Entregando sucesso engajando as partes interessadas

Resumo do Artigo

Gerenciar todo um projeto não é uma tarefa simples, as vezes pode parecer ser transmitido essa visão para uma parte de profissionais que não atuam com esta forma de trabalho mais “gestão”. Além de toda uma parte gerencial aplicada e grandes esforços para elaborar e gerenciar documentações do projeto, buscar melhores processos para a execução do projeto é preciso ter uma grande preocupação para o correto e eficaz envolvimento das partes interessadas.

Texto Principal

Engajar os envolvidos é uma das tarefas principais do gerente de projetos, e que deve ser realizada em sua exaustão, e esse fator de envolvimento está muito ligado ao sucesso do projeto, pois afinal um projeto é concebido e entregue para atender a uma necessidade na qual um ou mais dos interessados serão os próprios utilizadores do produto ou serviço e claro muitos outros também serão afetados pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida.

Buscar envolver em todas as etapas as partes interessadas no planejamento do projeto é o ideal para que se obtenha um melhor resultado final em sua qualidade. Explore o conhecimento destes recursos e compreender suas necessidades e também suas apreensões para melhorar os processos e garantir uma melhor aderência ao projeto.

O documento de registro de partes interessadas deve ser iniciado a sua elaboração logo ao início do projeto desde suas primeiras reuniões com os envolvidos. Este é um documento vivo portanto é atualizado a cada saída ou entrada de novas partes interessadas, conterá informações sobre o contato quanto a sua área de atuação, seu poder e influência no projeto, sua classificação quanto se a mesma é um apoiador, resistente ou neutra no projeto dentre outras informações de avaliação. A ideia é o gerente ter um melhor mapeamento de todos os envolvidos e assim traçar uma estratégia de gerenciamento.

Com o cenário com recursos totalmente envolvidos podemos destacar muitas vantagens que podem ser obtidas no gerenciamento durante o seu ciclo, e de imediato poderemos controlar melhor a famosa (e extinta por assim dizer o termo) restrição tripla (escopo, tempo e custo), pois com os recursos chaves alocados junto ao time do projeto qualquer mudança em escopo se necessário a sua análise ocorrerá de forma mais rápida, assim como o gerenciamento de impactos no cronograma e orçamento.

Quando a empresa trabalha em um ambiente mais projetizado na gestão dos seus projetos pode ser interessante montar um time de projetos onde colaboradores chaves das áreas envolvidas façam parte integral do projeto, geralmente é uma forma mais complicada de se conseguir pois basicamente o que gerente de projetos iria solicitar aos gerentes destes recursos e que certamente são uma parte interessada será pedir para talvez seu melhor recurso focar e realizar atividades quase em sua totalizado para o projeto, dependendo atividades desenvolvida na sua área origem pode ser difícil esse alinhamento. Pois bem, montar uma equipe de projeto que seja composta por especialistas em processos de gestão de projetos e também trazer para perto os recursos especialistas no produto ou serviço na qual será entregue aumenta significativamente suas chances de sucesso!

Conclusão

No preenchimento do registro das partes interessadas deverá conter as informações de identificação, avaliação e classificação conforme sintetizado em texto acima, porém no documento contém também uma segunda guia de preenchimento com demais informações de estratégia no gerenciamento das partes interessadas.

Há questionamentos para preenchimento quanto ao interesse do stakeholder no projeto, se o mesmo tem alguma necessidade que seja interessante monitorar, uma avaliação de impacto neste interesse que foi cadastro sofra alterações, e também inserir as estratégias a realizar sobre a parte interessada que podem auxiliar em ganho de suporte ou reduzir obstáculos, e demais comentários.

Na matriz de influência consta um quadro para identificação e visualização de uma forma para compreender o cálculo, que será realizado uma indicação automática por cores para dar indicativos e auxiliar a estratégia de gestão junto a importância no projeto da parte interessada cadastrada, calculando na forma de influência x impacto x poder x interesse.

Dicas

Algumas dicas para a utilização do documento de registro das partes interessadas:

1) Procure identificar o que de fato e mais importante pode ser os requisitos de interesse da parte interessada no projeto, compreender o que ele espera receber ajudará no caminho a seguir para entregar o esperado.

2) Analise bem o preenchimento das informações de avaliação, porque será o drive para gerar e calcular sua matriz de influência do projeto.

3) Tenha Cuidados! –  Atenção com as informações inseridas no documento e a sua divulgação, o registro das partes interessadas assim como as informações de contato são parte de um documento obrigatório do projeto e que todos os envolvidos podem ter acesso para buscar informações e auxiliar na comunicação, porém as informações de classificação e estratégia direcionada as partes interessadas talvez não seja interessante a disponibilização aberta de alguns dados que descreveu como característica ou a forma que você gerente fará de ações e atitudes junto a mesma. Sendo uma parte da gestão do gerente do projeto e/ou seu time.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de registro das partes interessadas.

Referências Bibliográficas:

• Eduardo Sani, Portal Fator Brasil, O sucesso de sua empresa depende do engajamento dos seus funcionários, http://www.revistafatorbrasil.com.br/ver_noticia.php?not=243021, acessado em maio/2014
• Universia, CFA Conselho Federal de Administração, Qual é o segredo para engajar os funcionários?, http://www.cfa.org.br/servicos/news/cfanews/qual-e-o-segredo-para-engajar-os-funcionarios, acessado em maio/2014
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• Helio Ferenhof, TI Especialistas Desenvolvendo Ideias, Aspectos Emocionais na Gestão de Stakeholders, http://www.tiespecialistas.com.br/2012/06/aspectos-emocionais-na-gestao-de-stakeholders, acessado em maio/2014

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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