Estudo e avaliação das possíveis deficiências existentes nos processos de um gerenciamento de projetos

Resumo

Apresentação de um estudo sobre a compreensão dos processos de Gerenciamento de Projetos em uma empresa, e avaliação realizada através de questionários feitos com o proprietário. Com o trabalho procurou-se mostrar alguns itens que podem impossibilitar o desenvolvimento de um projeto dentro da empresa. O estudo traz exemplos de problemas nos processos de gerenciamento de projetos. O objetivo dos autores foi identificar, analisar, avaliar e sugerir soluções para tais problemas, compartilhando assim a experiência de um trabalho que poderá servir de referência caso surjam deficiências nos processos de gerenciamento de projetos em outras empresas.

Introdução

O conhecimento do gerenciamento de projetos juntamente com o gerenciamento eficaz dos seus processos aumenta as chances de um projeto ter sucesso dentro de uma empresa. O PMBOK define que Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos. A aplicação do conhecimento requer o gerenciamento eficaz dos processos de gerenciamento do projeto. (PMBOK, 2013)

Algumas empresas, ainda não estão preparadas para realização de projetos, até mesmo se for um pequeno empreendimento. Esse problema é causado, muitas vezes, pela falta de conhecimento na hora de definir um objetivo, desenvolver um projeto e administrar os processos do gerenciamento desse projeto. Também não estamos acostumados a verificar as sugestões que o Guia PMBOK disponibiliza.

Contudo achamos que estamos no caminho de uma melhor preparação profissional no que tange ao gerenciamento de projetos, pois as empresas estão tendo a consciência dessa necessidade em suas corporações.

Coutinho (2009) ressalta que há um grande movimento em direção à profissionalização da Gestão de Projetos. As grandes empresas passaram a exigir de seus fornecedores, com maior frequência, a presença de profissionais certificados e a adoção de ferramentas e padrões avançados.

As empresas até tem disposição para o trabalho e um espírito empreendedor, mas pecam em alguns momentos que seriam cruciais para que seus objetivos sejam alcançados. A falta de um gerenciamento dos processos é um dos itens que mais causam contratempos no desenvolvimento de um projeto pelo fato de o brasileiro confiar demais na sorte ou esperar que tudo termine da forma desejada. Mas não é bem assim, sabemos nós.

Para Vargas (2000), apud Coutinho 2009, um projeto é:

[…] um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com inicio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade (VARGAS apud Coutinho, 2009, p. 27).

Para se desenvolver um projeto é preciso, no mínimo, de uma definição do objetivo, um sério e metodológico planejamento, respeito às normas instituídas em cada país, e recursos materiais e financeiros, além de uma boa estratégia de desenvolvimento desse projeto. Ainda, e não menos importante, sua equipe, que dever ser de pessoas habilitadas para cada área que o projeto exige assim como o seu Gerente de Projetos. Ainda há que se pensar na viabilidade, individualidade e particularidade de cada projeto, pois algum problema sempre surge quando uma empresa começa desenvolver algo novo. É nesses momentos que se fazem necessárias as sugestões do Guia PMBOK.

O objeto de estudo

O presente trabalho se constitui em um estudo da empresa TK Gas S.R.L, (Sociedade de Responsabilidade Limitada), uma empresa com sede na cidade de Montevidéu, Uruguai. Foi iniciada em 2001 por Thomas Kaechele. Inicialmente a empresa trabalhava com serviços de pintura, passando depois a fazer reformas. Considerando o mercado de gás encanado em plena expansão, o Sr. Thomas fez cursos específicos de instalador de sistemas de gás e aos poucos foi pegando obras nessa área.

A empresa realiza instalações de gás encanado em todo o Uruguai, sendo considerada por clientes e fornecedores como a única que cumpre prazos, além de ter excelente qualidade.

Os serviços são:
• instalação de gás para cozinha;
• instalação de gás para banheiro;
• instalação de gás para sistema de aquecimento;
• instalação de aquecimento solar;

As obras são realizadas por diferentes equipes, divididos em: prédios novos, prédios antigos, instalações exclusivamente de aquecimento, equipe de painéis solares, equipe de acabamento. Cada equipe tem sua própria caminhonete para se deslocar. Além disso, há um encarregado de compras que fica na empresa; e um funcionário que organiza o galpão e trabalha como motorista atendendo pedidos de urgência das equipes.

