Falha no monitoramento e controle dos projetos

Resumo: Várias são as razões para o estouro de orçamentos em projetos, um dos motivos para que isso ocorra é a falha ou falta de monitoramento e controle durante todas as etapas do projeto. Este trabalho aborda como a falha no monitoramento e controle influencia para que ocorra o estouro no orçamento. Apresentando conceitos e sugestões de boas práticas para se potencializar as chances de sucesso do projeto através de uma boa gestão de monitoramento e controle visando a entrega do projeto dentro do orçamento proposto para o empreendimento.

Introdução:

O sucesso de um projeto depende, dentre vários fatores, de uma comunicação acertada, capaz de garantir que os departamentos envolvidos estejam em consonância com todos os requisitos, parâmetros, notas, desvios e observações consideradas.

Uma gestão eficiente leva a resultados satisfatórios, gestão esta, capaz de mitigar as dúvidas buscando um clareamento pleno das ideias. Esta gestão, porém deve ser conhecedora do projeto, desde a sua fase inicial e ser capaz de fazer uma evolução entre o previsto x parcialmente realizado x realizado.

Em muitas situações esta evolução não é medida, por falta de tempo devido ao número de projetos em andamento, falta de um gestor específico e uma estrutura organizacional eficiente ou por não se saber que indicadores considerar, o que medir e como medir.

O presente artigo tem como objetivo, identificar através da experiência dos autores e informações extraídas de fontes de pesquisa, os impactos causados por uma falta de gestão de monitoramento e controle ou uma gestão falha, no custo de projeto, assim como identificar quais pontos e fases do projeto fazem parte de uma gestão correta e coerente com o projeto executado, a fim de se evitar surpresas durante a sua execução ou encerramento.

Se não controlar não adianta planejar

O monitoramento e controle é definido pelo PMBOK (2008, p.59) como um grupo de “processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.” Ainda de acordo com o PMBOK (2008, p.60 – p.64), o Grupo de Processos de Monitoramento e Controle inclui os seguintes processos de gerenciamento de Projeto:

1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
2. Realizar o controle integrado de mudanças;
3. Verificar escopo;
4. Controlar o escopo;
5. Controlar o cronograma;
6. Controlar os custos;
7. Realizar o controle da qualidade;
8. Reportar o desempenho;
9. Monitorar o controle de riscos;
10. Administrar as aquisições.

Segundo Diniz (2014) o custo do empreendimento deve ser seguido desde o início, monitorando e controlando todo o empreendimento de perto, assim, mitigando os riscos relacionados a custos, visto que estará acompanhando e executando ações de controle geradas nas respostas aos riscos, reduzindo assim a probabilidade de aumento do custo.

Fazendo-se uma análise superficial do que deve ser monitorado e controlado durante a execução do projeto, a variação nos grupos de processos citados acima pode impactar diretamente nos custos do projeto, quando não há um monitoramento e controle efetivo ou quando sequer esta prática é realizada. Em outras palavras, havendo a necessidade de se fazer modificações ou a verificação das modificações realizadas tardiamente, em cada ou em alguns dos grupos de processo de monitoramento e controle, estas poderão ocasionar um impacto no custo e no resultado final do projeto. O GRÁFICO 1 abaixo extraído da apostila IETEC (1.1 Gerenciamento de Custos e orçamentos, p.27) ilustra a relação do Custo de Correção x Tempo no Ciclo de Vida de um projeto:

Gráfico 1 – Custo de Correção do projeto

É claramente identificado pelo gráfico 1 acima que, quanto mais tarde a correção no projeto é realizada, maior será o custo apontado para esta correção, assim: uma alteração no escopo devido a uma alteração no design do projeto ou constatada em um levantamento de campo irá impactar no custo; a necessidade de se revisar o cronograma devido à paralizações, falta de frente de serviços, adversidades climáticas e etc., quando não apontadas corretamente e pleiteadas no tempo certo irá impactar no custo final do projeto; o levantamento, monitoramento e controle dos riscos do projeto quando não realizados da forma correta também ocasionará impacto no custo e consequentemente no estouro do orçamento.

No andamento do monitoramento do projeto, é possível identificar problemas em tempo hábil para encontrar soluções viáveis e evitar estouros no orçamento, controlar as ações tomadas durante o andamento do projeto e verificar se o que está sendo executado segue o planejado e considerado em escopo, além de permitir que informações sejam medidas e documentadas, para possibilitar a medição de possíveis pleitos, dentro do que foi acordado em contratos.

