caminho crítico do projeto, bem como os segundo, terceiros… caminhos com folgas. É um importante foco de atenção na análise de tempo e em negociações de prazo do projeto.

4) Ao se elaborar um cronograma, muitos se lembram apenas do calendário do projeto, dos feriados e dos dias úteis do projeto. Ocorre que algumas atividades e recursos só podem ser desenvolvidas em horários diferentes ao projeto,. Por exemplo, uma equipe de manutenção que trabalha a noite e de madrugada ou um determinado equipamento alugado que trabalha 24, obriga a equipe técnica a planejar a utilização de calendários para atividades e calendário para recursos. Certamente, a inclusão de calendários mais precisos ajudarão a obter um melhor cálculo de tempo no projeto. Não esqueça também que recursos trabalham em mais de um ou dois turnos.

5) Quando organizar os recursos do projeto, quer seja ele no modelo funcional ou matricial, não abra mão de gerenciar o percentual de disponibilidade dos recursos no projeto. Isto o ajudará na gestão de expectativas do projeto e recursos.

6) Ao analisar o montante de recursos do projeto, verifique o montante de horas disponíveis para cada recurso. Se a necessidade for maior que a disponibilidade, nivele os recursos diariamente para uma melhor performance de cálculo e verifique o novo prazo. Verifique também as restrições do projeto, compare com o cálculo e se necessário promova fast tracking (mudança na relação de precedência para Inicio inicio ou Término término) ou então pratique o crashing (compactação através de alocação de mais recursos com redução de custos). Estas mudanças certamente melhorarão o prazo do projeto. Se isto não ocorrer, pense em outros cenários construtivos para desenvolver o projeto, promova uma reunião com os técnicos do projeto e verifique outras alternativas construtivas e não esqueça de atender aos requisitos do projeto e do produto.

Sobre o Colunista:  João Carlos Boyadjian, MSC, PMP, MBA, Graduado em Administração e Mestre em Engenharia Naval da 1ª turma de Gerenciamento de Projetos da POLI_USP. CEO e Fundador da CPLAN® (www.cplan.com.br), em 1987, Fundador do PMI®-SP (1998) e diretor por duas gestões como Diretorias de Administração e de Grupos de Estudos. Atualmente é Conselheiro do PMI®-SP, gestão 2014-2015. Foi mentor na fundação do PMI®-MG (1999) e do PMI®-MT (2013). Professor das seguintes instituições acadêmicas: FIA-USP, UFSCAR, IETEC, FGV, FATEC, e INPG. Administrador de Empresas USJT. Especialista em planejamento e finanças pela New York University. Especialista em Planejamento Industrial pela FGV e Especialista em ensino a distancia (EAD) – UFSCAR.  Palestrante profissional tendo realizado palestras nacionais e internacionais nos seminários e congressos do PMI® e outras entidades desde 1987. É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997, INPG e FATEC SP.

E-mail de contato: jcboyadjian@gmail.com – Blog: http://jcboyadjian.com

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