Os orçamentos são realizados pelo proprietário da empresa, que também é quem supervisa as obras semanalmente. Às vezes surgem obras especiais, tais como aquecimento em galpões, ou outros tipos de reformas (engenharia civil em geral). Eles contam com serviços terceirizados de engenheiro civil, arquiteto e gestor de projetos. Porém, os projetos não são gerenciados conforme o PMI ou outro. Tudo é feito “no bom senso”.

O proprietário respondeu a um questionário fornecendo-nos os dados que permitiram realizar a análise dos processos de gerenciamento de projetos dentro da sua empresa. A seguir, relacionamos toda a pesquisa, a obtenção dos dados, as análises que foram feitas em conjunto, os problemas encontrados e as soluções sugeridas pelos autores.

Roteiro entrevista

Problemas na aderência dos processos de gestão de projetos

Parte 1 – Caracterização do Público-Alvo
1 – Qual e a sua faixa etária?
( ) entre 18 a 25 anos
( ) entre 26 a 30 anos
( ) entre 31 a 35 anos
( ) entre 36 e 45 anos
(X) acima de 46 anos

2 – Gênero
(X) masculino ( ) feminino

3 – Qual o seu cargo (ou função) na empresa?
( ) Líder de disciplina de engenharia
( ) Líder de planejamento e controle
( ) Gerente de Projetos
(X) Planejador
( ) Outro (especificar): _________________________________________

4 – Qual é o modelo de gestão de projetos que sua organização adota para o gerenciamento dos serviços?
(X) Próprio, descrito a partir da experiência da organização
( ) PMBOK (PMI)
( ) Não sei informar
( ) Outro (especificar): ___________________________________________

5 – Qual o numero de horas (porte) dos projetos em que você atua?
(X) até 1000 horas
( ) entre 1000 e 5000 horas
( ) entre 5000 e 15000 horas
( ) entre 15000 e 50000
( ) acima de 50000

Parte 2 – Relação entre Importância e Frequência
Baixa Importância –> <– Alta Importância

Baixa frequência–> <– Alta frequência

Resultada da pesquisa MPCM

Conclusão

Baseado nas respostas obtidas com o questionário, o proprietário da empresa acha de baixa importância o gerenciamento de projetos nos seguintes itens:

• No planejamento: documentação do escopo e documentação dos recursos.
• Na execução: controle e documentação do cronograma, do plano de trabalho e das atividades do plano de ação.
• No quesito frequência: tem-se uma baixa e/ou média frequência no uso dos processos no item planejamento: no plano de escopo e documentação do escopo, documentação dos recursos e dos custos, identificação das funções e das responsabilidades dos envolvidos no projeto e também no plano de ação diário. Foi constatado que o proprietário adota um modelo de gerenciamento de projetos da própria empresa.

A sugestão dos autores é que a empresa reveja seus conceitos nesses processos, posto que são processos basilares nas áreas do gerenciamento de projetos, e adote uma consultoria de profissionais visando englobar todos os processos de um gerenciamento de projetos.

Em uma etapa seguinte, sugere-se que a empresa contrate um profissional de gestão de projetos para fazer as adaptações com o objetivo de adequar o gerenciamento de projetos ao perfil da empresa. Este profissional deve também conscientizar à empresa no que tange às sugestões do PMBOK e outras fontes que possam informar sobre o adequado gerenciamento de projetos e seus processos.

As planilhas de avaliação realizada através de questionários dos processos de Gerenciamento de Projetos da empresa TK Gás S.R.L , clique aqui.

Referências

• COUTINHO, Ítalo de Azeredo. Estudo da aderência dos processos de Gestão de Projetos em empresas de engenharia consultiva de Belo Horizonte. Belo Horizonte, 2009.153 f.: il.
• PMBOK. Project Management institute (PMI). Pennsylvania: Newton Square, 2013.
• PROJECT MANAGEMENT MATURITY RESEARCH. Disponível em: www.maturityresearch.com. Acesso em: 24/06/2015
• VALLE, André Bittencourt do et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos. 2° ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010.

Sobre os Autores:

Humberto Eduardo Lopes da Silva

Leandro Silva Neto

Valdenicia Guimarães Rezende

Virginia Elsabe Kaechele

Contexto: o  presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da MBA em Gestão de Projetos pela Faculdade Pitágoras.

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