Estimativa de Custos através da Norma da AACE 31R-03

Resumo

Este artigo tem como objetivo discutir a Norma 31R-03- Revisão, Validação, e Documentação da Estimativa da AACE Práticas Recomendadas para estimar os custos de um projeto. Assim, visa esclarecer as etapas a serem seguidas para que o projeto tenha sua viabilidade esclarecida o quanto antes através do gerenciamento dos custos, o qual começa nas estimativas, e também propor algumas dicas que evitam erros comuns no em todo processo pelo qual se começa um orçamento confiável.

Introdução

Todo orçamento de projeto é baseado em estimativas de custo e tempo. Uma estimativa de custo que não englobe todos os processos, áreas e riscos do projeto a ser desenvolvido, pode vir a causar um erro no orçamento, o que poderia acarretar em uma séria de consequências, como por exemplo: perda de uma concorrência ou prejuízo de um projeto.

Devido à grande importância da estimativa para o controle de custos em projetos e também para a elaboração de orçamentos que é necessário estabelecer uma metodologia para a elaboração destas estimativas, assim como sua revisão ao longo da vida útil do projeto, pois dessa forma é possível garantir o sucesso do mesmo.

Por fim, esse artigo abordará o conceito da norma da AACE e as técnicas que a engloba, trazendo um exemplo de como organizar uma equipe para minimizar erros ao estimar os custos tendo, assim, um maior controle de seu gerenciamento.

Conceito

A AACE (The Association for the Advancement of Cost Engineering) desenvolveu uma abordagem sistemática que pode ser utilizada para o controle de custo de qualquer empresa, programa, projeto ou serviço, chamada de Controle de Custo Total, ou TCM (Total Cost Management). O TCM propõe uma abordagem integrada, onde é possível alinhar e relacionar todas as áreas que englobam o controle de custos com as outras áreas da empresa, programa, projeto ou serviço, como por exemplo, setor de recursos humanos. Dentro do TCM, existe uma série de etapas chamadas de Práticas Recomendadas, sendo a etapa “Revisando, Validando e Documentando a Estimativa”, uma delas.

A revisão é um processo qualitativo que visa verificar e garantir se a estimativa foi elaborada respeitando todas as exigências técnicas. A revisão analisa verifica os seguintes itens, além de outros:

• Está englobando todo o escopo do projeto;
• Foi desenvolvida utilizando práticas, ferramentas e dados exigidos conforme contrato ou procedimento específico;
• Está livre de erros ou omissões;
• Está estruturado e apresentado no formato esperado.

A etapa de validação já é um processo quantitativo que visa garantir que a estimativa foi elaborada de acordo com as exigências e expectativas do projeto em relação às apropriações e competitividade. Nessa etapa é feita a comparação da estimativa com outros parâmetros existentes no mercado ou na empresa, como por exemplo, comparar a estimativa do projeto atual com a de um projeto similar encerrado recentemente.

Todas as etapas de revisão e validação devem ser programadas durante o processo de elaboração das estimativas, sendo necessário considerar tempo hábil para ações corretivas dos possíveis desvios. O resultado de todo esse processo será uma documentação consistente que deverá ser conhecida e utilizada pelos líderes de projeto em todas as áreas. Essa documentação possibilita à empresa, sempre que necessário, consultar o processo de estimativa em qualquer época e saber exatamente como chegaram nos números. Os documentos que fazem parte são as memórias de cálculo e os documentos pertinentes utilizados, como, por exemplo, legislação aplicável, exigência de clientes, projetos, entre outros.

Figura 1: Ciclo básico do processo de revisão, validação e documentação da estimativa.

Fonte: Página da AACE – Traduzido por Patricia Bisaggio Amaral [1]

A figura 1 demonstra um ciclo simples do processo proposto para a estimativa de custo. Dependendo da complexidade do projeto, esse ciclo pode se repetir várias vezes em diferentes partes do projeto. A primeira etapa é o planejamento das revisões. Para isso é necessário o conhecimento de uma série de informações, tais como: especificação técnica, regras de mercado, legislação aplicável, grau de qualidade, risco, entre outros. Com esses dados, é possível projetar qual será a equipe responsável em estimar e em revisar, assim como, quantas revisões serão necessárias.

A equipe que irá revisar a estimativa deverá ser multidisciplinar e envolver várias áreas da empresa. Não há limite para quantas pessoas irão participar da equipe, mas deve-se sempre escalar representantes das áreas diretamente ligadas à custos do projeto. Quando a etapa de revisão chega à alta gerência, normalmente ocorre o processo de validação, pois o gestor de projeto avalia a estimativa apresentada e já revisada algumas vezes, com os dados disponíveis do mercado, ou de projetos passados, aceitando assim a estimativa. Após a validação, passa-se para o processo de documentação da estimativa, que normalmente é realizado pelo líder da equipe.

