A ferramenta surpreendente para ajudá-lo a simplificar o gerenciamento de projetos

Pesquisas nacionais e internacionais indicam que os resultados dos projetos estão muito abaixo do necessário. Veja como o modelo visual PM Mind Map®, além de proporcionar simplificação, também colabora com a eficiência e eficácia, elevando o nível de sucesso dos projetos e satisfação dos envolvidos e interessados.

Olá amigos, muitas pessoas têm me perguntado para que simplificar a gestão de projetos e por que o PM Mind Map^® poderia se aplicar a essa finalidade.

Apesar da crescente demanda mundial por projetos, a eficiência em sua gestão através da aplicação das melhores práticas de marcado está muito aquém do necessário. Segundo pesquisa em nível nacional divulgada no site www.maturityresearch.com (PRADO, 2015) ainda há muito desperdício de tempo e dinheiro principalmente devido ao excesso de burocracia, ineficiência na aplicação das melhores práticas e falta de qualificação dos profissionais de gestão de projetos. Em média os projetos pesquisados apresentaram um desperdício de dinheiro na ordem de 17% e atrasos de 27% em seus cronogramas, sem contar outras implicações. Aplique esse percentual sobre sua carteira de projetos e terá uma estimativa de desperdício na sua organização.

Além disso, próprio conceito de sucesso também mudou muito nos últimos anos. Mesmo a pesquisa citada aceita no patamar mais elevado de sucesso pequenos desvios de prazo e custo. Portanto apenas entregar o escopo no prazo, custo e qualidade planejados não é mais suficiente para executivos, empreendedores e outros importantes stakeholders. É preciso ir além, entregando resultado de negócio.

Assim, se as melhores práticas de gestão de projetos da maneira como vinham sendo aplicadas não estão propiciando bons resultados, nem para entregar o escopo no prazo e no custo, nem para a obtenção de resultados de negócio, por que continuar insistindo? Einstein já dizia que insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferente.

A necessidade de simplificação da gestão de projetos começou a ser discutida no ambiente de desenvolvimento de softwares devido às características peculiares desse tipo de projeto que normalmente não possuem um escopo totalmente definido logo de início. Alguns profissionais vinham trabalhando na criação de metodologias mais enxutas ou leves para esse tipo de projeto, mas também pensavam na visão de negócio. Esse movimento culminou em 2001 com a declaração do Manifesto Ágil, um documento composto de 4 premissas e 12 princípios que definiu uma nova forma de se gerenciar projetos e delineou várias metodologias denominadas “Métodos Ágeis”.

A partir de 2012 com o lançamento do Project Model Canvas, e continuando em 2015 quando nasceu o PM Mind Map®, também os projetos tradicionais ou waterfall, projetos com escopo definido, começaram a ganhar características ágeis. Não para quebrar a definição de escopo, pois nesse sentido os dois métodos possuem seus respectivos espaços, mas para resgatar a simplicidade na gestão de projetos.

Aplicando-se o conceito de manifesto e pedindo licença aos meus colegas “agilistas”, lancei e publiquei na revista Mundo PM (nº 63  jun&jul/2015) o Manifesto PM Mind Map®, que pode muito bem ser incorporado e aplicado no desenvolvimento de outros modelos ou metodologias ditas “leves” para a gestão de projetos utilizando o conceito waterfall, que se não cabe nos projetos de desenvolvimento de softwares é perfeitamente aplicável, para não dizer insubstituível, em projetos típicos como os de construção civil, de engenharia em geral e tantos outros nos quais o que define o projeto é o escopo.

Segue a transcrição do Manifesto PM Mind Map® publicado na revista mundo PM nº 63 em junho de 2015:

Valores:

• Visão do negócio acima de produtos, serviços e requisitos.
• Pessoas e colaboração acima de processos e documentos
• Comprometimento acima de obediência ao plano
• Gestão visual e descomplicada acima de uma documentação formal

Assim como no manifesto ágil, mesmo reconhecendo a importância dos elementos do lado direito das frases, o PM Mind Map® valoriza mais os elementos do lado esquerdo como a visão de negócio, a simplicidade e a colaboração entre os envolvidos.

Princípios:

1. Estimular a simplicidade com conteúdo
2. Fornecer uma estrutura visual e intuitiva para a gestão de projetos, reunindo de forma integrada os principais elementos das diferentes práticas e metodologias existentes.
3. Garantir o atendimento ao negócio entregando não apenas produtos ou serviços, mas principalmente valor à estratégia organizacional e aos interessados.
4. Propiciar velocidade na execução e na resposta às mudanças sem abrir mão de um bom planejamento.
5. Incentivar a liderança participativa no lugar do micro gerenciamento.
6. Realizar o planejamento por pacotes de trabalho ao invés de tarefas, privilegiando o comprometimento dos colaboradores.
7. Responder rapidamente às mudanças adequando o plano de forma simples e visual.
8. Buscar a satisfação dos interessados através do nivelamento das expectativas.
9. Possibilitar que, mesmo nas organizações mais formais, os processos e documentos sejam realizados de forma mais consistente e perfeitamente integrados.
10. Garantir através do apelo visual e colaborativo um modelo ágil para se realizar projetos tradicionais (waterfall).

Os modelos visuais vieram para ficar, pois possibilitam uma percepção ampliada e integrada dos conceitos da gestão de projetos, permitindo que a equipe e os principais interessados atuem de forma colaborativa em benefício dos resultados do projeto e do negócio, agregando valor à estratégia organizacional. O Modelo PM Mind Map® é uma maneira simples, porém longe de ser simplista, para iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos com o nível de eficiência que irá colocá-lo no patamar das poucas organizações que de fato se beneficiam com a gestão de projetos e com os seus resultados de negócio.

Bons Projetos!

Sobre o Colunista:

Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro atuante do PMI de São Paulo. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos. É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® – A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015). E-mail de contato: paulomei@paulomei.com.br – Curta a fanpage: www.facebook.com/paulomei.com.br – Para conhecer o modelo PM Mind Map^®: www.pmmindmap.com.br

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