Além disto, é possível durante a fase de monitoramento e controle, verificar todas as ações realizadas dentro de um grupo de processo, captando informações suficientes, verificando quando aquele grupo foi encerrado ou quando é necessária uma atenção especial, para um melhor resultado no grupo e consequentemente um melhor resultado na medição final do projeto.

É importante ressaltar que os processos de monitoramento e controle buscam, através da coleta e análise de dados, prever e evitar falhas e desvios não só no custo como em todas as áreas, devendo proporcionar ações preventivas na gestão do projeto, mas, sendo também um meio de desenvolver ações corretivas, sendo ambas muito importantes para a documentação de lições aprendidas no projeto em execução e devendo ser aproveitadas em futuros empreendimentos.

Os processos de monitoramento e controle estão relacionados com várias áreas de conhecimento da gestão de projetos, sendo elas: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. Como pode ser visto na figura 1.

Figura 01 – Interligação do monitoramento e controle com outras áreas do projeto.

Durante a fase de execução do projeto Diniz (2014) ressalta que o monitoramento e controle deve ser bem feito, visto que a execução dos pacotes de trabalho deve ser feita apenas uma vez e atender aos requisitos de qualidade, visto que, a necessidade de retrabalhos prejudica o cronograma (Tempo) e aumenta os custos, podendo causar multas contratuais (desgaste com as partes interessadas), aumentando os riscos do empreendimento.

Um importante método para controlar os custos é Análise de Valor Agregado, ela proporciona uma perspectiva financeira do projeto, ao se elaborar uma análise detalhada da evolução dos custos através de uma comparação entre o custo orçado, o custo real e o trabalho efetivamente realizado. Na figura 2 pode ser visto um exemplo gráfico da Análise de Valor Agregado.

Figura 02 – Valor agregado, valor planejado e custos reais.

Conclusão:

A falta ou deficiência de monitoramento em um projeto impossibilita que sejam tomadas medidas para se evitarem os riscos, erros, desperdícios, falhas em contratos e diversas outras ações necessárias para o bom desempenho do projeto, causando conseqüentemente o estouro do orçamento, podendo até inviabilizá-lo.

Para o sucesso de um projeto / empreendimento é importante que cada etapa seja monitorada, controlando de forma efetiva o que foi considerado e o que está sendo executado, a fim de se apontarem as variações em tempo hábil para a correção, evitando-se assim surpresas futuras, em outras palavras, variações no custo de orçamento previsto.

Um controle efetivo monitora, o escopo do projeto, seja através do design ou através de uma lista de material, o tempo do projeto (cronograma), o custo inicial, analisa o custo, controla a qualidade, reporta o desempenho e realiza o encerramento em cada fase, para a conclusão final do projeto, sendo capaz de verificar o resultado em cada etapa de seu andamento.

Referências:

• DINIZ, Roberto Márcio Ferreira. Existem os riscos associados aos custos de um projeto? Belo Horizonte. PMKB artigo, 2014.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quarta Edição. 2008.
• VARGAS, Ricardo Viana.Fluxo de Processos do Guia PMBOK 5ª Edição em Português – Versão simplificada. 2014.
• GESTÃO DE PROJETOS SOCIAIS. Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos – Instituto Voluntários em Ação – Módulo 3 – Controle e Monitoramento. Maio, 2011.
• COUTINHO, Ítalo. Engenharia de Custos e Orçamentos T.05 – Apostila 1.1-Gerenciamento de Custos e Orçamento. 2014.

Sobre os Autores:

Autora: Carine de Macedo Menezes Maia; Técnica em mecânica – CEFET- MG – 2004. Engenheira Mecânica – PUC/MG – 2013. Trabalhou na área de orçamentos e Vendas Técnicas para indústria metal-mecânica (2004 – 2008). Experiência em orçamentos no setor de material compósito em fibra de vidro, onde atualmente é responsável pela gestão nacional de Customer Service da NOV FiberGlass Systems – Brasil.

Autor: Lucas Ferreira Rodrigues Santos; Técnico em segurança do trabalho – FUNEC- MG – 2009. Engenheiro Civil – Newton Paiva – 2013. Trabalha na área de orçamentos de edifícios comerciais e residenciais, execução de obras prediais. Trabalhou com gestão da qualidade em obras pesadas (ferrovia e obras de arte especiais) e laboratório de solos, asfalto e concreto.

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 5ª turma de Pós em Engenharia de Custos e Orçamento do IETEC.

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