Exemplo

Para exemplificar o processo de revisão, validação e documentação, vamos utilizar a realidade de uma empresa de construção pesada de pequeno a médio porte. Conforme figura 2 abaixo, primeiro é necessário haver uma demanda por tomada de preços, o que pode ocorrer através de carta convite, licitações e concorrências. Assim que esta informação chega à empresa, toda a documentação enviada é repassada para o setor comercial ou para o orçamentista. Nesse setor é realizado uma estimativa prévia conjuntamente com análise dos documentos enviados e outros necessários. Se houver algum tipo de dúvida, é encaminhado para o cliente. Quando o fornecedor retorna com a resposta, é realizada a primeira revisão da estimativa. Posteriormente, o setor comercial encaminhada a estimativa para a área técnica, que analisa os dados podendo retornar para a área comercial, ou repassar para à alta gestão. A alta gestão pode realizar novas revisões, ou validar a estimativa. Após validação da estimativa, o processo retorna para o setor comercial que irá documentar a estimativa e finalizar o orçamento e proposta técnico-comercial.

Figura 2: Processo dentre de uma empresa de pequeno a médio porte

Dicas

Além das fases citadas pela norma da AACE, rever, validar e documentar, outras ferramentas e técnicas podem auxiliar na elaboração da estimativa, evitando erros que possam influenciar na viabilidade do projeto, na perda de tempo e até mesmo que no comprometimento da saúde financeira da empresa. Dentre essas, temos algumas fundamentais como:

• Ter o escopo bem definido;
• Saber o grau de qualidade dos projetos;
• Possuir ativos de processos organizacionais confiáveis;
• Analisar as legislações que englobam o projeto;
• Utilizar-se de softwares atualizados e confiáveis;
• Ter os riscos registrados;
• Ter equipes bem montadas e dirigidas;
• Obter opinião de especialistas nas diversas etapas do projeto;
• Conhecer os Steakholders;
• Conhecer o local onde será implantado o projeto;

Conclusões

Para realizar uma estimativa de custos confiável que retorne um orçamento completo e sem erros, faz-se necessário o uso de boas ferramentas e técnicas que aproximem ao máximo a estimativa do orçamento real, evitando que tempo seja gasto de forma desnecessária.

Pela prática da AACE esses erros são minimizados, uma vez que as etapas de revisão e validação realizadas por pessoas ou equipes diferentes fazem com que os erros possam ser detectados mais de uma vez até a fase de documentação ser realizada. Por isso a definição das equipes e as etapas desse processo devem ser bem definidas.

Por último, dentre as ferramentas que possam ser utilizadas na definição das etapas e equipes vimos que um simples fluxograma pode servir para auxiliar na visualização dessas etapas, definindo ainda os principais inputs necessários para dar início em uma estimativa de custos confiável.

Referências Bibliográficas

• Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/revisao-validacao-e-documentacao-da-estimativa-de-custos/> Acesso em 26 de mar. 2016;
• Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/a-importancia-das-estimativas-de-custos-e-orcamento/> Acesso em 27 de mar. 2016;
• Reviewing, Validating, and Documenting the Estimate. Disponível em: <http://www.aacei.org/toc/toc_31R-03.pdf> Acesso em 27 mar. 2016;
• A IMPORTÂNCIA DA ESTIMATIVA PARA O GERENCIAMENTO DE CUSTOS. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/767> Acesso em 28 mar. 2016;

[1] Disponível em: AACEI. Reviewing, Validating, and Documenting the Estimate. Disponível em: <http://www.aacei.org/toc/toc_31R-03.pdf> Acesso em 27 mar. 2016.

Sobre os Autores:

Luís Gustavo Miranda, Engenheiro Civil graduado pela Universidade FUMEC em Dezembro de 2015. Engenheiro responsável pela Construtora TGO Ltda atuante na área de construção e reformas em Belo Horizonte. Experiência nas áreas de gerenciamento e execução de obras residenciais e comerciais. Pós graduando em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC-BH. Email: luisgustavomf@gmail.com

Patrícia Bisaggio Amaral, Engenheira Civil graduada pela Universidade Fumec. Pós graduação em Turismo e Desenvolvimento Sustentável pela UFMG. Turismóloga graduada pela PUC-MG. Engenheira civil da empresa CMC que é especializada em construção e manutenção ferrovias e metrovias. Atua como gerente de contrato e engenheira residente em contratos da empresa. Pós graduanda em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC-BH. Email: patriciabisaggio@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação Engenharia de custos e orçamentos em ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 9 do IETEC.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.