EAP – Ferramenta ultrapassada ou ainda “dá pro gasto”?

Peço licença aos colegas com maior entendimento em gerenciamento de projetos para trazer um assunto que (aparentemente) é bem conhecido de todos vocês. Porém, esse artigo é mais direcionado àqueles que estão começando agora na área, estudando sobre o assunto ou simplesmente clicando descompromissadamente para iniciar essa leitura.

Tá, deixa eu ir logo explicando às pessoas que ainda não sabem do que estou falando. EAP (ou Estrutura Analítica do Projeto) é uma ferramenta muito conhecida dos práticos em gerenciamento de projetos. Fazendo um breve resumo,é um modelo hierárquico de decomposição das entregas de um projeto. Ao mesmo tempo que é uma ferramenta muito conhecida, é estranhamente pouco utilizada no mundo real. Eu sei, um monte de gente vai dizer que usa e conhece várias pessoas que usam, mas uma coisa é montar uma EAP, outra coisa é, de fato, usar.

Algumas pessoas me questionam sobre qual a real contribuição da EAP em um planejamento de projeto e se essa ferramenta ainda tem alguma relevância hoje em dia diante das novas abordagens de gerenciamento de projetos como, por exemplo, Scrum e modelos híbridos. Eu sempre digo o seguinte: não importa que abordagem você utiliza nos seus projetos para que ele alcance seus objetivos. No final, o que importa são os objetivos e não a abordagem. A minha opinião (e vale lembrar que é apenas uma opinião) é que a EAP nunca saiu de moda. Não quero entrar em polêmicas, portanto, não vou dizer porquê eu prefiro continuar utilizando-a, mas eu queria mostrar pra você, que está lendo esse artigo, que há uma diferença significativa em ter uma EAP montada e utilizar realmente a EAP para auxiliar na gestão de seus projetos.

A imagem acima mostra uma EAP em desenvolvimento, exibindo a decomposição das suas entregas em pacotes de trabalho. Geralmente os Gerentes de Projeto usam essa figura apenas para ilustrar as ações e preencher um espaço reservado no Plano de Gerenciamento do Escopo. Bem, como a maioria já sabe, o processo de criação da EAP deve ser interativo e participativo. Cliente, equipe do projeto e stakeholders chaves podem participar desse processo. O que muita gente não faz é trabalhar os benefícios de uma Estrutura Analítica do Projeto tal qual eles podem ser trabalhados.

Alguns podem perguntar: “em que outras ações eu posso utilizar a EAP”? Olha, você já ouviu falar em Estimativa Bottom-Up? Você pode estimar, por exemplo, a maior parte do orçamento do seu projeto inserindo uma estimativa dos custos de cada atividade. E por que apenas a maior parte e não o orçamento completo? Porque o orçamento é composto pela estimativa de custos das atividades + reservas contingenciais + reservas gerenciais. Você pode usar uma calculadora ou até mesmo um software especializado que fará esse cálculo automaticamente. Segue o exemplo de um software muito usado no mercado (o WBS Chart Pro ou o WBS Schedule Pro – mais completo). Além de estimar custos, você também consegue estimar o tempo de execução do projeto usando como unidade primária o tempo estimado para cada atividade (ver figura abaixo).

“Ok Wagner, entendi a utilização da EAP para estimar custos e tempo. Mas é só isso”? Ué, e você está achando pouco? Tem muito Gerente de Projeto que quebra a cabeça pra conseguir essas informações com uma série de outras ferramentas. Mas, (parafraseando os antigos comerciais da Polishop e ligando 1406), “não é só isso! Você ainda leva inteiramente grátis uma ótima ferramenta para identificar os riscos do projeto”. Sim, os riscos podem começar a ser identificados a partir de uma EAP. Aliás, você pode estruturar os riscos do seu projeto em uma estrutura hierárquica bastante semelhante a EAP. A essa estrutura, damos o nome de EAR (Estrutura Analítica dos Riscos).

Só em algumas linhas desse artigo já encontramos 3 funções importantíssimas para a EAP. Aí pode ser que agora venha a pergunta “por que então boa parte dos GPs não usam essa ferramenta tão versátil e simples”? Então, boa pergunta. A gente precisa também entender que a maior parte dos projetos que existem hoje no mundo inteiro são de pequeno porte, projetos que duram de 1 a 6 meses, com orçamentos bastante enxutos e recursos escassos. Com isso boa parte dos GPs desenvolvem a EAP de seus projetos sozinhos mesmo ou no máximo com mais 2 pessoas.

Se você analisar de forma até mais refinada, vai encontrar outras boas utilidades para uma Estrutura Analítica de Projeto, como por exemplo:

• Sumarizar todos os produtos e serviços contidos no projeto, incluindo o suporte e outras atividades;
• Entender as inter-relações dos blocos de trabalho;
• Estabelecer a autoridade e priorização das atividades;
• Planejar blocos de trabalho;
• Providenciar uma base para controle da aplicação de recursos;
• Estabelecer pontos de referência para fazer com que as pessoas se comprometam em apoiar os projetos;
• Etc…

O que eu quis com esse artigo? Mostrar para as pessoas que a Estrutura Analítica do Projeto é uma ferramenta AINDA bastante usual, eficaz e que atende às necessidades da maioria dos projetos executados ao redor do mundo. O que falta é termos capacidade de conseguir montar, em um primeiro momento, uma EAP potencialmente alinhada com o escopo do projeto, termos o compromisso de tratar essa EAP adequadamente durante toda a fase de planejamento do projeto e nos policiarmos para que essa EAP seja constantemente atualizada no plano do projeto, para que entre no repositório e possa ajudar outros GPs (e até mesmo você) a planejar futuros projetos com escopo semelhante.

Olhem com carinho a EAP, entenda como você pode usá-la a seu favor e “contamine” os demais GPs da sua empresa com essa prática barata, simples e extremamente eficaz.

Sobre o Colunista: Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI. Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil, Logística e Telecomunicações. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público é voluntário e facilitador no grupo de estudos preparatório para certificação PMP oferecido pelo PMI-PE.

Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.